Como rastrear os recibos de despesas dos funcionários

O uso de registros eletrônicos aumentou muito a produtividade no local de trabalho. Ter acesso fácil e rápido a informações em uma planilha eletrônica ou banco de dados revolucionou o ambiente de trabalho moderno. No entanto, acompanhar as despesas com funcionários, que normalmente exigem o envio de recibos em papel, continua sendo um obstáculo para muitas empresas que exige muito tempo. A rápida adaptação da tecnologia móvel e armazenamento de dados baseado em nuvem finalmente criou uma solução para este problema - aplicativos de gerenciamento de despesas online que se conectam diretamente a bancos de dados.

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Pesquise os aplicativos de gerenciamento de despesas de funcionários on-line para determinar qual deles atende melhor às suas necessidades. Os recursos e as faixas de preço variam drasticamente, de apenas alguns dólares para aplicativos projetados para pequenas empresas e milhares de dólares para softwares personalizados de nível corporativo integrados a um banco de dados de contabilidade de empresas proprietárias.

Configure o sistema de gerenciamento de despesas de funcionários on-line em sua rede de trabalho. A maioria dos sistemas básicos para pequenas empresas são instalações simples, mas é sempre uma boa idéia consultar um profissional de TI ao instalar um novo software em uma rede. Aplicativos de rastreamento de despesas mais complexos, projetados para empresas maiores, são geralmente instalados e configurados pelos funcionários do fornecedor que trabalham com a equipe de TI da empresa.

Configure contas de funcionários individuais para preencher o novo sistema de gerenciamento de despesas de funcionários. Depois que todas as contas forem configuradas, os funcionários poderão comprar itens e serviços com cartões de crédito da empresa e um recibo eletrônico será automaticamente enviado para o banco de dados central. Os funcionários também podem enviar uma cópia digitalizada de um recibo usando seu smartphone. Isso significa que não apenas os funcionários não precisam se preocupar em economizar recibos em papel, mas contadores e contadores não precisam mais entrar com esforço cada recibo individual no banco de dados.

Realizar um treinamento para todos os funcionários no uso do novo sistema de gerenciamento de despesas com funcionários. Os fornecedores podem ajudar com o treinamento para aplicativos de nível empresarial.