Como dono de uma pequena empresa, o tempo livre provavelmente não é algo que você tem muito. O que você tem muito são tarefas a cumprir e prazos a cumprir. Então, como você pode realizar melhor essas tarefas em um curto período de tempo?
Abaixo estão 50 dicas de economia de tempo para ajudar você a economizar tempo durante o seu dia de trabalho.
50 dicas de economia de tempo para pequenas empresas
1. Defina Metas
$config[code] not foundTodas as manhãs, escreva uma lista detalhada das coisas que você deseja realizar naquele dia.
2. Crie um plano
Descubra quando e como você realizará cada item da sua lista diária. Você precisará de ajuda, suprimentos etc.?
3. Priorize por Importância
É inevitável que às vezes você precise cortar itens da sua lista de tarefas, por isso decida antecipadamente quais são os itens mais importantes e priorize.
4. Priorizar por Urgência
Você precisará acessar os projetos que têm prazos urgentes, então deixe os que estão vencendo na próxima semana para mais tarde.
5. Divida as grandes tarefas
Se a sua lista incluir alguns itens esmagadores, divida-os em tarefas menores e mais gerenciáveis.
6. Seja realista
Não espere conseguir tudo em uma hora. Conheça suas limitações e suas habilidades.
7. Acompanhe o seu tempo
Para entender melhor como você realmente gasta seu tempo, reserve alguns dias e anote tudo o que faz e quanto tempo leva. Inclua pausas, e-mails, mídias sociais e tudo mais, para que você descubra quais são seus maiores desperdícios de tempo.
8. Definir prazos
Precisa de alguma motivação para concluir um projeto? Defina um prazo para si mesmo e conte aos outros sobre isso para que eles possam ajudar a responsabilizá-lo.
9. Mantenha um olho no relógio
Você não quer ficar constantemente obcecado com o tempo, mas você também não quer deixar o dia ficar longe de você porque você não estava prestando atenção. Permaneça na faixa.
10. Definir Lembretes
Se você tiver um prazo ou uma reunião chegando, defina um lembrete em seu telefone que será desativado pouco antes.
11. Programe as pausas
Todo mundo precisa fazer pausas durante o dia, então não deixe de contabilizá-las ao agendar suas tarefas para o dia.
12. Horário de agendamento para e-mail e mídias sociais
E-mail e mídia social podem ser grandes desperdiçadores de tempo. Não responda a todos os e-mails quando eles chegarem e não deixe o Facebook ou o Twitter abertos o dia todo. Em vez disso, agende um pequeno bloco ou dois ao longo do dia para realizar essas tarefas.
13. Use um sistema central de gerenciamento de mídia social
Se você usa mídias sociais para fins de marketing, provavelmente tem mais de uma conta. Usar um painel central como o HootSuite pode ajudá-lo a evitar a ida e volta entre sites e até mesmo permite que você agende postagens ao longo do dia para que você não precise fazer login novamente.
14. Evite distrações
Além das mídias sociais e e-mails, há diversas outras distrações que podem fazer com que você perca tempo ao longo do dia. Se você trabalha em casa, desligue a TV. Se você trabalha em um escritório, escolha uma rota diferente para o bebedouro, para evitar colegas conversando.
15. Stick para uma tarefa de cada vez
Multitarefa pode soar como uma economia de tempo, mas não é. Concentre-se em uma tarefa, conclua e siga em frente.
16. Tarefas em lote
Pode ser útil fazer tarefas semelhantes consecutivamente. Por exemplo, faça todas as suas chamadas telefônicas para o dia a dia.
17. Incentivar tarefas
Quando você tiver uma tarefa realmente difícil de concluir, dê a si mesmo uma recompensa por completá-la. Pode ser tão simples como fazer uma pausa.
18. Concentre-se nos resultados
Você deve ter uma idéia sobre por que você está fazendo cada tarefa na sua lista. Pergunte a si mesmo como cada item afetará sua empresa e se concentrar nos resultados.
19. Não se estresse com detalhes sem importância
Se algo não tiver um grande impacto no seu negócio, não se preocupe com isso. O perfeccionismo pode ser um grande desperdício de tempo.
20. Crie bons hábitos
Crie o hábito de classificar os arquivos regularmente, respondendo aos e-mails de maneira oportuna e realizando rapidamente quaisquer outras tarefas que apareçam em sua lista de tarefas para que ela se torne rapidamente rotineira.
21. Eliminar o Não-Essencial
Remova itens que não servem mais a um propósito para sua missão, tanto física quanto eletronicamente.
22. Use filtros e arquivos de e-mail
Use filtros e arquivos de e-mail para que você não gaste horas procurando uma mensagem específica. Seu programa de e-mail provavelmente oferece ferramentas fáceis para manter todas as suas comunicações organizadas, portanto, faça um uso inteligente desses recursos.
23. Limite de reuniões
As reuniões podem ser essenciais, mas também podem transformar-se em desperdício de tempo, se durarem muito tempo ou se acontecerem com muita frequência. Aceite e agende apenas reuniões importantes.
24. Contrate um assistente virtual
Assistentes virtuais podem ajudá-lo com tarefas cotidianas como e-mail, contabilidade, agendamento e pesquisa. Considere arranjar alguma ajuda se precisar.
25. Utilizar uma plataforma de gerenciamento de projetos
Serviços como o Basecamp oferecem à sua equipe uma maneira de se comunicar em grupos, definir prazos e compartilhar e editar arquivos sem ter que acompanhar vários e-mails diferentes.
