Tarefas administrativas, como digitar, arquivar e atender telefones do escritório, foram relegadas a secretários, assistentes executivos e funcionários administrativos. Mas com mais empregos que requerem habilidades tecnológicas, não é uma expectativa incomum para profissionais (incluindo advogados, médicos, professores, etc.) usar habilidades administrativas para realizar suas tarefas diárias. Como muitos trabalhadores usam computadores, o trabalho administrativo tornou-se parte essencial de praticamente todos os empregos e ocupações. A colaboradora da GoodTemps, Carissa Doshi, discute por que essas seis habilidades administrativas são vitais para os funcionários de escritório: digitação, arquivamento, entrada de dados, uso do telefone e proficiência com o Microsoft Word e Excel.
$config[code] not foundHabilidades típicas de escritório
Independentemente de você estar se candidatando para ser um assistente executivo ou um advogado da equipe, você deve ter algumas habilidades administrativas. Dependendo do seu papel, você pode não se referir a essas habilidades como estritamente administrativas - descrevê-las como habilidades de escritório podem ser mais precisas.Por exemplo, um assistente administrativo passará naturalmente a maior parte do seu dia de trabalho realizando tarefas administrativas. Dito isto, advogados, enfermeiros e outros profissionais também confiam em sua datilografia e habilidades relacionadas à tecnologia na elaboração de cartas de clientes, compondo resumos de consultas médicas, escrevendo resumos legais ou fazendo anotações no laptop durante o julgamento. O assistente administrativo pode se referir a suas "habilidades clericais" ao descrever suas qualificações, enquanto o advogado da equipe pode simplesmente usar o termo "habilidades de escritório" para explicar que ela conhece seu caminho em torno de um teclado. Você deve o uso disseminado e multifuncional de habilidades típicas de escritório para computadores, laptops, tablets e smartphones.
Melhore sua capacidade de digitação, Microsoft Word e Excel
Compreender a colocação de letras no teclado e as letras em que você descansa os dedos é fundamental (sem trocadilhos) para digitação rápida e precisa. Antes de enviar sua inscrição para um trabalho que solicite a digitação como uma qualificação exigida, faça um teste de digitação online como o oferecido no LiveChat. Um teste de digitação online medirá sua velocidade (palavras por minuto ou WPM) e precisão. Muitos empregadores apreciam a precisão em relação à velocidade. Por exemplo, se você digitar 100 palavras por minuto e sua precisão for de apenas 60%, você gastará tempo corrigindo seus erros. Você também pode se esforçar para digitar 50 WPM com 100% de precisão. Há uma abundância de tutoriais on-line para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de digitação.
As habilidades administrativas hoje em dia são geralmente sinônimas da capacidade de usar aplicativos de produtividade - como o Microsoft Word, Excel e frequentemente PowerPoint e Access - no computador. Sua proficiência com o Microsoft Word, Excel e outros aplicativos de software depende, em parte, de suas habilidades de digitação. O mesmo com a entrada de dados. Quando você está compondo correspondências, relatórios ou outros materiais escritos em um formato narrativo, é provável que você use o Microsoft Word. As planilhas que você criar exigirão habilidades de entrada de dados e conhecimento do Microsoft Excel - ambos exigem precisão e, em alguns casos, velocidade, dependendo da rapidez com que você precisa produzir seu trabalho. O termo "entrada de dados" geralmente se refere a habilidades de digitação (ou seja, digitação) que envolvem números, juntamente com o seu nível de conforto com o lado direito do teclado que é semelhante a uma máquina de calcular de 10 teclas.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingComunicação por telefone e escritório
Secretárias, assistentes administrativos e recepcionistas geralmente precisam atender os telefones do escritório, que podem variar de uma única linha telefônica a um telefone comercial multilinha ou um sistema VoIP (Voice Over Internet Protocol).
