Então você expandiu sua pequena empresa, contratou algumas pessoas e está gerando um pouco de receita.
É preciso implementar um sistema de folha de pagamento, tenha um funcionário ou 50 funcionários. Surpreendentemente, o Census Bureau dos EUA informa que cerca de três quartos de todas as empresas americanas não têm folha de pagamento. E a maioria deles é de pequenos empresários como você.
A forma como você coloca o sistema de folha de pagamento em conjunto engloba mais do que o salário que você paga pelas primeiras contratações. Um bom sistema de folha de pagamento irá protegê-lo da ira do IRS e também pode economizar tempo e dinheiro. Pode ser um desafio, no entanto.
$config[code] not foundComo Kevin Busch, da CFOToday, diz à Small Business Trends: “Novos regulamentos tornam mais confuso a cada ano para os proprietários de pequenas empresas arquivarem os relatórios certos em tempo hábil. É uma boa ideia ter uma ajuda profissional de impostos com esses arquivos importantes. ”
Certifique-se de considerar as recomendações do Bureau do Censo dos EUA como uma regra prática e não a verdade do evangelho. Por exemplo, a Repartição aconselha que as pequenas empresas limitem as despesas com folha de pagamento a entre 15% e 30% da receita bruta (receita obtida menos o custo das mercadorias).
A verdade é que a folha de pagamento varia significativamente dependendo do tipo de negócio.
"As folhas de pagamento de varejo e manufatura podem chegar a cerca de 30%, mas a folha de pagamento para muitos setores de serviços pode atingir 50% ou mais", diz Busch. "A chave é a necessidade de entender como gerenciar a folha de pagamento para aumentar a lucratividade".
Aqui estão os registros da folha de pagamento a serem lembrados ao fazer a folha de pagamento do primeiro ano.
1. Arquivar novos relatórios de contratação a tempo
Todas as pequenas empresas que retêm imposto de renda, imposto de seguridade social ou imposto de Medicare dos contracheques de seus funcionários ou pagam sua parte dos impostos da Previdência Social ou do Medicare devem apresentar um Formulário 941, Declaração de imposto federal trimestral do empregador.
"Certifique-se de fazer os depósitos necessários para o ano", diz Busch. "Você deve ter todos os novos relatórios de contratação arquivados em tempo hábil com todas as agências governamentais adequadas."
Se não.
2. Certifique-se de que seus W-2s estão devidamente arquivados
Registre um formulário W-2 para cada funcionário ou contratado independente (incluindo o sobrinho ou outro parente que você contratou) se sua pequena empresa lhes pagar um total anual de US $ 600 ou mais (menos a retenção para impostos de renda, seguridade social ou Medicare).
3. Não subestime nada, especialmente o formulário W-3
O Formulário de Imposto W-3 é encaminhado para a Administração da Previdência Social. Ele mostra os ganhos totais, os salários do Medicare e da Previdência Social e as retenções para todos os funcionários em sua folha de pagamento em um determinado ano.
A Administração da Previdência Social exige que você a envie para eles antes do final de fevereiro.
"O W-3 é muitas vezes confuso para os pequenos empresários", observa Busch. "Isso pode exigir que você contrate um contador para cuidar disso."
4. Instrua sua equipe para atualizar seus W-4s
Os funcionários preenchem um formulário W-4 para que você saiba quanto imposto federal deve reter de seu salário.
“O cumprimento da folha de pagamento pode ser como lidar com uma Hydra, aquele monstro de nove cabeças do mito grego”, observa Busch. “Certifique-se de ter W-4s atualizados de todos os seus funcionários, incluindo aqueles que saíram durante o ano corrente.”
5. Cada funcionário deve ser autorizado a trabalhar nos EUA
A lei federal exige que você faça com que todas as pessoas contratadas nos Estados Unidos preencham um Formulário I-9, a Verificação de Elegibilidade para Emprego. Assim, você pode confirmar a identidade de cada funcionário e confirmar se está autorizado a trabalhar neste país.
“A última coisa que você quer é que uma agência federal identifique um trabalhador que está no país ilegalmente”, diz Busch.
Foto de folha de pagamento via Shutterstock
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