O que é avaliação de desempenho?

Muitas empresas usam a avaliação de desempenho para avaliar o desempenho de seus funcionários em seus trabalhos. A avaliação de desempenho - também chamada de avaliação de funcionário ou revisão de funcionário - assume várias formas e exige graus variados de participação de gerentes e trabalhadores. Embora muitas empresas considerem as avaliações de desempenho uma parte valiosa de seu sucesso, algumas organizações estão abandonando as avaliações para obter melhores formas de avaliação.

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O que é uma avaliação de desempenho?

Uma avaliação de desempenho é uma ferramenta que os empregadores usam para avaliar o desempenho do trabalho dos funcionários. Os empregadores usam avaliações de desempenho por vários motivos.

Os resultados de uma avaliação de desempenho podem ajudar os gerentes a determinar se devem reter um empregado ou encerrar seu emprego. Os empregadores também podem usar avaliações de desempenho para avaliar a produtividade de seus funcionários e determinar quais trabalhadores devem promover.

Os empregadores costumam usar os resultados das avaliações de desempenho para determinar quais funcionários obtiveram um aumento de salário. Eles também usam a ferramenta para avaliar a eficácia dos objetivos da empresa e a necessidade de determinadas posições dentro de uma organização.

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Quando conduzidas objetivamente, as avaliações de desempenho podem ajudar os funcionários a entender seus pontos fortes e fracos e melhorar seu desempenho no trabalho. Avaliações de desempenho eficazes exigem diálogo do avaliador e do trabalhador.

As avaliações de desempenho podem motivar os funcionários a ajustar seus hábitos de trabalho, com o objetivo de promover ou aumentar a renda. Eles também fornecem informações que o empregador pode usar para avaliar o quanto eles apoiam as necessidades de seus funcionários. Por exemplo, durante o processo de avaliação, um empregador pode descobrir que seus funcionários precisam de mais treinamento ou atualizações de equipamentos para melhorar seu desempenho.

As avaliações de desempenho geralmente abrangem vários aspectos do desempenho do trabalho de um funcionário e podem variar de acordo com as metas de uma empresa e a posição de um funcionário. Por exemplo, um call center pode avaliar as habilidades de pontualidade, cooperação e atendimento ao cliente de seus representantes de atendimento ao cliente. Uma concessionária de automóveis pode concentrar suas avaliações de funcionários em como a equipe atende às metas de vendas.

Normalmente, os gerentes realizam avaliações de desempenho de seus subordinados diretos. Por exemplo, um gerente distrital de uma cadeia de fast food pode realizar avaliações de desempenho de seus gerentes de restaurante. Por sua vez, os gerentes de restaurantes podem realizar avaliações de desempenho com seus cozinheiros, garçons, faxineiros e gerentes assistentes.

As avaliações de desempenho também fornecem documentação para proteger os empregadores contra processos movidos por trabalhadores que demonstraram problemas de disciplina ou desempenho. Por exemplo, se um funcionário tiver um registro de atraso excessivo, o empregador pode resolver o problema durante a avaliação de desempenho do funcionário. Se o empregador decidir terminar o emprego do trabalhador por atrasos posteriores, ele poderá usar a avaliação de desempenho para comprovar o histórico do problema.

A maioria dos empregadores realiza avaliações de desempenho uma vez por ano, geralmente no final de um trimestre ou no final do ano civil. Algumas empresas usam avaliações de desempenho de final de ano para determinar quem receberá bônus e o valor que os recebedores receberão. No entanto, algumas empresas fornecem uma análise de desempenho trimestral ou mensal.

Como você avalia o desempenho da equipe?

Para avaliar o desempenho do pessoal, uma organização deve ter processos e padrões em vigor para fundamentar suas avaliações. Por exemplo, uma empresa deve ter estabelecido horas de trabalho, metas de vendas, treinamento, procedimentos e políticas de conduta. Sem padrões e processos estabelecidos, uma organização não tem base para avaliar o desempenho.

Os padrões de desempenho devem definir claramente o que um empregador espera dos funcionários. Por exemplo, uma empresa pode exigir que seus funcionários de help desk de tecnologia da informação respondam a pelo menos 10 solicitações de ajuda por dia. Da mesma forma, uma empresa pode exigir que sua equipe de gerenciamento médio realize reuniões mensais com seus funcionários, e um gerente pode exigir que seus funcionários enviem relatórios de andamento toda sexta-feira. Para usar padrões como uma medida de desempenho, eles geralmente devem se aplicar a todos os membros da equipe.

Ao longo do ano, os avaliadores devem documentar os problemas e as realizações de seus funcionários. Por exemplo, um gerente pode acompanhar a quantidade de tempo que um funcionário leva para almoçar, junto com instâncias em que o trabalhador excede as expectativas. Durante a análise de desempenho, o gerente pode elogiar o trabalhador por exceder as metas 10 vezes em um mês, enquanto pede que ele limite suas pausas para o almoço a uma hora.