26. Mantenha os projetos em um só lugar
Para os projetos concluídos e aqueles ainda em andamento, tenha uma pasta ou área onde você saiba que pode encontrá-los.
27. Evite a Hora do Rush
Se você se deslocar ou tiver que viajar para reuniões, leve em conta o tráfego e a construção para não perder tempo no caminho.
28. Ter reuniões virtuais
Evite viajar quando possível e, em vez disso, considere o uso de programas como o Skype ou o GoToMeeting.
29. Automatizar folha de pagamento
Em vez de rastrear manualmente as horas e despesas, invista em um sistema de folha de pagamento que fará todo o trabalho para você.
30. Tome Notas
Mantenha um caderno com você o tempo todo para fazer anotações e ideias ou use um aplicativo como o Evernote para armazenar ideias, imagens e muito mais, para que você não perca tempo tentando pensar nelas mais tarde.
31. Tire proveito da tecnologia
Há muitos aplicativos e serviços organizacionais que economizam tempo, como o Dropbox, que permite que você leve fotos, documentos e vídeos para qualquer lugar. Encontre os que funcionam para você.
32. Não seja levado embora
Tentar dominar e utilizar muitos aplicativos e serviços de produtividade de uma só vez pode ser um desperdício de tempo. Não use tantos deles que você gasta mais tempo com eles do que economiza.
33. Delegado
Peça a sua equipe que realize tarefas para as quais você não tem tempo ou aquelas com as quais você sabe que elas farão um bom trabalho.
34. Invista em Software Contábil
Manter planilhas infinitas pode levar a muitas dores de cabeça e perda de tempo. Mantenha todas as informações da sua conta organizadas em um só lugar.
35. Mantenha um espaço de trabalho organizado
Não passe horas pesquisando em sua mesa procurando um documento específico quando você pode simplesmente implementar um sistema de arquivamento e encontrá-lo em segundos.
36. Faça backup dos seus arquivos
Seja por disco rígido externo, cópias impressas ou backup online, crie backups de todos os seus arquivos importantes no caso de um colapso do computador. Considere um serviço online como o Carbonite ou o Mozy para esse propósito.
37. Manter modelos de formulários usados com freqüência
Não perca tempo escrevendo os mesmos parágrafos repetidamente quando você pode salvar um modelo geral. Basta entrar e fazer algumas atualizações a cada vez que você usá-lo, em vez de começar do zero.
38. Utilize atalhos
Use o teclado e os atalhos do navegador e mantenha todos os seus programas mais usados em um local de fácil acesso na sua área de trabalho.
39. Automatizar Despesas
Faça uso de serviços automáticos de pagamento de contas, sempre que possível, para evitar atrasos nos pagamentos e o tempo gasto realmente pagando as contas todo mês.
40. Use um calendário baseado na nuvem
Os aplicativos de agenda podem mantê-lo atualizado em reuniões e prazos importantes e não demoram para serem atualizados. Considere usar o Google Agenda para essa finalidade.
41. Tenha um sistema de colaboração
Quer você use uma plataforma como o Basecamp ou o Google Docs ou se atenha a métodos mais tradicionais, você deve ter um sistema definido de colaboração para que sua equipe não fique confusa e desorganizada.
42. Diga "não"
Não assuma tarefas apenas porque alguém lhe pede. Se você não tem tempo e isso não vai ajudar sua empresa, não faça isso.
43. Aproveite ao máximo o tempo de inatividade
O tempo gasto em salas de espera, no metrô ou mesmo em longas viagens de elevador pode ser usado para atualizar seu calendário, fazer anotações ou realizar outras tarefas simples.
44. Limpar arquivos antigos
Livrar seu computador de arquivos antigos pode não só evitar que você tenha que percorrê-los enquanto procura por arquivos mais relevantes, mas também pode acelerar o seu computador e salvar você de um destino de infinitas páginas de carregamento.
45. Use aplicativos móveis
Existem aplicativos de produtividade para dispositivos móveis, aplicativos de agenda para dispositivos móveis e aplicativos de lista de dispositivos móveis. Tudo isso pode ajudar você a realizar tarefas e economizar tempo sem ficar na frente de um computador.
46. Conheça seus hábitos
Se você é um madrugador, tire suas tarefas mais importantes do caminho mais cedo. Se você é uma coruja da noite, não se force a entregar grandes projetos pela manhã. Jogue com seus pontos fortes.
47. Encurte seu dia de trabalho
Em um post no blog da Freelance Folder, Lexi Rodrigo explica que o tempo de corte de seu dia de trabalho forçará você a realizar mais dentro do tempo alocado.
48. Deixe espaço para o inesperado
Coisas que você não planejou aparecerão ao longo do dia. Leve isso em conta ao fazer sua lista de tarefas.
49. Tem horas calmas
Se você trabalha em um escritório, coloque um sinal de "não perturbe" na sua porta enquanto estiver trabalhando em uma tarefa importante. Se você trabalha em casa, silencie seu telefone nesse horário. Se houver distrações quando você estiver na zona, poderá perder a concentração e acabar gastando mais tempo do que o necessário.
50. Não ultrapasse o horário
Você pode ser excessivamente otimista na parte da manhã sobre o quanto você pode ser feito naquele dia. Mas criar uma lista muito completa só vai sobrecarregá-lo no final do dia.
Se você implementar apenas algumas das dicas de economia de tempo listadas acima, começará a notar uma diferença em seu dia de trabalho e sua produtividade - e poderá até perceber que tem um pouco mais de tempo livre.
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