Quais são as habilidades para deveres de escritório geral?

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Anonim

Se você está procurando um emprego de escritório, pode não ter certeza do que os empregadores querem dizer quando solicitam habilidades gerais de escritório. Embora cada local de trabalho seja único, há tarefas comuns que se espera que a ajuda geral do escritório desempenhe. Quanto mais habilidades você puder oferecer a um possível empregador, maiores serão suas chances de obter o emprego desejado. Quer o cargo seja assistente geral de escritório, funcionário geral de escritório ou empregado de escritório em geral, aqui estão algumas das habilidades que os empregadores mais frequentemente procuram no desempenho de tarefas gerais de escritório:

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Digitando

Os empregadores geralmente esperam que você digite pelo menos 60 palavras por minuto (ppm). Se você está acostumado a enviar mensagens para seus amigos usando seus polegares e um smartphone, a ideia de usar todos os 10 dedos e um teclado de tamanho normal pode parecer assustadora. Se você aprendeu a digitar na escola, pode aumentar sua velocidade com alguma prática. Abra um artigo de revista ou um livro e copie o que você leu. Envie e-mails para familiares e amigos para praticar a digitação de frases completas e a revisão de seu trabalho. Os atalhos e abreviaturas que você usa quando se comunica casualmente com amigos não são aceitáveis ​​para correspondência comercial.

Mesmo que você nunca tenha aprendido a digitar, você pode aprender sozinho através de um dos tutoriais gratuitos que estão disponíveis online. Depois de aprender onde colocar os dedos, tudo se resume a praticar o máximo possível para melhorar sua velocidade e precisão.

Entrada de dados

Pense na entrada de dados como digitando em um teclado numérico. O teclado, também chamado de teclado numérico, numérico ou 10 teclas, é uma seção de um teclado de computador padrão. Geralmente posicionado à direita das teclas alfanuméricas, parece uma calculadora. Quando você é proficiente com o teclado numérico, você verá que é muito mais rápido e eficiente para digitar números do que a linha de teclas acima do alfabeto.

Para começar, confira alguns dos tutoriais gratuitos on-line. A precisão é extremamente importante, já que números e seqüências numéricas são únicos. Não há verificação ortográfica ou autocorreção, portanto, você precisa ter certeza de inserir informações corretamente todas as vezes.

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Arquivamento

A apresentação é mais do que apenas conhecer seus ABCs.A maioria das pessoas pode reconhecer facilmente a letra inicial em um nome de arquivo e ver que "cavalo" vai antes de "iglu". Pode ser um pouco mais complicado quando você tem que olhar para a segunda ou terceira letra quando as letras iniciais são as mesmas. Por exemplo, "horse" vem depois de "handy" porque "o" vem depois de "a". Como tanto "cavalo" quanto "casa" têm as mesmas letras primeira e segunda, você precisa olhar para a terceira letra. "Cavalo" vem antes de "casa" porque "r" vem antes de "u".

Antes de a tecnologia ser comum nas configurações do escritório, o arquivamento significava o gerenciamento de documentos em papel. Agora, o arquivamento também pode incluir o armazenamento e a recuperação de documentos digitais.

telefone

Você precisa colocar um sorriso no rosto para falar com os clientes no telefone? A resposta é sim porque o seu sorriso vem através da sua voz quando você fala. Embora seja importante saber como transferir chamadas e colocar chamadas em espera, o componente mais importante das habilidades do telefone é a capacidade de ser agradável e permanecer calmo, mesmo quando o interlocutor está frustrado, impaciente ou simplesmente rude. Como a pessoa que atende o telefone, você pode ser o contato inicial de um cliente com a empresa. A primeira impressão que você faz é a que vai manter os clientes voltando.