Os avaliadores que notam um padrão de desempenho excepcional de um funcionário podem usar o processo de avaliação para recomendá-la para uma promoção ou aumento de salário. Da mesma forma, um avaliador pode usar a avaliação para alertar um funcionário com desempenho insatisfatório de que ele pode perder seu emprego se seu desempenho não melhorar.

Os gerentes também devem estabelecer metas individuais com cada trabalhador. Por exemplo, um gerente pode incentivar um vendedor que vende US $ 100.000 em produtos por mês para definir uma meta de US $ 110.000 por mês. Os avaliadores podem incorporar metas individuais no processo de avaliação de desempenho comparando os resultados entre avaliações atuais e anteriores.

Para incorporar padrões e metas em avaliações de desempenho, as empresas e os gerentes devem documentar as expectativas por escrito. Da mesma forma, os empregadores devem padronizar os programas de treinamento e fornecer materiais escritos aos estagiários. Normalmente, os empregadores pedem aos trabalhadores que assinem documentos para indicar sua compreensão e conformidade com as políticas e procedimentos. Por exemplo, durante as sessões de orientação, os profissionais de recursos humanos geralmente revisam as políticas da empresa com novos contratados e pedem que eles assinem um documento para confirmar que receberam e entenderam as informações.

A comunicação diária ou a falta de comunicação geralmente afeta o desempenho do trabalho de um funcionário. Quando os funcionários têm um bom desempenho, eles devem receber elogios imediatos por seus esforços e, quando ficam aquém das expectativas, seus supervisores devem expressar imediatamente sua desaprovação. Igualmente importante, as organizações devem estabelecer padrões que incentivem a comunicação bidirecional. A comunicação significativa pode afetar a vida diária de trabalho dos funcionários e impactar positivamente suas avaliações de desempenho.

Na preparação para uma avaliação de desempenho, o avaliador deve revisar os registros do funcionário para atualizar sua memória de ações passadas que possam afetar a revisão. Ela pode analisar o registro de comparecimento do funcionário, metas anteriores e documentação específica para o trabalho do funcionário, como relatórios de vendas. Com base nos dados registrados, o avaliador deve redigir uma análise de desempenho para fornecer ao funcionário. A avaliação escrita deve incluir metas, uma avaliação detalhada do desempenho do trabalhador e motivos pelos quais o avaliador chegou a uma determinada conclusão.

Antes de escrever uma avaliação de desempenho, alguns gerentes buscam a opinião de outros gerentes que tenham uma conexão profissional com o trabalhador, e alguns solicitam que o funcionário forneça uma autoavaliação de seu desempenho.

Um avaliador deve apresentar sua avaliação durante uma reunião privada com o trabalhador. Ele deve dar ao funcionário uma cópia da avaliação escrita e explicar verbalmente seu raciocínio. Os avaliadores devem dar ao trabalhador tempo suficiente para feedback e devem ouvir ativamente todas as preocupações. Durante as avaliações de desempenho, os avaliadores devem consultar os funcionários, perguntar se eles estão satisfeitos em seus trabalhos, se gostam de trabalhar para a organização e se acreditam que têm oportunidades de progresso. A maioria dos avaliadores toma notas de reuniões de avaliação de desempenho e as adiciona aos arquivos de seus funcionários.

As avaliações de desempenho devem incluir informações específicas, principalmente em áreas que precisam ser melhoradas. Por exemplo, se um representante de atendimento ao cliente ficar aquém das cotas de chamada, o avaliador deve incluir um relatório de chamada estatístico na análise de desempenho. A avaliação também deve descrever as etapas para o trabalhador seguir para aumentar o volume de chamadas em uma data definida.

Muitas vezes, um empregador realiza uma reunião de acompanhamento com um funcionário alguns meses após uma avaliação de desempenho, para revisitar os resultados da avaliação e avaliar o progresso do trabalhador na correção de problemas.

Ao preparar uma avaliação de desempenho, o gerente não deve deixar que os sentimentos pessoais influenciem o processo. Cada funcionário deve receber avaliações igualmente objetivas. Por exemplo, um gerente de vendas deve abordar os pontos fortes e fracos, mesmo ao avaliar os melhores desempenhos. Da mesma forma, os avaliadores não devem permitir que as personalidades dos trabalhadores influenciem suas avaliações de desempenho, exceto quando a personalidade de um funcionário cria problemas de disciplina.

Os avaliadores devem fornecer expectativas e metas realistas e entender como os funcionários veem os incentivos organizacionais. Por exemplo, se uma empresa manufatureira não tiver dado sua linha de montagem aumentos de funcionários por três anos, a administração não pode esperar realisticamente que os trabalhadores aumentem seu desempenho de produção.

Quais são os tipos de avaliação de desempenho?

