Você acabou de conseguir um novo cliente. Você parece estar se dando bem com eles. Você gostou de trabalhar nos primeiros projetos que eles enviaram a você. Em suma, as coisas parecem promissoras. Isso é até a hora de faturar seu cliente.
O faturamento é uma tarefa tediosa, formal e frustrante que é absolutamente essencial. Afinal, se sem faturas, você não é pago. E quando não é pago, sua empresa fica abaixo.
$config[code] not foundPior ainda? Como você pode pedir um pagamento sem parecer muito frio ou agressivo? Isso é especialmente verdadeiro ao faturar um novo cliente que não está familiarizado com seus hábitos e personalidade de faturamento.
Como faturar clientes
Você pode começar seguindo estas 10 dicas de faturamento que não apenas garantem pagamentos mais rápidos, mas também evitam irritar esse novo cliente.
1. Mantenha-o simples quando você fatura seus clientes
Embora você queira parecer o mais profissional possível, não há necessidade de tornar o faturamento mais complicado do que já é.
Por exemplo, como a maioria das pessoas não está familiarizada com o jargão de pagamento, como "net 30" ou "devida após o recebimento", use uma linguagem simples que vá direto ao ponto. Em vez disso, escrever "net 30" usa "30 dias" ou "prazo de 30 dias". Simples, direto e não pode ser mal interpretado. Elimina qualquer confusão e não faz com que o cliente sinta que está tentando fazer com que ele remova o dicionário on-line nem puxe a lã sobre os olhos.
Bônus DICA: Você pode manter as condições de pagamento simples perguntando ao novo cliente qual é o ciclo de faturamento para que você esteja na mesma página. Por exemplo, se é no primeiro dia do mês, é aí que você deve enviar sua fatura.
2. Incluir todas as informações relevantes
Sua fatura deve sempre conter as seguintes informações:
- Seu nome
- O seu ID fiscal
- Seu endereço (seu endereço físico e de e-mail)
- Seu número de telefone
- Número da fatura
- Detalhamento discriminado de serviços ou produtos prestados
- Valor total
- Data de Vencimento
A inclusão dessas informações eliminará quaisquer dúvidas ou preocupações que o cliente possa ter em relação à fatura. E, se eles tiverem uma consulta, podem entrar em contato com você facilmente, já que você forneceu todas as suas informações de contato.
3. Oferecer opções de pagamento flexíveis
Mantenha seus clientes satisfeitos e aumente a velocidade dos pagamentos, fornecendo-lhes a capacidade de pagar sua fatura com o método de pagamento de sua preferência.
A maioria das plataformas de faturamento oferece uma ampla variedade de opções de pagamento ao pagar uma fatura, como cartões de crédito, transferência eletrônica de fundos (EFT), Automated Clearing House (ACH) ou criptomoedas como bitcoin.
4. Enviar Lembretes e Atualizações Automatizadas
Não espere até que o pagamento tenha passado para entrar em contato com seus clientes. O uso de software de faturamento baseado na nuvem permite que você envie lembretes e atualizações de pagamento automatizados e amigáveis sempre que uma fatura estiver se aproximando da data de vencimento.
Dessa forma, o cliente pode ficar no topo do status de sua conta sem ser penalizado com uma taxa atrasada. Isso incentiva pagamentos no prazo, também reduz o constrangimento dos acompanhamentos.
Melhor ainda, se esse for um projeto em andamento, você pode configurar pagamentos recorrentes com o cliente para que nenhum dos dois esqueça a fatura.
5. Personalize cada uma das faturas do seu cliente
Pessoalmente, não suporto mensagens genéricas. Eles não são apenas impessoais, são incrivelmente fáceis de ignorar. Se eu me sentir assim, imagine como o seu cliente se sente quando eles abrem essa fatura branda e fria que tem pouco ou nenhum detalhe.
O envio de faturas personalizadas que incluem o nome do cliente, informações de contato, informações de pagamento solicitadas, como número do pedido, número de identificação do empregador (EIN) e um detalhamento de serviços faz com que eles se sintam VIP desde que você usou o tempo para personalizar a fatura..