Independentemente do número de linhas telefônicas que você deve responder, a etiqueta adequada do telefone é uma área importante do trabalho de escritório. As funções habituais do funcionário de um escritório incluem responder de maneira clara e profissional aos chamadores, além de saber como direcionar e redirecionar chamadas adequadamente. Mesmo se você não for o recepcionista, você deve saber a maneira correta de responder aos chamadores no caso de receber uma chamada mal direcionada. Se você está se candidatando a uma posição não administrativa, não liste as habilidades de telefone em seu currículo - simplesmente refira-se às suas habilidades de comunicação escrita e verbal, porque é improvável que você seja designado para o serviço telefônico. Por outro lado, se você estiver interessado em uma posição não administrativa e se for o responsável pela recepcionista ou se estiver gerenciando a equipe administrativa, indique seu conhecimento de sistemas complexos de telefone ou quadro telefônico para que fique claro que você está familiarizado com o equipamento.
Descrevendo suas habilidades administrativas
Como você descreve suas habilidades e habilidades clericais pode depender da posição para a qual você está se candidatando. Se o anúncio de emprego declara especificamente que deveres administrativos são uma parte do trabalho, então, de qualquer maneira, seu currículo e sua inscrição devem incluir uma seção para "Competências de escritório". Nesta seção, indique os aplicativos de software nos quais você é proficiente; Se você é um usuário avançado, inclua isso em sua descrição. Se você tem treinamento ou certificação nesses aplicativos, você também pode incluir isso na descrição de suas habilidades ou em outra seção do seu currículo para treinamento e certificações. Além disso, se você tiver um número substancial de anos de experiência no uso de determinados aplicativos, liste isso também.
Por exemplo, seu currículo pode declarar: "Microsoft Word - 10 anos de experiência, incluindo forte proficiência na criação de relatórios complexos, composição de correspondências e utilização de funções de mala direta para gerenciamento eficiente de mala direta. Microsoft Excel - 8 anos de experiência, incluindo 3 anos usando funções como criar fórmulas de referência múltipla, tabelas dinâmicas e VLOOKUP. "
Se você está se candidatando a um emprego em que você não faz parte da equipe administrativa ou se não está solicitando um emprego administrativo, pense em descrever suas habilidades tecnológicas de uma forma que não pareça ser um contador procurando um secretariado. posição. Por exemplo, se o anúncio de emprego for para um contador com conhecimento de aplicativos de software e produtividade, não liste "Habilidades de escritório" em seu currículo. Inclua uma breve descrição da sua proficiência com aplicativos específicos, como o Microsoft Excel, Access e PowerPoint - esses geralmente são os aplicativos que os funcionários em funções profissionais precisam usar para se sentir confortáveis. Novamente, se você é um usuário avançado do Excel ou recebeu treinamento ou certificação em um aplicativo que os contadores usam, inclua isso em seu currículo. Você pode usar o cabeçalho "Productivity Applications" ou algo semelhante para que não pareça que você está mais focado nos aspectos administrativos do trabalho que deseja, em vez das qualificações que você traz para a mesa para uma posição de nível superior.
Assistente administrativo empregos que exigem habilidades administrativas
Funções de assistente administrativo exigem habilidades administrativas, embora o anúncio de emprego não especifique especificamente "Aqui estão as habilidades administrativas que você precisa para desempenhar esse papel." Os deveres do trabalho listados são exemplos de tarefas que exigem habilidades administrativas. Aqui está uma amostra de emprego para um cargo de assistente administrativo que requer habilidades administrativas e de escritório:
O ABC Public Health Institute está buscando um Assistente Administrativo para apoiar o Gerente do Laboratório de Saúde Pública e auxiliar nas operações diárias dos Laboratórios de Saúde Pública. Este assistente administrativo executivo estará localizado no sétimo andar do Instituto para receber visitantes, estudantes, professores e funcionários. Além de fornecer o mais alto nível de serviço ao cliente, essa pessoa fornecerá suporte geral de escritório para professores e funcionários com base em laboratório enquanto assiste o Gerente Executivo do Laboratório de Saúde Pública e o diretor executivo do Instituto de Saúde Pública com uma variedade de atividades administrativas e tarefas relacionadas.
