Por muitos anos, as planilhas do Excel têm sido essenciais nos círculos profissionais e pessoais para organizar, calcular e apresentar dados.
Eles têm sido uma ferramenta universalmente funcional para uma variedade de aplicativos, como manter o controle sobre as finanças da empresa e gerenciar o estoque.
Não houve um único desenvolvimento tecnológico que tenha conseguido substituir as planilhas como um recurso fundamental para o escritório (além das atualizações contínuas do Microsoft Office e de concorrentes semelhantes, como o Google Docs), portanto, as planilhas permanecem em circulação ativa.
$config[code] not foundPara muitos usos, as planilhas ainda são valiosas, mas há uma série de ineficiências que as impedem de serem as usinas que já foram.
Razões pelas quais você deve parar de usar planilhas
Se você é um fã obstinado de planilhas, provavelmente está abalando sua cabeça com a ideia de abandoná-los. No entanto, existem algumas razões importantes pelas quais você deve reduzir sua confiança nas planilhas em geral:
1. As planilhas são vulneráveis a erros. De acordo com o ID do sistema, quase 90% de todas as planilhas possuem erros. Isso pode ser uma fórmula inadequada, um número incorreto ou formatação ineficiente que leva a interpretações erradas. Claro, isso não é culpa das planilhas inerentemente - é culpa dos humanos que as gerenciam. No entanto, vários recursos de planilhas - como a simplicidade, a maleabilidade, a falta de controles e contrapesos e a falta de comunicação - facilitam as pessoas a cometer esses erros. Como as planilhas costumam ser usadas para informações valiosas ou confidenciais, até mesmo um único erro pode ser oneroso aqui, por isso não vale o risco.
2. Não há regras claras de formatação. O Excel oferece muitas opções quando se trata de formatar células, linhas, colunas e até mesmo como os números e dados são apresentados na planilha. Na superfície, isso parece um ótimo recurso - mas esse grande número de opções significa que não há uma regra clara sobre o que é "certo" ou "errado" para aplicativos específicos. Existem alguns modelos disponíveis no Excel, mas, novamente, não há formatação padrão que todos os seus funcionários, parceiros e clientes possam seguir. A formatação que faz sentido para você pode não fazer sentido para os outros, levando a confusão e problemas de compatibilidade quando você tenta se comunicar dados para outra parte.
3. É muito genérico para ser relevante para a maioria das tarefas. O poder das planilhas é sua versatilidade - mas isso também pode ser uma fraqueza. As planilhas são uma espécie de "pau para toda obra, sem mestre". Elas são decentes em se apresentar em vários aplicativos diferentes, mas não são a solução ideal para nenhuma função específica. Devido à diversidade de ferramentas tecnológicas projetadas especificamente para funções individuais, as planilhas são superadas em praticamente todos os aplicativos em que você pode pensar. É como ir a um restaurante de especialidades, em vez de oferecer um pouco de cada culinária - essa especialização torna o produto final superior.
4. Apenas uma pessoa pode usar uma planilha por vez. Esta é uma fraqueza sutil, mas forte das planilhas. Apenas uma pessoa pode trabalhar em uma planilha em um determinado momento. Mesmo em opções de planilhas baseadas em nuvem, geralmente, apenas uma pessoa pode fazer edições ativas, enquanto as outras trabalham com uma cópia somente para exibição. Isso torna extremamente difícil para sua equipe manter uma comunicação ativa e contínua ou colaborar em um único produto acabado. Em nosso mundo moderno, com funcionários remotos e tecnologia mais sofisticada, você precisa de mais soluções para facilitar o gerenciamento colaborativo.
5. Atualizações em tempo real são impossíveis. De acordo com a Forrester Research, o fluxo de dados em tempo real e as atualizações são algumas das tecnologias mais importantes em ascensão no varejo (assim como em vários outros setores). Com o volume de informações disponíveis e a escalada das demandas dos usuários, coisas como rastreamento de inventário e dados de clientes avançam em direção ao streaming em tempo real para fornecer informações mais rápidas e mais precisas. As planilhas não são compatíveis com atualizações em tempo real, elas não podem ser integradas em nenhum outro sistema para atualização automática e, como já vimos, apenas um usuário pode fazer alterações de cada vez. Atualizações em tempo real são muito mais valiosas.
O que usar em vez disso
Por isso, há muitos bons motivos para parar de usar planilhas, mas isso não faz com que suas necessidades desapareçam. Você ainda precisa rastrear o inventário. Você ainda precisa relatar finanças e as chances são de que você precise de uma maneira fácil de fazer a transição de seus materiais antigos para um novo sistema. O que poderia tomar o lugar das planilhas?
A resposta simples é um software especializado. Existem milhares de tipos de software de rastreamento e gerenciamento por aí, alguns dos quais abrangem muitas necessidades em geral (como software de colaboração de equipe) e alguns deles se restringem a um nicho focalizado (como software de contabilidade). Sua melhor opção é escolher um conjunto de serviços de software, à la carte, que melhor atenda às necessidades específicas de sua empresa. Não existe uma solução única para todos (por isso, as planilhas estão se tornando obsoletas), por isso, compre e considere suas opções com cuidado.
Foto de planilha via Shutterstock
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