Mas, você sempre pode dar um passo adiante e adicionar um pouco mais de personalização, incluindo uma nota de agradecimento escrita à mão ou incluir um link para um conteúdo que o cliente possa achar valioso para o seu próprio tipo de negócio. Por exemplo, se eles mencionaram que estão interessados em bitcoins, envie um artigo introdutório que explique essa criptomoeda.
6. Oferecer Incentivos
Esta é uma maneira simples e eficaz de motivar seu cliente a pagar a fatura dentro do prazo. Além disso, isso os torna especiais. Mesmo que seja um desconto de apenas 2% do valor total da fatura, isso é suficiente para motivar o cliente a efetuar um pagamento.
Além de oferecer um desconto, você pode incentivar seus clientes por meio de:
- Desconto de trabalhos futuros.
- Crédito da loja
- Oferecer um certificado de presente para os produtos ou serviços de um parceiro.
- Ganhos promocionais.
7. Faça com que eles se sintam valorizados
Aludimos a essa estratégia várias vezes, mas se você quiser manter seus clientes satisfeitos, faça com que eles se sintam valiosos.
Isso inclui tudo, de:
- Se eles tiveram recentemente uma promoção ou aniversário, confirme isso na seção de mensagens da fatura.
- Dê-lhes atenção pessoal.
- Sempre dizendo “por favor” e “obrigado” nas suas faturas.
- Ouvindo seus comentários ou sugestões.
- Mencionando suas ofertas atuais.
8. Não surpreenda seus clientes
Se você perceber que um trabalho exigirá mais tempo, esforço ou materiais, informe-os o mais cedo possível. Qualquer alteração no status do trabalho geralmente significa que isso aumentará o custo do projeto. Você deseja estar disponível para discutir essa alteração imediatamente com seu cliente para que ele não fique surpreso ao abrir a fatura.
Seja o mais detalhado e transparente possível durante esta discussão para evitar qualquer surpresa. Se o cliente está bem com essas mudanças, certifique-se de que você o tenha feito por escrito. Alguns clientes podem se sentir um pouco ofendidos por ter que colocar algo por escrito.
Às vezes, se você escrever as informações e elas tiverem que assinar a nova estimativa, será mais fácil para vocês dois. Quer você escreva a fatura ou inclua os custos originais e, em seguida, os custos fora do escopo.
9. Seja cristalino
Explique tudo com o cliente com antecedência e seja o mais detalhado possível nas suas faturas. Por exemplo, se você não incluir uma data de vencimento proeminente ou uma forma de pagamento preferencial, não será possível esperar que o cliente pague a fatura assim que ela for recebida. Afinal, eles não sabem quando o pagamento é esperado ou como pagá-lo.
Ser cristalino evita mal-entendidos e mantém o processo de pagamento fluindo rapidamente.
10. Nunca perca seu equilíbrio
E se você seguiu o conselho listado acima, mas o cliente perdeu a data de vencimento? Você vai ter que perseguir esse pagamento. No entanto, faça isso sem ficar com raiva - ou "arrogante".
Até que você conheça as circunstâncias, pode haver uma explicação simples do motivo pelo qual o pagamento está atrasado. A fatura foi acidentalmente perdida ou o cliente teve uma emergência familiar? Não queime essa ponte com o cliente porque você assume automaticamente que é um erro.
Novamente, o uso da automação lembrará os clientes quando um pagamento estiver se aproximando e, então, fará o “ping” do cliente até que a fatura seja paga.
Se isso não funcionar, entre em contato com o cliente ligando ou enviando um e-mail para ele e perguntando se algo está errado. Se eles são um novo cliente e não respondem, podem não entender suas formas de fazer negócios. Ainda não tire conclusões precipitadas.
Se eles são clientes, você sempre teve esse tipo de problema - as táticas podem precisar mudar. Se eles lhe devem uma quantia grande ou estão vários meses atrasados, talvez seja necessário obter algum aconselhamento jurídico. Às vezes você tem que enviar a fatura para coleções. Mas esse é um último esforço.
Enquanto perseguir pagamentos atrasados é frustrante, nunca perca o seu equilíbrio. Nunca use linguagem ameaçadora ou agressiva.
Dê ao seu cliente a chance de se explicar, seja firme, direto e direto sobre quaisquer taxas atrasadas ou implicações de perder a data de vencimento desde o início.
Republicado com permissão. Original aqui
Imagem: Due.com
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