Todos nós temos aqueles dias difíceis no trabalho, por mais que tentemos, parece que não podemos verificar um item da nossa lista de tarefas. Com muita frequência, são as tarefas de trabalho aparentemente simples que acabam sendo as mais demoradas. Cadeias de e-mail infinitas, compartilhamento de arquivos ou colaboração no projeto - snafus, uma empresa ou site de cliente que não consegue carregar … antes de conhecê-lo, uma pequena tarefa foi consumida durante a tarde inteira.
$config[code] not foundProdutividade é o resultado de um planejamento inteligente. É parte da organização, priorização de parte e - o mais importante - a eliminação de tarefas repetitivas ou demoradas por meio de soluções rápidas, simples e acessíveis. Este ano, resolva eliminar o atrito desnecessário das tarefas diárias para aumentar a produtividade. Aqui estão quatro falhas comuns de produtividade e quatro soluções simples e acessíveis (ou grátis!).
Falha de produtividade: colaboração em equipe e compartilhamento de arquivos
Solução: Folga
Já tentou compartilhar um arquivo com um colega, mas enviou por e-mail uma versão desatualizada? Mesmo o DropBox e o Google Docs não estão imunes ao ocasional compartilhamento de arquivos. A produtividade da equipe cai quando seus colegas de trabalho não conseguem acessar as alterações mais recentes no seu arquivo ou quando todos estão trabalhando na versão errada. Do Basecamp ao Redbooth, há uma tonelada de excelentes ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração disponíveis a um baixo custo. Um dos meus novos favoritos é o Slack. O Slack coloca toda a comunicação da equipe em um só lugar, com recursos de mensagens, arquivamento e busca em tempo real. O compartilhamento de arquivos é perfeito no aplicativo, o que permite que você use serviços como o Google Drive, o Dropbox ou o Box para sincronização imediata e pesquisa.
Falha de produtividade: PDFs personalizados
Solução: Ice Cream PDF Split and Merge
Esse problema comum de trabalho (personalizar ou editar PDFs) é o tipo de coisa que a maioria de nós não pensa até passar de um pequeno inconveniente para uma necessidade urgente. Geralmente, os PDFs não podem ser editados com a versão completa do Adobe Acrobat DC. Assim, quando um parceiro de negócios envia um PDF com páginas extras ou o pedido errado - e você precisa adicionar isso rapidamente à proposta de cliente existente da sua empresa devido a COB - não é possível fazer alterações sem ter o serviço de assinatura mensal ou de desktop da Adobe. Há um punhado de editores de PDF de terceiros de baixo custo disponíveis on-line, mas o Icecream PDF Split and Merge é meu favorito. Combine vários arquivos em um, elimine determinadas páginas, divida os arquivos existentes e edite rapidamente a sequência de páginas com essa ferramenta fácil de usar.
Falha de produtividade: muitos domínios de site, sem host centralizado
Solução: consolidar em um único host.
Como criar PDFs personalizados, esse é o tipo de problema de produtividade que a maioria de nós não pensa até que seja um grande problema. Usando vários sites de hospedagem pode ficar muito caro, para não mencionar confuso se um site que você gerencia está inativo. Qual provedor você deveria ligar? Consolide todos os seus domínios em um único host centralizado. Há muito tempo sou fã da HostGator, graças em parte ao excelente serviço ao cliente e à hospedagem gerenciada acessível do WordPress. Para nossos amigos do outro lado da lagoa, o Reino Unido Smart Hosting está emergindo como um favorito da multidão, graças a seus contratos ou taxas de instalação, suporte dedicado 24 horas por dia, 7 dias por semana, e sem limites de hospedagem do cPanel.
Falha de produtividade: rastreamento de tempo que consome tempo
Solução: Toggl
Ao fazer malabarismos com vários projetos em uma tarde, priorizar o tempo é fundamental. No entanto, é muito fácil acabar gastando horas em um cliente de baixa prioridade e, em seguida, acabar correndo com as coisas grandes. É por isso que gosto do Toggl para rastreamento de tempo e melhor gerenciamento de prazos auto-impostos. Mesmo que você não precise acompanhar as horas faturáveis, o acompanhamento de quanto tempo você gasta em um cliente específico pode ajudar você a entender melhor onde estão as horas produtivas em um determinado dia. Graças ao rastreamento de tempo com um clique da Toggl, você nunca perde um minuto de tempo rastreável. Mesmo se você esquecer de ativar o programa, basta digitar suas horas após o fato. Além disso, você pode organizar facilmente por projetos ou tags e adicionar valores diferentes a horas faturáveis. Para clientes que exigem horas faturáveis, os relatórios transparentes são uma grande vantagem.
Linha de fundo
Produtividade no trabalho é mais do que apenas desligar o Facebook ou receber um email. Eliminar as pequenas tarefas que drenam sua energia pode liberar incontáveis horas no seu dia, sem mencionar melhorar a satisfação do cliente e a produtividade da equipe.
Imagem: IceCreamApps.com
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