As organizações usam vários tipos de avaliações de funcionários. As revisões tradicionais dos funcionários centram-se nas observações e opiniões de um gerente sobre o desempenho de um trabalhador. Esse tipo de avaliação pode usar um sistema de classificação - geralmente numérico - que fornece as pontuações individuais do funcionário em determinadas áreas de desempenho e uma média de todas as pontuações individuais. Muitas vezes administradas apenas uma vez por ano, as avaliações de desempenho tradicionais geralmente determinam se um funcionário ganhou um aumento salarial. Por exemplo, uma empresa só pode oferecer aumentos de salário para funcionários que tenham seis ou mais pontos na avaliação de desempenho que use uma escala de 10 pontos.

As revisões iniciadas pelos funcionários permitem que os funcionários solicitem uma revisão de seu supervisor a qualquer momento. Esse tipo de avaliação geralmente promove uma comunicação significativa entre trabalhadores e gerentes e pode ajudar os funcionários a se sentirem mais confiantes e independentes em seus papéis individuais. Muitas organizações oferecem revisões iniciadas por funcionários, mas também realizam avaliações tradicionais trimestrais ou anuais.

As autoavaliações permitem que os funcionários avaliem seu próprio desempenho. Algumas organizações pedem aos funcionários que submetam suas autoavaliações como parte de um processo tradicional de avaliação de desempenho. Uma autoavaliação pode ajudar um gerente a entender a perspectiva de um funcionário antes que ele faça uma revisão formal. Por exemplo, uma auto-avaliação pode revelar a um gerente que seu empregado está aquém das expectativas, porque ele precisa de treinamento adicional.

As avaliações de desempenho de feedback de 360 ​​graus incorporam as opiniões dos gerentes, do funcionário, dos colegas de trabalho do funcionário e, em alguns casos, de clientes externos, no processo de revisão. O método também permite que um funcionário forneça feedback sobre a organização e seus superiores. O feedback 360 pode produzir uma avaliação de desempenho completa, porque o feedback de várias fontes geralmente fornece informações que um único gerente pode perder ou o funcionário pode se sentir relutante em compartilhar. Por exemplo, um trabalhador pode hesitar em dizer ao seu gerente que ele está entediado em sua posição, enquanto seus colegas de trabalho podem sugerir ao gerente que ele precisa de um trabalho mais desafiador.

As avaliações de gerenciamento por objetivos são semelhantes às revisões tradicionais que usam um sistema de classificação. O gerenciamento por objetivos analisa o desempenho das taxas com base no cumprimento de metas previamente definidas. Muitas vezes, um gerente e um empregado definem as metas que o empregado deve cumprir. Por exemplo, uma vendedora e seu gerente podem estabelecer uma meta para adquirir cinco novos contratos de clientes por trimestre. Para receber uma avaliação de desempenho favorável, ela deve cumprir a meta.

Uma revisão de desempenho é eficaz?

A eficácia das avaliações de desempenho é um saco misto.Algumas empresas consideram a avaliação de desempenho uma ferramenta valiosa na definição de metas de longo prazo, determinando as necessidades de pessoal e identificando funcionários valiosos para promover, o que os ajuda a evitar pesquisas caras para preencher cargos. A chave para um programa eficaz de análise de desempenho geralmente depende da maneira como o gerente e os funcionários interagem diariamente.

Um sistema eficaz de revisão de desempenho baseia-se na comunicação diária entre a administração e os funcionários e em permitir que os trabalhadores participem da definição de suas metas de desempenho. Alguns gerentes realizam reuniões de almoço com funcionários individuais como forma de incentivar a comunicação e permitir um feedback significativo.

As organizações também devem reavaliar o significado do desempenho. Por exemplo, embora a força de vendas de uma empresa não consiga atingir uma nova meta de cliente, ela pode aumentar substancialmente a receita gerada pelas contas existentes.

Para alcançar um desempenho eficaz, uma organização deve evitar desviar-se de seus valores centrais. Por exemplo, uma empresa reverenciada por seu serviço ao cliente pode perder negócios se for para aumentar a receita em detrimento da satisfação do cliente. Da mesma forma, as empresas devem ser firmes na manutenção de políticas internas da empresa que enriquecem a experiência de trabalho de seus funcionários. Por exemplo, se uma empresa reduz seus bônus de fim de ano, o desempenho do trabalhador pode diminuir.

No entanto, algumas organizações estão abandonando as avaliações de desempenho. Muitos trabalhadores não gostam de receber avaliações de desempenho, porque não acreditam que os resultados reflitam adequadamente seus esforços. Alguns gerentes desaprovam o processo de revisão, porque suas avaliações às vezes produzem pouca ou nenhuma melhoria de desempenho.

De acordo com um relatório de 2016 da Harvard Business Review, muitas empresas estão descartando as avaliações de desempenho porque produzem insatisfação entre os trabalhadores, o que pode levar à rotatividade. Em vez disso, as organizações estão adotando novos métodos para sustentar e melhorar o desempenho, incluindo o foco na responsabilidade individual, melhorando o desempenho da equipe e gerando discussões abertas. Em vez de realizar revisões formais de funcionários, muitas empresas incentivaram os gerentes a realizar reuniões regulares de grupo, bem como reuniões individuais com seus funcionários para discutir desafios e metas de trabalho.