Além de ter boas habilidades de comunicação, organização, matemática e informática, os secretários de empresas de construção também devem entender o processo de construção e a terminologia para realizar suas tarefas.
Deveres administrativos
Os secretários das empresas de construção cuidam dos principais deveres administrativos do escritório, incluindo a composição e digitação da correspondência do projeto, a classificação do correio, o envio de solicitações de permissão de construção, o agendamento de reuniões e a cópia de documentos para projetos e lances de construção.
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Os secretários das empresas de construção também devem atender os telefones, responder a perguntas gerais de clientes e fornecedores, escrever mensagens e transferir chamadas.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingManutenção de arquivos
Os secretários são responsáveis por organizar os arquivos do projeto e do escritório, incluindo documentos de folha de pagamento, resumos de faturamento do projeto, documentos de compensação do trabalhador, projetos, contratos e faturas de fornecedores.
Contabilidade
Os secretários podem auxiliar o departamento contábil ou contador nas contas a pagar, faturamento e folha de pagamento. Isso pode incluir a revisão de faturas, o cálculo do custo de materiais e taxas de subcontratados, a revisão de cartões de ponto de funcionários e a atualização de relatórios de folha de pagamento e despesas.
Entrada de dados
Os secretários das empresas de construção usam programas de software para atualizar e acompanhar o custo de materiais de construção e mão de obra para cada projeto. Eles também podem auxiliar os gerentes de projeto, atualizando as informações necessárias para criar propostas e relatórios orçamentários.