Microsoft Office

O Microsoft Office é um conjunto de programas de software projetados para vários tipos de gerenciamento de dados. Os três mais usados ​​são Word, Excel e Outlook. Word é um programa de processamento de texto, usado para criar documentos como cartas, panfletos, folhetos, memorandos e outras formas de materiais escritos. O Excel é um programa de planilhas para uma variedade de aplicativos, como gerenciamento de inventário, criação de agendamentos de trabalho de funcionários e rastreamento de despesas. O Outlook é usado para email, mantendo calendários individuais e de grupo, gerenciando tarefas e algumas outras funções organizacionais. Tal como acontece com a digitação e entrada de dados, existem muitos tutoriais disponíveis on-line para ajudá-lo a aprender o software. Se você precisar aprofundar-se, muitas faculdades e programas de extensão da comunidade oferecem cursos não relacionados ao crédito para o Microsoft Office que você pode concluir em algumas noites.

Máquinas de escritório

Máquinas de escritório incluem computadores, copiadoras, telefones multilinha, máquinas de fax, trituradores e medidores de postagem. As operações básicas de cada tipo de máquina podem variar de acordo com a marca e o modelo da máquina. Não se espera que você faça grandes reparos, mas os trabalhadores de escritório em geral são frequentemente responsáveis ​​pela manutenção de rotina, como a substituição de papel e tinta nas máquinas que os utilizam.

Habilidades interpessoais

Habilidades macias podem ser difíceis de quantificar, mas são essenciais no mundo dos negócios. Considere as seguintes habilidades e como elas podem ser ativos para um empregador:

  • Adaptabilidade
  • Colaboração
  • Liderança
  • Gestão
  • Multitarefa
  • Priorizando
  • Solução de problemas
  • Trabalho em equipe
  • Gerenciamento de tempo

De acordo com Robert Half, uma empresa internacional de recursos humanos, a evidência de soft skills pode fazer pender a balança a seu favor quando suas habilidades e experiência são comparáveis ​​às de outros candidatos. Alguns gerentes de contratação dizem que soft skills são ainda mais importantes. Habilidades técnicas são ensinadas facilmente. É muito mais difícil ensinar habilidades interpessoais e de tomada de decisão. Ao escrever seu currículo ou falar sobre si mesmo em uma entrevista de emprego, destaque suas habilidades pessoais usando frases como estas:

  • "Juggled com sucesso vários projetos e prazos"
  • "Liderei uma equipe de 3 pessoas que simplificou o processo de inscrição e o gerenciamento dos documentos de acompanhamento"
  • "Calmamente priorizou vários projetos em um ambiente acelerado"
  • "Projetos sempre concluídos a tempo ou antes do prazo"
  • "Consistentemente seguido através de compromissos de trabalho, levando a uma promoção e maior responsabilidade"
  • "Implementado novo sistema para reduzir o tempo de depósito em 20%"

Requisitos de Educação

Não há requisitos de educação formal para uma posição geral de escritório. Muitas pessoas entram no campo com um diploma do ensino médio. Dependendo do empregador, pode ser necessária alguma faculdade ou até mesmo um diploma. Os empregadores querem saber que você pode fazer o trabalho. Para a maioria, suas habilidades e qualificações administrativas são mais importantes que um grau específico. Toda organização tem seus próprios propósitos e procedimentos. Além de suas habilidades básicas, você aprenderá o que precisa saber quando estiver no trabalho.

Ambiente de trabalho

Trabalhadores de escritório geral são encontrados em uma variedade de configurações, de pequenas empresas a grandes corporações. A ajuda do escritório geral é necessária em praticamente qualquer indústria em que você possa pensar, incluindo instituições acadêmicas, instituições de saúde, agências governamentais, empresas com fins lucrativos e organizações sem fins lucrativos. A maioria dos trabalhadores de escritório em geral são mulheres. Cerca de um em cada quatro trabalham a tempo parcial.

Salário e Job Outlook

O salário médio para um funcionário de escritório geral é de US $ 15,14 por hora ou US $ 31.500 por ano. A remuneração média é a figura em que metade da profissão ganha mais e metade ganha menos. Os salários variam muito dependendo do empregador, da localização geográfica, dos anos de experiência e educação e das habilidades. O Bureau de Estatísticas do Trabalho dos EUA prevê pouco ou nenhum crescimento de emprego para trabalhadores de escritório em geral até 2026. Isso não significa que você não consegue encontrar um emprego. Significa apenas que muitos novos empregos não serão criados. A tecnologia aumentou a eficiência dos funcionários de escritório, portanto, não são necessárias tantas pessoas como nas gerações passadas. Ainda assim, novos funcionários de escritório em geral são necessários para aqueles que se aposentam ou deixam seus empregos por outras razões.

