Tem havido muito debate sobre os méritos da multitarefa. E embora existam certamente algumas tarefas que são melhor enfrentadas individualmente, é possível fazer isso E com o planejamento e a abordagem adequados.
Com o desenvolvimento de bons hábitos e uma abordagem estratégica, você pode realizar mais em um menor período de tempo. Abaixo estão algumas dicas de multitarefa que podem ajudá-lo a treinar seu cérebro para multitarefa sem prejudicar sua produtividade em geral.
$config[code] not foundDefinir e dar prioridade a tarefas específicas
Não importa o quão bom você é em multitarefa, há coisas que exigem seu foco total. O truque torna-se saber quais itens exigem esse foco e, em seguida, dar aqueles que fazem uma prioridade mais alta enquanto definem outras tarefas de lado temporariamente. Para determinar quais tarefas devem se tornar uma prioridade mais alta, pergunte-se:
- Existe um prazo associado à tarefa?
- Se a tarefa não for concluída, ela reterá o progresso em outros projetos?
- A tarefa requer muito tempo e, portanto, mais foco e atenção exclusiva do que outras tarefas?
- O trabalho do cliente da tarefa ou o trabalho interno?
- A conclusão da tarefa mais cedo ou mais tarde leva a um benefício imediato, como pagamento? (Avalia o valor da tarefa.)
Se as respostas para as perguntas acima forem “sim”, as chances são de que essa tarefa se torne uma prioridade. Depois de fazer esse tipo de determinação em cada tarefa, você pode criar um sistema de prioridade para marcar cada um:
- Urgente - menos de 24 horas
- Alta - dentro de 24 horas
- Médio - dentro de 72 horas
- Baixa - dentro de 7 dias
Muito disso começará a surgir naturalmente com prática e foco dedicado. Mantenha as tarefas de alta prioridade na sua lista de tarefas separadas do resto, e mantenha-se atento ao “prêmio” que resulta de completá-las.
Mantenha um calendário de tarefas específico
A maioria das dicas de produtividade compartilha a importância de manter um calendário. Mas se você estiver procurando por multitarefa, precisará de um calendário que reflita isso.
Em vez de simplesmente escrever uma lista de cada coisa que precisa ser feita, mantenha um calendário separado para as tarefas. Se você puder, agrupe tarefas de natureza semelhante. Em seguida, defina horários específicos para essas tarefas ao longo do dia, semana ou mês, para garantir que você esteja no caminho certo.
Faça uso de "Cheats"
As tarefas repetitivas são perfeitas para multitarefas, pois você as realiza com tanta frequência que elas provavelmente não exigem a grande maioria de seu foco. Para economizar tempo e concentração, compile e salve as informações necessárias regularmente e crie uma folha de dicas para realizar tarefas repetitivas.
As respostas enlatadas do Google são uma maneira de poupar tempo se você precisar digitar a mesma resposta por e-mail repetidas vezes. Existe uma resposta padrão para uma pergunta específica que você recebe com frequência? Em caso afirmativo, digite a resposta e salve-a como uma resposta automática na sua conta do Gmail. Na próxima vez que você fizer a mesma pergunta, comece sua resposta, clique nas respostas prontas salvas, escolha a resposta desejada e clique em enviar. Em vez de gastar 10 minutos compondo a mesma resposta, você reduziu esse tempo de resposta a quatro cliques.
E se os mesmos documentos forem necessários para concluir tarefas semelhantes, crie uma lista de folhas de cola com links para todos os documentos, se eles estiverem armazenados on-line, para que um clique seja tudo o que é necessário para ativá-los. Se eles não estiverem armazenados on-line e, em vez disso, estiverem no seu computador, colete-os no mesmo arquivo para que tudo fique acessível em um piscar de olhos. A ideia aqui é não começar do zero toda vez que você tiver que completar uma tarefa repetitiva.
Mudar para Tarefas Únicas para Redefinir Sua Concentração
Se você passou boa parte do seu dia trabalhando em várias coisas ao mesmo tempo, seu cérebro precisará de uma pausa. Para pressionar o botão de reset figurativo, mude de multitarefa para executar uma única tarefa.
