Assistentes administrativos e outros funcionários do escritório precisarão de certas habilidades básicas de escritório para manter uma carreira de sucesso. Alguns empregadores oferecem treinamento no trabalho, mas a maioria dos cargos que envolvem trabalho administrativo requer experiência anterior na execução de tarefas de escritório. Escolas secundárias, escolas técnicas, escolas vocacionais e programas de ensino à distância oferecem cursos de treinamento dedicados a habilidades básicas de escritório.
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O treinamento básico de escritório deve incluir lições sobre como usar um sistema básico de telefone multilinha. Os formandos precisam entender como atender chamadas de maneira agradável e profissional, como colocar os clientes em espera, como transferir chamadas para outros locais dentro do escritório, como facilitar as chamadas em conferência e como acessar o correio de voz para mensagens da empresa.
Habilidades de computador
Usar o computador é uma das habilidades básicas de escritório mais importantes. O treinamento deve incluir como ligar e desligar o computador, como usar o mouse, como maximizar e minimizar telas, além de como acessar e alterar as configurações do computador. Os formandos devem receber lições sobre como criar um documento básico e enviá-lo para a impressora. Eles também devem aprender habilidades básicas de digitação e aumentar a velocidade de digitação. Algumas empresas usam computadores para digitalizar e enviar documentos importantes por fax; os estagiários de escritório devem aprender como fazer isso, bem como solucionar problemas que possam surgir e solucionar problemas simples relacionados ao computador.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingInternet e programas de computador
Saber usar a internet e outros programas de computador comuns são habilidades inestimáveis no escritório. O treinamento deve incluir como pesquisar bancos de dados da Internet, como o Google e o Yahoo, e como acessar e usar o email. Algumas empresas modernas usam sites de redes sociais para fins de correspondência, propaganda e marketing; O treinamento em habilidades básicas de escritório deve incluir um tutorial em sites como o Facebook e o Twitter. O treinamento também deve incluir lições em sistemas operacionais como o Windows, bem como habilidades na criação de documentos via Microsoft Word, criação de planilhas e manutenção via Microsoft Excel, correspondência entre escritórios com o Microsoft Outlook, instruções sobre como montar apresentações básicas com o Power Point. e contabilidade básica e contabilidade com Quickbooks.
Adição de dez chaves
Habilidades básicas de escritório geralmente incluem pequena quantidade de contabilidade. Os formandos devem receber instruções sobre o uso de uma máquina de somar de dez chaves para faturamento e cálculo de fatos e números da empresa.
Arquivamento
A organização é uma habilidade fundamental do escritório. Os funcionários de escritório precisam de treinamento sobre como categorizar e classificar em ordem alfabética os documentos do escritório, bem como como restaurar a ordem para sistemas de arquivamento desatualizados.