Obtendo um emprego de escritório com pouca ou nenhuma experiência de trabalho

O trabalhador de escritório geral é muitas vezes uma posição de nível de entrada. É um bom lugar para começar, se você está entrando no mercado de trabalho pela primeira vez ou após uma ausência prolongada. Também é um bom lugar para começar se você estiver mudando de campo e não tiver o tipo de experiência que se aplica diretamente a outros trabalhos. Mesmo com pouca ou nenhuma experiência, no entanto, os possíveis empregadores querem saber que você pode lidar com os deveres e responsabilidades do funcionário do escritório que o trabalho exige.

Chame a atenção de um possível empregador com um currículo que destaque as habilidades que você possui. Há muitos bons exemplos online. Inclua conquistas do ensino médio se você for um graduado recente. Se você fez um estágio ou fez algum trabalho voluntário significativo, inclua-o. Liste os cursos concluídos e os certificados obtidos se eles estiverem relacionados diretamente ao trabalho para o qual você está se candidatando. Caso contrário, não insira seu currículo com informações desnecessárias para tentar preencher a página. Uma aula em "Introdução aos computadores" é relevante para quase qualquer cargo geral. Uma aula em "Basic Dog Obedience" não melhora o seu currículo, a menos que você esteja se candidatando a um emprego em um consultório veterinário ou instalação de cuidados com animais. No entanto, se você é certificado em primeiros socorros ou ressuscitação cardiopulmonar (CPR), você pode listá-los. Essas habilidades são um ativo para um empregador, não importa o negócio ou a indústria.

Examine cuidadosamente a lista de trabalho de um empregador e tente combinar cada requisito com uma demonstração de seu conhecimento ou habilidade. Use frases como "Digite com precisão a uma velocidade de 60 wpm" ou "Certificado recebido no Microsoft Word pelo ABC Community College".

Pregando a entrevista de emprego

O objetivo de um currículo não é conseguir um emprego para você. É conseguir uma entrevista de emprego. O currículo chama a atenção de um potencial empregador. Quando você fala com essa pessoa cara a cara, você tem a oportunidade de destacar suas qualificações. Também é sua oportunidade de fazer perguntas sobre a posição e a empresa. Como o empregador determina se você estará certo para o trabalho, você deve determinar se o trabalho é certo para você.

Vista-se de maneira limpa e conservadora para a entrevista. Você quer que um possível empregador se concentre em suas habilidades e qualificações, não em uma aparência que seja mais adequada para a noite ou uma noite no seu clube favorito. O vestuário aceitável para uma entrevista pode variar de acordo com a localização geográfica e o empregador. Se você estiver trabalhando com uma agência de emprego ou um consultor de carreira, verifique com eles o que é apropriado. Em geral, estilos simples e modestos em cores neutras, como azul marinho e cinza, são os melhores.

Na noite anterior à sua entrevista, certifique-se de que sua roupa esteja limpa e prensada e que não tenha botões faltando ou costuras separadas. Verifique também os seus sapatos para se certificar de que estão limpos e adequados aos negócios. No dia da entrevista, o cabelo deve estar limpo e penteado longe do rosto. Mantenha jóias ao mínimo. Depois de conseguir o emprego, você provavelmente terá alguma flexibilidade no código de vestimenta de uma empresa para mostrar seu estilo. Para a entrevista de emprego, no entanto, você quer que o foco esteja em suas habilidades, não em suas roupas.

Olhando para o futuro

Um trabalho como auxiliar de escritório geral pode levar a outros cargos e salários mais altos. Com experiência, você pode ser promovido dentro da empresa. Você pode achar que está qualificado para ser um gerente com responsabilidades de supervisão sobre um ou mais funcionários de escritório em geral. Embora a tecnologia tenha mudado a natureza do trabalho de escritório, muitas organizações ainda dependem de trabalhadores de escritório gerais qualificados para garantir que os negócios funcionem sem problemas. Os funcionários gerais de escritório são funcionários de apoio essenciais que permitem que outros funcionários façam seu trabalho.