O preenchimento em papel tradicional foi amplamente substituído ou auxiliado pelo armazenamento de arquivos em bancos de dados de computador. Há vantagens e desvantagens no arquivamento tradicional. Embora os arquivos em papel estejam ao alcance de seus dedos e sejam facilmente acessíveis, eles também ocupam uma grande quantidade de espaço e desperdício de papel. Determinar se um sistema de arquivamento tradicional é ideal para você depende do seu negócio. Empresas de advocacia e empresas que possuem registros médicos podem achar que seus arquivos mudam ou crescem tão rapidamente que o preenchimento tradicional de papel é a única maneira de acompanhar os desenvolvimentos diários.
$config[code] not foundFácil acesso
A organização tradicional de arquivos é de fácil acesso. Os arquivos estão fisicamente em um local central. Se você não conseguir encontrar algo, poderá gastar o tempo que precisar passando por cada arquivo até encontrar exatamente o que está procurando. A capacidade de ver, tocar e ler seus arquivos sempre que precisar pode ajudá-lo a pensar em como inovar aspectos do seu negócio.
Fácil de entender
Os sistemas de arquivamento tradicionais são geralmente fáceis de entender. Os arquivos podem ser organizados de várias maneiras, incluindo alfabeticamente, por tópicos ou conjuntos de habilidades, numericamente, por data, por local ou por ordem de importância. Mesmo que você não compreenda inicialmente o sistema de arquivamento que está sendo usado, você pode descobrir através dos arquivos e prestando atenção aos seus fatores de definição.
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Por outro lado, os arquivos de papel tradicionais foram substituídos em muitas organizações com arquivamento de computador. Mais empresas estão digitalizando e baixando seus arquivos em computadores de escritório. Com esse método, os funcionários podem encontrar arquivos e carregá-los instantaneamente com o software de banco de dados de pesquisa, economizando tempo e aumentando a produtividade.
Difícil de Proteger
Arquivos tradicionalmente organizados são difíceis de proteger. Incêndios ou outros desastres naturais podem destruir arquivos, o que pode resultar em perda de negócios. O backup de arquivos tradicionais é demorado e exige horas de cópia, rotulagem e arquivamento.
Falta de espaço e eficiência
A organização tradicional de arquivos pode ficar fora de controle. O número de arquivos para organizar cresce com o seu negócio; Pode ser uma dor no banco de dados encontrar espaço para toda aquela papelada. Itens de arquivamento de forma eficiente também podem se tornar um desafio.