O assistente administrativo executivo irá: Boas-vindas, orientar e encaminhar visitantes; telefonemas diretos, receber mensagens e responder perguntas sobre o Instituto de Saúde Pública e os Laboratórios de Saúde Pública; auxiliar na encomenda, recebimento, estocagem e distribuição de material de escritório, laboratório e ensino; ajudar com outras tarefas administrativas, tais como fotocópia, fax e arquivamento, conforme necessário; monitorar e reabastecer os suprimentos de escritório diariamente, incluindo suprimentos como papel e toner para as copiadoras e impressoras; monitorar as salas de conferência regularmente para garantir que elas estejam adequadamente abastecidas com material de escritório e materiais de apresentação; manter a limpeza e a segurança do ambiente de trabalho no escritório central e em outras áreas públicas em todo o local do sétimo andar; seguir os procedimentos de segurança para os funcionários e exigir a observância dos procedimentos de segurança para visitantes em todas as instalações do escritório; fazer pedidos usando o processo de compra entre escritórios e manter a contabilidade de pedidos e uso de suprimentos durante todo o sétimo andar; reservar salas de conferência do sétimo andar para o Instituto de Saúde Pública; servir como o principal ponto de contato para o corpo docente e funcionários do Laboratório; apresentar pedidos de manutenção de equipamentos e mobiliário de escritório; coordenar a retirada e a entrega de serviços de correio expresso e durante a noite (por exemplo, FedEx, UPS); e servem como ponto principal de contato para professores, visitantes e estudantes.
Empregos de Contador de Pessoal (Não Administrativo) que Exigem Habilidades Administrativas
Da mesma forma, há outras posições que não são funções do tipo assistente administrativo, mas que exigem habilidades administrativas similares, como um contador de equipe. Esta publicação de trabalho de amostra para um contador de equipe tem vários deveres que exigem habilidades administrativas. No entanto, eles não são especificamente listados como habilidades administrativas ou de escritório. Por exemplo:
O contador de pessoal da XYZ Industries será responsável pela preparação de lançamentos, fechamentos mensais e anuais, conciliação bancária, manutenção de ativos fixos e reconciliação do razão geral. Além disso, você participará da conformidade, revisará os cronogramas dos processos de relatórios e trabalhará junto com nossos auditores externos para revisões trimestrais e auditorias anuais. Principais responsabilidades - preparar lançamentos e reconciliações contábeis, incluindo, mas não se limitando a, caixa, despesas antecipadas e folha de pagamento; fechar fim do mês, entradas de diário, sem supervisão; manter contabilidade de ativos fixos, depreciação e reconciliação; analisar demonstrações de resultados e balanços e comunicar os resultados à administração; participar de iniciativas de todo o departamento; auxiliar nos processos de fechamento de fim de mês, trimestral e de fim de ano, incluindo a preparação mensal do livro de encerramento financeiro; implementar, manter e aderir aos controles internos da SOX e aos procedimentos contábeis, garantindo a conformidade com o GAAP; relatar os dados financeiros e comunicá-los de maneira útil e compreensível; gerenciar locações de capital e cronogramas de pagamentos mensais.
Os requisitos do trabalho incluem: habilidades analíticas comprovadas, como identificar problemas, coletar dados relevantes, tirar conclusões válidas e recomendar melhorias e ações corretivas; experiência com faturamento e familiaridade com a reconciliação de contas; experiência de contas a receber preferida, bem como proficiência com o Microsoft Excel; conhecimento fundamental em lançamentos contábeis e experiência de contas a pagar; habilidades de comunicação organizacional, escrita e verbal; e capacidade de trabalhar em planilhas e bancos de dados; dedicação e habilidades necessárias para cumprir prazos críticos de negócios.
Nunca subestime a relevância da experiência clerical
Se você está se candidatando para ser um assistente administrativo ou um advogado contencioso, não subestime a importância das habilidades administrativas ou da experiência clerical. Conhecer o seu caminho em torno de operações de escritório e habilidades de escritório é uma qualificação útil em qualquer trabalho. Sua familiaridade com os processos do escritório e como gerenciá-los é, obviamente, essencial em uma função administrativa. Se você está se candidatando a um cargo em que espera supervisionar a equipe de funcionários, precisa de habilidades gerenciais, mas entender a importância das habilidades de escritório também é valioso porque significa que você pode coordenar cargas de trabalho e gerenciar as expectativas de trabalho de outras pessoas que se reportam a você.. Além disso, em um papel não administrativo ou não-auxiliar, ter habilidades no escritório também sugere que você é capaz de se apresentar como um membro da equipe quando o assistente administrativo ou a secretária não está disponível ou trabalha em outras prioridades.
