Quase dois terços, ou 64%, das pequenas empresas não conseguem acompanhar o custo de seus dispositivos de impressão nem rastrear seu uso. E se você não conseguir rastrear essas estatísticas básicas em seu negócio, não saberá quanto está sendo desperdiçado.
O relatório Como otimizar seu orçamento de TI com o Gerenciamento de documentos mais inteligente (PDF) e a pesquisa O estado do gerenciamento de documentos SMB da Xerox (NYSE: XRX) fornece ideias e soluções valiosas para impressão em um mundo digital.
$config[code] not foundBenefícios de monitorar sua impressora
A pesquisa
A pesquisa foi realizada nos EUA, França, Alemanha e Reino Unido, com mais de 1.000 empresas de pequeno e médio porte participando. O objetivo era descobrir como essas empresas gerenciavam documentos impressos e documentos. A divisão do uso da impressora representa o que está ocorrendo nas pequenas empresas. Dos negócios entrevistados, 56% relataram faturamento e faturas como processo intensivo de papel na organização, 53% disseram que os relatórios financeiros e de negócios eram similarmente intensivos em papel e 51% disseram que formulários de RH e arquivos de funcionários estavam saindo de suas impressoras em grande número.
Quarenta e sete por cento reclamaram que os funcionários que imprimiam e-mails somavam uma parte considerável do uso da impressora, e a mesma porcentagem alegava que as assinaturas legais eram um grande desperdício no uso de papel e de impressoras. Pouco mais de 40% das empresas relataram a compra de aprovações, materiais de marketing e cotações de clientes que ocupavam uma boa quantidade de papel e recursos de impressão.
Para pequenas empresas médicas, jurídicas, arquitetônicas e de design, a impressão pode ser muito maior do que a pesquisa mostrou. E, muitas vezes, essas empresas não têm um provedor de serviços de impressão gerenciados para cuidar dessa tarefa que exige muito trabalho.
Outra estatística gritante da pesquisa foi a quantidade de tempo desperdiçado com processos envolvidos na impressão? Esperar por trabalhos na impressora, ficar sem suprimentos ou ir a lojas de impressoras para pegar documentos é muito mais demorado. O custo, claro, pode não ser visível, mas está lá.
A Xerox diz que nos EUA o tempo de espera por um documento em uma empresa com uma impressora central compartilhada é de cerca de três minutos para cada funcionário. Isso sai para 13 horas por ano por funcionário. Assim, até mesmo uma pequena empresa com 10 funcionários pode experimentar 130 horas de tempo perdido.
O relatório
O relatório "Como otimizar seu orçamento de TI com gerenciamento de documentos mais inteligente" tem soluções que as pequenas empresas podem implantar para evitar os problemas destacados pela pesquisa.
A primeira é encontrar um parceiro dos Serviços de Impressão Gerenciada para ajudá-los a gerenciar o uso da impressora com mais eficiência. Em um post no blog oficial da Xerox, Lisa Graham, Gerente de Marketing do Xerox Channel, escreve sobre a necessidade de as empresas se tornarem mais proativas na avaliação do uso da impressora. “As avaliações de impressão podem identificar rapidamente economias de custo e melhorias de eficiência”, explica Graham.
Tudo, desde documentos abandonados em bandejas de impressoras até compra de suprimentos, impressão desnecessária em cores e outras ineficiências estão custando caro.
Com a digitalização transformando quase todas as partes do seu negócio, um confiável Managed Print Services ou outro parceiro pode incorporar digitalização, fluxo de trabalho de documentos, impressão móvel, tecnologia de nuvem e segurança.
Como uma questão separada, mas relacionada, o relatório indica que 90% das empresas foram violadas devido à impressão não segura.
Conclusão
No final do relatório, a Xerox recomenda que empresas de todos os tamanhos encontrem o parceiro certo dos Serviços de Impressão Gerenciada, mas isso pode não ser possível para pequenas empresas. O relatório fornece informações valiosas para aqueles que não podem contratar esses serviços também.
Ao escolher as impressoras mais recentes com soluções de rastreamento e monitoramento, implementar práticas recomendadas com boa governança e educar sua força de trabalho, você pode gerenciar com eficácia os problemas associados ao uso não regulamentado da impressora. Algumas soluções incluem a padronização de configurações para que todas as cópias sejam em preto e branco, integrando-se a fluxos de trabalho em nuvem e móveis, automatizando fluxos de trabalho e coordenando a compra de suprimentos.
Imagem: Xerox
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