Como escrever uma carta de repreensão

Uma carta de reprimenda serve como comunicação a um funcionário e documentação de seu comportamento. Ele também pode ser usado para disciplina ou rescisão futura, ou simplesmente para documentar o desempenho de um funcionário para consideração futura de promoção. Muitas empresas exigem que uma ou mais cartas de repreensão sejam emitidas antes que qualquer medida disciplinar seja tomada, por isso é importante emitir uma carta quando uma situação surgir inicialmente. Uma carta de advertência eficaz inspirará um funcionário a melhorar seu desempenho ou comportamento.

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Documente o nome do funcionário, seu nome, a data e a "Carta de Repreensão" no topo da carta. Você pode deixar espaço para sua assinatura no topo, perto do seu nome ou no final da carta.

Declare que a questão foi discutida anteriormente, se for esse o caso. Você pode estar escrevendo uma carta de reprimenda como um acompanhamento formal de uma reunião ou conversa.

Articule como o empregado quebrou a política da empresa. Documente todas as ocorrências e anote detalhes como hora, data e local.

Consulte o manual da empresa e quaisquer seções aplicáveis. Inclua números de página ou seção para a referência do funcionário.

Explique que o comportamento deve ser corrigido e por quê. Dependendo da transgressão, declarar que a correção do comportamento melhorará a eficiência da equipe como um todo é aceitável. Se aplicável, você também pode incluir que a correção do comportamento melhorará a qualidade do trabalho do indivíduo.

Informe o funcionário sobre quais consequências ele enfrentará se o comportamento não melhorar. Dependendo da situação, um prazo para melhoria pode ser apropriado.

Liste as etapas que o funcionário pode seguir para melhorar seu comportamento ou desempenho. Seja o mais específico possível ao fazer sugestões. Isso dá ao funcionário informações adequadas e oportunidades de melhoria.

Imprima a carta de repreensão em papel timbrado da empresa e assine-a. Forneça cópias para você, o funcionário e seu supervisor. Peça ao empregado que inicial ou assine e date sua cópia para seus registros, e explique que isso é meramente para confirmar que ele recebeu a carta.