Você sabia que os empregadores que não registram os formulários de denúncia do Affordable Care Act (Obamacare) com o IRS podem estar sujeitos a uma multa máxima de US $ 3 milhões? Isso é suficiente para mantê-lo acordado à noite! E isso é apenas um requisito legal.
Os empregadores enfrentam hoje uma ampla gama de requisitos de manutenção de registros de funcionários, conforme esclarece esse infográfico da ComplyRight, uma empresa dedicada a liberar os donos de pequenos negócios de cargas de conformidade. E esses requisitos parecem crescer a cada ano.
$config[code] not foundA burocracia burocrática e burocrática pode ser mais difícil para as pequenas empresas, porque as entidades menores têm menos funcionários para gerenciar as funções de RH ou podem não ter recursos de RH dedicados. Mas a boa notícia é que a tecnologia pode ajudá-lo a manter-se a par dos requisitos de conformidade regulamentar como empregador.
Aqui estão alguns requisitos de manutenção de registros de funcionários que podem surpreendê-lo (ou chocar):
Ofertas de trabalho
Quando os empregadores publicam anúncios para novas vagas de emprego, eles devem manter um registro por um ano, de acordo com a Lei de Discriminação de Idade no Trabalho (ADEA).
Aplicações de emprego
Empregadores cobertos pela ADEA, Lei dos Americanos com Deficiências (ADA) e / ou Título VII da Lei dos Direitos Civis (Título VII) devem manter todos os pedidos de emprego arquivados por pelo menos um ano. O requisito de um ano aplica-se também aos trabalhadores sazonais e temporários.
Currículos
Currículos solicitados devem ser mantidos em arquivo por um ano, por ADEA e ADA. No entanto, não há necessidade de reter currículos não solicitados.
Registros de Terminação
O ADA e o Título VII exigem que todos os registros de rescisão sejam mantidos por um ano após a data de rescisão do empregado.
Planos de Benefícios
A ADEA exige que os planos de benefícios sejam mantidos em registro por um ano após o término do plano sob o ADEA. Além disso, a Lei de Segurança de Renda da Aposentadoria do Empregado (ERISA) exige que os registros do plano de benefícios sejam mantidos em arquivo por seis anos.
Avaliações de desempenho
O Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que as avaliações de desempenho sejam mantidas por dois anos.
Registros de Imposto de Desemprego
De acordo com a Lei Federal do Imposto ao Desemprego (FUTA), você deve manter registros fiscais de desemprego por quatro anos a partir da data de vencimento ou pagamento do imposto, o que for mais tarde.
Formulários I-9
Os formulários I-9 e as informações adicionais de verificação que confirmam que os funcionários têm permissão para trabalhar nos EUA precisam ser mantidos por três anos a partir da data da contratação ou um ano após a data da rescisão, o que ocorrer depois. A lei aplicável é a Lei de Reforma e Controle da Imigração (IRCA).
Contratos de trabalho
Se você tem contratos de trabalho com funcionários, você é obrigado a manter todos os contratos por três anos de acordo com o FLSA.
Formulários da OSHA para Lesões e Doenças
Os empregadores com 11 ou mais funcionários devem manter todos os formulários informando danos ou doenças por um período mínimo de cinco anos após o final do ano civil.
Um cenário de conformidade vertiginosa
Como a lista acima ilustra, os empregadores estão sujeitos a um mosaico cada vez maior de leis de manutenção de registros de funcionários.
Não é apenas o número de requisitos legais que tornam o compliance desafiador. É o fato de que as leis estão sempre mudando - e complexas.
As leis geralmente são preenchidas com nuances, exceções e definições detalhadas. Os requisitos de manutenção de registros podem abranger alguns empregadores com base em seu tamanho ou setor, mas não em outros.
As leis também mudam com frequência e novas leis e regulamentos são adicionados. Se você for pego inconsciente de uma mudança ou de uma nova lei, sua empresa pode acabar pagando pesadas multas. Lembre-se, a falta de conhecimento geralmente não é uma defesa.
Tecnologia: Fundação Essencial para o Cumprimento pelo Empregador
A manutenção de registros dos funcionários é hoje uma dessas áreas em que a tecnologia compila o campo de atuação das pequenas empresas.
Um bom aplicativo de registro de funcionários pode ajudar você a atender melhor aos requisitos legais aplicáveis ao seu negócio.
Mas o melhor software de manutenção de registros de hoje pode agregar muito mais valor.
Os melhores aplicativos ajudam a produtividade ajudando as equipes de pequenas empresas a trabalhar de maneira mais inteligente, e não mais difícil. Dica: procure um software rápido para começar, intuitivo e fácil de usar. Procure também recursos como prompts e lembretes automáticos para maior eficiência.
Um bom aplicativo de registro de funcionários pode economizar dinheiro gerenciando riscos. Você ganha paz de espírito e dorme melhor sabendo que sua pequena empresa tem as ferramentas para atender a requisitos complexos de manutenção de registros, assim como as grandes corporações.
Aqui está outro grande benefício da tecnologia: registros eletrônicos em vez de papel. A manutenção de cópias impressas de registros de funcionários exige não apenas uma grande quantidade de espaço físico, mas também exige organização extrema. O funcionário médio desperdiça 400 horas por ano procurando documentos em papel.
A documentação eletrônica está ganhando tração sobre o papel, de acordo com a ComplyRight. Não é surpresa porque. Quando os registros são armazenados eletronicamente, as informações são consolidadas em um local e facilmente pesquisáveis. A equipe pode recuperar dados de funcionários com apenas alguns cliques.
À medida que sua empresa cresce e os registros se multiplicam, os sistemas de registros eletrônicos facilitam a organização e a recuperação de volumes crescentes de dados. Sem o empecilho do papel ineficiente, você pode dimensionar seus negócios mais rapidamente também.
Onde encontrar ajuda de manutenção de registros de funcionários
Para ver uma lista completa dos requisitos de manutenção de registros de funcionários e identificar os que se aplicam ao seu negócio, baixe gratuitamente as “Diretrizes para Retenção de Registros de Funcionários para Empregadores e Gerentes de RH” da ComplyRight.
E confira o Employee Records App do HRDirect. É gratuito e rápido para começar e simplifica o gerenciamento de registros de funcionários.
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