Como profissional de pequenas empresas, como você deve estar preocupado em monitorar o tempo dos funcionários? Bem, olhe desta maneira: a lucratividade é importante? É importante manter-se em dia com orçamentos e projetos? Sim? Então você deve absolutamente estar acompanhando o tempo.
Na primeira parte desta série ("Como a pequena empresa pode se beneficiar do acompanhamento de tempo"), analisamos a criação de uma lista de requisitos para que você possa comprar software de rastreamento de tempo com confiança e entender o processo de implantação do software. Neste segundo artigo, analisaremos as perguntas a serem feitas para garantir que a demonstração seja sólida e as vantagens do software como serviço versus o software instalado.
O erro mais comum na compra de software de quadro de horários: não caia em uma demonstração enganosa
Você tem o direito de exigir que qualquer vendedor, absolutamente, prove completamente sem sombra de dúvida que a solução deles resolverá o problema de negócios específico da sua empresa. Você merece uma demonstração detalhada que usa a lista de funcionários, a lista de clientes, a lista de projetos, o logotipo da empresa, o esquema de cores e mostra relatórios sobre os dados que comprovarão que seu problema de negócios está resolvido. Se um fornecedor não puder deixar você 100% certo de que a solução funcionará para suas necessidades comerciais específicas, vá embora. As demonstrações enlatadas são projetadas para enganar.
Perguntas para pedir fornecedores:
- Você pode me provar que vai resolver meu problema de negócios, usando meus funcionários, departamentos, projetos, etc., e depois mostra os relatórios que preciso ver?
- Você pode fornecer referências de clientes que integraram com sucesso seu produto ao meu sistema de contabilidade, meu sistema de gerenciamento de projetos e meu provedor de serviços de folha de pagamento?
Se o fornecedor puder configurar rapidamente o software durante uma demonstração para você e mostrar que ele realmente atende às suas necessidades, ele provavelmente poderá fazê-lo rapidamente depois que ele for instalado na sua empresa também.
A flexibilidade do SaaS permite implementações antecipadas, proteção do servidor e atualizações mais fáceis
Se o software é 100 por cento baseado na Web (e deve ser para evitar problemas de tecnologia e instalação obsoletos), você pode executá-lo de qualquer computador no mundo. As empresas de software podem fornecer tecnologia por meio de dois modelos diferentes: instaladas no seu local ou alugadas por você e em execução no site do fornecedor. A última abordagem é chamada de software-como-serviço (SaaS). Não há motivo para um provedor não oferecer as duas opções.
O SaaS permite lançamentos antecipados, proteção do servidor e atualizações mais fáceis. Em um lançamento antecipado, o fornecedor permite que você use temporariamente o site SaaS enquanto sua loja de TI implanta a máquina adquirida para a sua instalação local. A proteção do servidor é o processo de envio de um backup ao fornecedor, caso a instalação local falhe. Assim, o fornecedor pode obter seu sistema em execução no site dele instantaneamente. O SaaS permite atualizações mais fáceis porque você recebe um site de teste durante o processo de upgrade que não exige compras de hardware de sua parte.
Perguntas para pedir fornecedores:
- Que tipo de gerador de backup você tem em caso de falta de energia no seu site de SaaS?
- Onde está hospedado?
- Quantas conexões à Internet tem o seu site SaaS?
- Quanto custa a proteção do servidor?
- Posso distribuir em seus servidores SaaS e depois transferir os dados para meus próprios servidores?
- Onde as fitas de backup SaaS são armazenadas?
- Que tipos de recursos de segurança e supressão de incêndio existem no site de hospedagem?
Olhe para fora do departamento de RH
Quando os executivos de folha de pagamento implementam sistemas de tempo e atendimento para automatizar a folha de pagamento, eles geralmente perdem a chance de facilitar uma maior lucratividade em toda a empresa. Esses executivos são, naturalmente, especialistas em folha de pagamento. Geralmente, eles não são especialistas em contabilidade de projetos ou automação de faturamento.
Os dados de tempo que eles coletam, se coletados apropriadamente, também podem ser usados para automatizar o gerenciamento de projetos, o cálculo de custos de projetos, o acompanhamento de projetos e a melhoria da estimativa do projeto. Além disso, os dados podem ser usados para automação de faturamento interno, externo e reverso.
Pense na parte de coleta de requisitos do processo de seleção de software de quadro de horários. Traga gerentes de P & D, pessoal de marketing e pessoal de A / P. Tem uma equipe de seleção inteira. Sim, pode ser mais difícil, mas vai gerar lucratividade que você não sabia que tinha disponível.
Seguindo as dicas descritas neste artigo, você pode ter certeza de que o software de planilhas de horários fará enormes aumentos de lucratividade em sua empresa, automatizando a folha de pagamento, o faturamento e, acima de tudo, a contabilidade de custos do projeto.
Time Tracking Foto via Shutterstock
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