Esta ação dá ao seu cérebro um descanso e a reinicialização deve dar um novo recomeço quando você tiver que voltar para a multitarefa.
Escolha tarefas que usam partes diferentes do seu cérebro
Na verdade, existe um grande mal-entendido sobre o significado da multitarefa. O que algumas pessoas pensam como multitarefa é na verdade apenas tarefas em série, ou mudar rapidamente a sua concentração de uma coisa para outra, de acordo com a pesquisa da Psychology Today.
Para ser verdadeiramente multitarefa - você não pode usar a mesma parte do seu cérebro para mais de uma coisa de cada vez.
Portanto, se você precisar escrever e-mails e também passar o tempo no telefone, faça cada um separadamente. Ambas as tarefas requerem o uso do centro de linguagem do seu cérebro, então escolha tarefas que exijam diferentes tipos de habilidades, quando possível. Por exemplo, combine uma tarefa de ação com uma tarefa de comunicação em vez de tentar executar duas tarefas de comunicação de uma só vez. A tarefa de ação requer a parte da função motora do cérebro, enquanto a tarefa de comunicação requer o centro da linguagem do cérebro. Isso é verdade multitarefa e pode ser bem sucedido quando corretamente implementado.
Comece pequeno para construir uma rotina produtiva
Multitarefa não é algo que vem naturalmente para todos. É uma habilidade que você precisa desenvolver e aperfeiçoar ao longo do tempo. Uma pesquisa da Vanderbilt University mostrou que treinar seu cérebro para realizar tarefas simples repetidas vezes, isoladamente ou em conjunto, aumentava a eficiência na qual essas tarefas eram concluídas.
Comece com tarefas pequenas e simples para desenvolver as habilidades e o poder do cérebro necessários para fazer mais no futuro.
Agrupar Tarefas Relacionadas Juntos
Ao longo dessas mesmas linhas, é preciso menos poder do cérebro para alternar o foco entre itens intimamente relacionados entre si. Segundo o Empreendedor, quando você começa a trabalhar em uma tarefa, ela ativa todos os circuitos e neurônios necessários. Se você mudar para uma tarefa completamente não relacionada, seu cérebro precisa se ajustar e esse ajuste pode afetar negativamente seu foco e sua memória.
Se você tiver várias tarefas relacionadas ao mesmo projeto, agende-as para conclusão ao mesmo tempo ou consecutivamente uma após a outra. Evite a tendência de ir e voltar entre tarefas não relacionadas.
Experimente Diferentes Ferramentas e Sistemas de Produtividade
Você não precisa começar do zero para criar um sistema que funcione para você. Já existem sistemas diferentes, incluindo o método Pomodoro e o sistema Big Rocks, que comprovadamente ajudam as pessoas a se manterem produtivas. Também existem aplicativos para dispositivos móveis e computadores que podem ajudar você a se manter produtivo.
Nem todo sistema ou cada aplicativo funcionará para todas as pessoas. Mas se você deseja melhorar sua produtividade, vale a pena tentar encontrar o que é certo para você e, em seguida, cumpri-lo.
Desligue todos esses dispositivos
Multitarefa é um jogo complicado. Seu cérebro só pode lidar com isso de uma só vez, por isso é importante que você controle cuidadosamente o que você deixa entrar.
Se você já estiver trabalhando em várias tarefas, não crie distrações mantendo seu smartphone ligado e respondendo a textos enquanto está realmente tentando produzir resultados.
Exiba autodisciplina quando estiver no computador, mantendo o telefone silencioso. Apenas guias abertas para e-mail ou mídia social durante o tempo que você reservou para concluir essas tarefas. Se você não demonstrar autodisciplina, estará criando distrações, diminuindo seu foco e possivelmente se preparando para o fracasso.
Ninguém é perfeito em multitarefa e fazê-lo eficientemente exige muito foco intencional. Mas com o planejamento adequado e uso dessas dicas multitarefa - é possível treinar seu cérebro para fazer isso E de forma eficaz.
Conceito Multitarefa Imagem via Shutterstock
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