Recepcionista virtual. Você pode ter ouvido o termo antes, e não está imediatamente claro o que exatamente eles são ou que finalidade eles servem. Eles são robôs? Eles se sentam no canto do seu escritório, soando como a empregada robô dos Jetsons? (Não.) Se você não sabe o que é uma recepcionista virtual, por que você contrataria seus serviços para sua empresa? Nos termos mais simples, as recepcionistas virtuais atendem seus telefones remotamente. Mas há muito mais. Estamos aqui para esclarecer tudo isso para você: explicaremos o que é uma recepcionista virtual, o que eles podem fazer pelo seu negócio (muito!) E por que é importante que todos os telefonemas que chegam à sua empresa é respondida.
$config[code] not foundO que eles são?
Recepcionistas virtuais são especialistas em atendimento ao cliente sempre treinados e meticulosamente treinados! Eles fazem tudo que uma recepcionista tradicional faz, mas há dezenas deles, frequentemente disponíveis 24 horas por dia. Basicamente, você tem as capacidades de uma recepcionista regular e antiga multiplicada algumas dúzias de vezes sem nenhuma das dores de cabeça de recrutamento ou contratação.
Se você não puder contratar uma recepcionista e encontrar um tempo valioso para lidar com ligações telefônicas, as recepcionistas virtuais são a solução perfeita. Uma recepcionista virtual é tudo o que você quer que seja.
O que eles fazem?
Veja algumas das tarefas que os recepcionistas virtuais lidam com os clientes, tudo soando como parte de seus negócios:
Respondendo perguntas frequentes: Empresas que vão de consultórios médicos a instrutores de artes marciais a paisagistas usam recepcionistas virtuais para atender chamadas pedindo horas de trabalho, endereços e todos os tipos de perguntas simples, poupando tempo para se concentrarem em seu trabalho.
Tomando mensagens: Pão e manteiga de uma recepcionista virtual.Eles atendem a ligação como você quiser, retiram as informações e a mensagem do chamador e encaminham as informações para que você não perca nenhum detalhe importante.
Coletar leads: Quando você receber uma ligação de uma parte interessada, sua recepcionista virtual coletará todas as informações de leads para que você possa acompanhar os chamadores e acompanhar como achar melhor. Se você já tiver um CRM ou outro banco de dados de clientes, sua recepcionista virtual poderá atualizar facilmente aqueles com informações de leads também.
Agendando compromissos: Recepcionistas virtuais geralmente podem trabalhar com qualquer software de agendamento que você tenha no lugar. Eles podem receber chamadas de clientes e programar, reprogramar ou cancelar compromissos conforme necessário para qualquer tipo de negócio.
Processando ordens: Qualquer tipo de ordens! De pedidos telefônicos de comércio eletrônico a solicitações de manutenção para interrupção de relatórios durante um desastre natural, recepcionistas virtuais estão à altura da tarefa.
Apoio após o expediente: Usar recepcionistas virtuais dá a você a confiança de que quem ligar para você alcança uma pessoa real toda vez - nunca uma caixa de correio de voz. Deixe suas recepcionistas virtuais receberem o menor número de chamadas que você deseja: o dia todo, depois de horas, fins de semana e feriados, ou qualquer combinação delas.
Transferências ao vivo: Talvez você queira ter a chance de ver quem está ligando e, em seguida, decidir se deseja responder pessoalmente ou deixar uma recepcionista virtual lidar com isso. A transferência de chamadas ao vivo torna isso possível. Chamadas de toque para você primeiro e depois para uma recepcionista virtual após alguns toques, se você não atender. O oposto também é possível: as recepcionistas virtuais podem atender a todas as chamadas e, em seguida, colocar o chamador em uma breve espera enquanto entram em contato com você, perguntar se você gostaria de receber a chamada e encaminhar o chamador diretamente para você. De qualquer maneira, você está no controle.
Por que isso Importa?
Isso pode parecer um grande esforço para garantir que todas as ligações sejam atendidas. Com a Internet no bolso de todos, quem liga para as empresas, certo? O que é uma chamada perdida de vez em quando, certo? Errado. Errado!! Não se esqueça: você nunca sabe quem está no final da ligação. Pode ser apenas o seu novo maior cliente, e cada chamada perdida é uma oportunidade perdida. Você provavelmente já ouviu isso antes, mas nós não repetiríamos se não fosse verdade.
A acessibilidade cada vez maior da Internet aumentou o tráfego de telefone para as empresas, porque hoje é mais fácil para um consumidor interessado realizar uma pesquisa com alguns toques em um teclado e encontrá-lo. Isso torna você e seus concorrentes mais fáceis de encontrar, por isso, se você não responder da primeira vez, provavelmente ligará para outra pessoa antes de tentar outra. Você não pode permitir isso, já que os clientes que ligam têm maior intenção de realizar uma ação, de acordo com um relatório de 2017 da Forrester. Na verdade, os clientes que acessam por telefone são clientes mais valiosos em geral: “As partes interessadas que iniciam chamadas de entrada tendem a converter 30% mais rápido, gastam uma média de 28% a mais e mantêm uma taxa de retenção 28% maior do que aquelas que se envolvem estritamente através de outros canais.”
O ponto é que responder a todas as chamadas é mais importante do que nunca, e muitas vezes não há horas no dia para ter certeza disso no meio de tudo o que estiver envolvido na gestão de seus negócios. As recepcionistas internas são caras. As recepcionistas virtuais são acessíveis, estão sempre disponíveis e são treinadas para fornecer de forma consistente a mensagem da sua empresa exatamente como você deseja.
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