Para muitos, ser chamado para uma reunião não é uma ocorrência bem-vinda. Em muitos locais de trabalho, os trabalhadores gastam muito tempo em reuniões que, com muita frequência, efetivamente não realizam nada. Em vez de permitir que a reunião que você realiza se misture com o restante das reuniões inúteis - e talvez até dolorosas - que os participantes tenham experimentado anteriormente, defina a sua diferença planejando e organizando efetivamente sua reunião.
$config[code] not foundDefinir metas Todas as reuniões devem ter um propósito. Antes da sua reunião, decida o que você quer realizar neste momento. Ao compor seu objetivo, escreva uma declaração concisa e facilmente compreensível, como "Para selecionar uma campanha publicitária para o quarto trimestre".
Prepare uma agenda. Liste todos os tópicos que você deseja discutir na reunião na ordem em que deseja discuti-los. Adicione mais clareza à sua agenda, colocando um tempo estimado ao lado de cada item para discutir, ajudando a garantir que você não tenha incluído muitos itens.
Compartilhe sua meta e agenda antes da reunião por e-mail. Ao compartilhar tanto o propósito da reunião como a agenda com aqueles que irão comparecer antes de sua chegada, você permite que eles se preparem mentalmente para a reunião, bem como lhes dê a oportunidade de vir preparados com papelada ou outros materiais pertinentes ao planejado. tópico.
Estabelecer papéis Selecione uma pessoa para servir como secretária e peça a essa pessoa para fazer anotações à medida que a reunião avança. Atribuir outro participante da reunião para atuar como guardião do tempo. Essa pessoa ficará de olho no relógio e ajudará a garantir que você siga o tempo planejado para cada item da agenda. Declare-se o moderador da reunião e assuma a tarefa de percorrer os itens da agenda de maneira oportuna e eficaz.
Retoque o controle da reunião se ela sair de seu alcance. Particularmente, se um participante em sua reunião tiver uma tendência a desencaminhar as reuniões, é vital que você exerça seu poder como líder da reunião e mantenha a sessão em andamento. Para fazer isso de maneira eficaz, educadamente, lembre ao indivíduo que tenta seqüestrar a reunião do motivo da reunião e peça a ele que guarde as preocupações do seu lado para discussão mais tarde.
Atribuir tarefas. À medida que você avança na discussão e decide sobre as coisas que precisam ser feitas, atribua essas tarefas no local. Também defina uma data de vencimento para a conclusão de cada tarefa, melhorando as chances de que a tarefa seja realmente executada. Peça ao indivíduo que está anotando atas da reunião para anotar essas atribuições de tarefa.
Conclua a reunião a tempo. Se você permitir que a reunião passe do ponto final agendado, você provavelmente descobrirá que muitos dos participantes verificam mentalmente o sit-down. Se você chegar ao final do tempo previsto e tiver itens ainda por discutir, envie-os para uma data posterior em respeito àqueles que deram seu tempo para participar da reunião.
Compartilhe os minutos após a reunião. Envie e-mail para as atas da reunião, juntamente com um agradecimento aos participantes por sua cooperação e dedicação com 24 horas do final da reunião. Se você atribuiu muitas tarefas durante a reunião, inclua um lembrete educado para os participantes seguirem com os itens atribuídos.
