Os memorandos de reunião abordam o objetivo da reunião, fatos relevantes e como os destinatários devem responder às informações. Mantenha o memorando tão direto e conciso quanto possível e envie-o eletronicamente ou coloque-o nas caixas de correio internas de seus funcionários. Um memorando de reunião de negócios sólido ajuda os gerentes, líderes de equipe e colegas de trabalho a compartilhar informações com os funcionários sobre reuniões futuras de maneira oportuna e eficaz.
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Siga os procedimentos padrão para comunicação comercial escrita ao formatar uma nota de reunião - espaço único e esquerda justificam o conteúdo, pular uma linha entre parágrafos, colocar um espaço após cada período e não recuar quando você inicia um novo parágrafo. Use títulos específicos, como "O que levar à reunião" para ajudar os destinatários a identificar informações importantes e fornecer listas numeradas e marcadores para que possam localizar rapidamente as informações de que precisam, recomenda o Laboratório de redação on-line da Universidade Purdue. Deixe uma margem de 1,5 polegadas na parte superior - a menos que você use papel timbrado e aumente a margem - e escreva a palavra "MEMORANDUM" em letras maiúsculas em negrito no topo da página, recomenda a Loyola University em Nova Orleans.
Detalhes e assunto
Forneça informações específicas sobre a reunião. Não use memorandos de reunião para discutir outros problemas que não são relevantes para a reunião, recomenda o University of Maryland University College. Inclua a data, hora e local da reunião, o tópico principal e quem está conduzindo a reunião no cabeçalho. Endereçar o memorando para funcionários individuais, um departamento inteiro, uma equipe específica ou toda a equipe, conforme necessário. Forneça um breve resumo do que será discutido na reunião e inclua instruções ou anexos para que os funcionários leiam ou preparem materiais antes da data da reunião. Mantenha seu memorando para uma página ou menos.
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Use a linguagem profissional comum diária em seu memorando e evite gírias, sarcasmo ou piadas. Indique claramente quando, onde e por que você está conduzindo a reunião e não tente impressionar os destinatários com palavras de vocabulário com babados. Seja direto e específico com os detalhes e instruções de sua reunião, mantendo um tom educado e cortês. Evite emoções e fique com os fatos básicos sobre a reunião, de acordo com a Loyola University. Mesmo se você estiver discutindo questões emocionalmente carregadas, conflitos ou preocupações da empresa durante a reunião, o memorando da sua reunião precisa de um tom calmo e neutro.
Formas de Enviar um Memorando de Reunião
Envie um memorando da reunião da mesma forma que você normalmente se comunicaria com colegas de trabalho e funcionários. Por exemplo, um diretor de escola primária pode colocar uma cópia impressa do memorando na caixa de correio interna de cada professor. Ou, ela pode enviar memorandos eletronicamente para os endereços de e-mail de trabalho dos professores. Apenas envie um memorando de mensagem de texto para seus funcionários se você já os notificou com antecedência de que planeja corresponder dessa forma. Geralmente, os memorandos são muito longos para serem enviados usando mensagens de texto, a menos que você esteja apenas fornecendo a data, a hora e o local. Evite usar as contas de e-mail pessoais dos funcionários para negócios, mas não hesite em enviar memorandos de reunião para trabalhar com endereços de e-mail.
