O mundo dos negócios parece girar em um eixo de reuniões - mas nem todas as reuniões são produtivas. Invista tempo planejando uma sessão produtiva para garantir que suas reuniões façam o trabalho. Pense cuidadosamente no que você precisa realizar e em quem deve participar.
Determinar objetivo e público
Definir um objetivo para a reunião e torná-lo breve e claramente indicado. Por exemplo, crie uma pequena lista de marcadores descrevendo metas específicas. O objetivo da sua reunião pode ser comunicar informações importantes, tomar decisões, resolver problemas ou atribuir ações. Um objetivo conciso e objetivo ajuda o organizador da reunião a determinar quem deve participar da reunião. Crie uma lista de convidados alinhando cada meta com os membros da equipe cuja presença tornará possível atingir a meta.
$config[code] not foundDefinir a agenda
Defina a agenda da reunião com base em cada meta no objetivo. Se um objetivo for comunicar o início de um projeto, defina um item da agenda que identifique quem apresentará essas informações e como as informações serão compartilhadas, como por exemplo, a apresentação do PowerPoint. Se o objetivo é atribuir ações, defina um item da agenda que descreva como as atribuições serão feitas. Cada meta deve ter um ou mais itens da agenda alinhados diretamente com ela.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingSelecione a data e hora
Selecione uma data e hora da reunião com base na disponibilidade do líder da reunião e dos convidados mais importantes. Quanto maior a lista de convidados, mais difícil é encontrar um dia e uma hora em que todos estejam disponíveis. Aceite um horário que combine com o maior número de agendamentos possível. Antes de acertar a hora, pense nos fusos horários. Se alguns convidados participarem por telefone ou pela Internet, considere seus horários de trabalho e os seus. 13h A reunião no Eastern Standard Time é uma reunião de hora do almoço no Horário Padrão Central. Essa mesma reunião é às 2 da manhã em Tóquio.
Escolha o local
Encontre uma sala de conferências que permita alcançar todos os itens da agenda. Escolha um quarto grande ou pequeno o suficiente para caber confortavelmente o número de pessoas esperadas para participar. Uma sala com capacidade para 40 pessoas é uma má escolha para uma reunião com 10 pessoas. Da mesma forma, você não quer uma multidão apertando tão apertado que é necessário trazer cadeiras extras.
Providenciar Materiais e Incidentes
Se as apresentações forem esperadas, verifique se a sala está equipada com um projetor. Se não, faça arranjos para trazer um projetor com você - também certifique-se de ter algo para projetar, como uma tela ou uma parede branca. Não se esqueça de considerar a disponibilidade de outros incidentes, como quadros brancos com marcadores de apagar a seco, flip charts e telefones com viva-voz para participantes fora do local. Para reuniões de várias horas, providencie alimentos e bebidas para que os participantes fiquem focados no tópico e não no estômago.
Notificar Convidados
Notifique os convidados dos objetivos da reunião, data, hora e local com bastante antecedência para que eles possam se preparar adequadamente. Na maioria dos casos, o aviso de pelo menos uma semana é preferível. Use o software de agenda do local de trabalho para enviar um compromisso de reunião a todos os convidados. Muitos programas alertam os convidados alguns minutos ou alguns dias antes da reunião ou personalizam os alertas de acordo com suas necessidades.
