Se houvesse uma única palavra para descrever como as pequenas e médias empresas mudaram na última década, essa palavra provavelmente seria "tecnologia".
Em um período relativamente curto, a tecnologia capacitou empresas menores a:
- Vá de empresas principalmente locais, para explorar mercados globais.
- Operar com trabalhadores remotos e distribuídos, reduzindo a sobrecarga de escritório.
- Obtenha mais produtividade com automação.
- Servir clientes melhor através da tecnologia.
- Nivelar o campo de jogo quando se trata de competir com entidades maiores.
- Unte os proprietários e a equipe de nossas mesas, integrando melhor o trabalho e a vida.
Como sua empresa se compara às pequenas empresas do século 21 de hoje? Dê uma olhada nas pequenas empresas atuais e em suas práticas recomendadas para ver como você se compara. As pequenas empresas de hoje seguem estas cinco práticas recomendadas:
Prática recomendada 1: compartilhar arquivos na nuvem
Não é mais necessário que seus arquivos mais importantes, sejam fotos ou vídeos, precisem ser armazenados em seu disco rígido ou em um servidor no site. Ou (horror) em armários de papel.
Vamos apenas pegar um cenário. Imagine fazer uma apresentação ao cliente. No passado, você teria que baixar a apresentação e levá-la com você. Se você esqueceu ou precisou de alterações de última hora, um assistente possivelmente teve que enviar o arquivo por e-mail para você na estrada. No passado, perdi mais tempo apenas tentando coordenar apresentações enquanto viajava do que me lembro.
Hoje é muito mais fácil. É apenas uma questão de extrair arquivos da nuvem, esteja você em uma conferência ou na sede do seu cliente em uma cidade distante.
No entanto, compartilhar arquivos na nuvem é mais do que conveniência durante a viagem. As pequenas empresas de hoje operam escritórios virtuais usando ferramentas de nuvem para permitir a colaboração com parceiros e funcionários em todo o país e em todo o mundo.
E você nunca precisa se preocupar com uma falha de hardware que causa um desastre se você armazenou todos os arquivos e dados na nuvem. Foi lá, feito isso - e passar horas tentando recuperar arquivos perdidos nunca é bonito.
Existem várias ferramentas para ajudar hoje. Por exemplo, o Microsoft OneDrive permite que você sincronize e armazene arquivos, para que eles possam ser acessados de qualquer navegador ou dispositivo móvel. Melhor ainda, você pode configurar computadores para salvar tudo no OneDrive por padrão, para que você e sua equipe nunca precisem transferir manualmente qualquer coisa para a nuvem.
Isso significa que você pode compartilhar e colaborar de qualquer lugar. O Office 365 permite que você crie redes virtuais de até 300 usuários que podem compartilhar arquivos por meio de versões da Web do Outlook, Word, Excel e PowerPoint.
Se sua empresa precisa crescer rapidamente, você pode dimensionar de maneira barata pelo SharePoint no Microsoft Azure.
Melhor Prática 2: Amplifique o Poder do Trabalho em Equipe através da Colaboração
A tecnologia também possibilitou que os funcionários colaborassem de qualquer lugar. Surgiu um escritório verdadeiramente virtual, cujos funcionários não precisam mais estar na mesma cidade ou mesmo no mesmo continente.
Existem muitas ferramentas técnicas que podem permitir que você, seus parceiros e funcionários coautuem no Word, PowerPoint e OneNote, por exemplo.
O Skype for Business permite que você receba insumos e realize reuniões por meio de mensagens instantâneas, compartilhamento de tela, conversa ou bate-papo por vídeo. Aqui no Small Business Trends, toda a nossa equipe confia no Skype para colaborar. Por exemplo, realizamos nossas reuniões da Equipe Executiva via Skype enquanto assistimos a relatórios de reuniões em documentos compartilhados na nuvem. Além disso, usamos o Skype para manter contato com freelancers e parceiros, porque é tão onipresente que quase todos que encontramos tem um Skype ID.
Tem documentos com algumas informações que você precisa compartilhar e algumas informações que você não deseja compartilhar? O Microsoft GigJam fornece uma maneira inovadora de compartilhar as informações certas com as pessoas certas em tempo real.
Melhor Prática 3: Tornar o Núcleo de Segurança nas Operações
Na era da internet, a segurança de dados é tão importante quanto a segurança física de seus escritórios.
Existe uma variedade de ferramentas para manter seus dados comerciais seguros em um mundo de malware, phishing, esquemas de redirecionamento de arquivos de host e muito mais. A coisa mais importante que a pequena empresa moderna faz é integrar a segurança tão profundamente às operações diárias, que você e seus funcionários não a tratam como um evento especial. A segurança da computação simplesmente existe em todos os níveis, o tempo todo.
A proteção de dados é incorporada com o Enterprise Data Protection e o Office 365 Mobile Device Management para todos os dispositivos - até mesmo para situações “traga seu próprio dispositivo”.
Você pode acessar com segurança o conteúdo em qualquer lugar com a autenticação multifator para quando estiver longe da rede corporativa. As atualizações de segurança do Office 365 são fornecidas mensalmente para garantir a segurança dos seus dados.
Ah, e não se esqueça da proteção antivírus gratuita do Windows Defender que está integrada à proteção de login de varredura facial do Windows 10 e do Windows Hello para cada trabalhador.
Melhor Prática 4: Alavancar o Poder da IA
A tecnologia se uniu ao mundo dos negócios como mais que uma ferramenta. Hoje, a tecnologia na forma de inteligência artificial opera quase como um trabalhador humano.
A assistência virtual pode ser ativada a partir de um computador ou dispositivo móvel e fornecer informações vitais na fração do tempo necessário para fazer a pesquisa ou atribuí-la a um membro da equipe.
A Cortana, por exemplo, pode gerenciar sua agenda e lhe dar lembretes de compromissos, rastrear pacotes, equipes, interesses e voos. A Cortana pode enviar e-mails e textos, criar e gerenciar listas e abrir qualquer aplicativo no seu sistema.
Outra iteração dessa tecnologia inteligente - bots - pode responder às perguntas simples dos clientes e fornecer informações vitais para fornecer melhor atendimento ao cliente.
Por meio do Microsoft Bot Framework, você pode criar seus próprios bots para interagir com usuários e clientes do sistema por meio de mensagens de texto, Skype, site ou email do Office 365.
Melhor Prática 5: Trabalhe On-the-Go ou Remotamente
Trabalhar remotamente traz muitos benefícios.
Há menos tempo desperdiçado nos deslocamentos e menos estresse. Além disso, os funcionários que trabalham em casa costumam ser mais felizes, mais conectados ao trabalho e mais produtivos quando recebem a opção.
A tecnologia facilita a conexão.
Por exemplo, toda a minha empresa funciona virtualmente. Todos na Small Business Trends trabalham em seu escritório em casa. Sem arquivos compartilhados, ferramentas de colaboração e uma variedade de dispositivos móveis, não poderíamos operar.
Também há benefícios comerciais difíceis. Ao alavancar a tecnologia para operar virtualmente, minha empresa conseguiu maximizar a lucratividade e autofinanciar nosso crescimento, porque a sobrecarga é baixa.
Além disso, nossos funcionários fazem trabalhos se encaixam em nossas vidas - e não o contrário. Nós não estamos amarrados em nossas mesas. Se precisarmos de acesso a um arquivo, podemos acessá-lo em nossos dispositivos móveis, onde quer que estejamos. Somos livres para viajar ou simplesmente fazer recados para manter o corpo e a alma juntos.
Espero ter dado a você um gostinho para o SMB moderno, incluindo cinco práticas recomendadas. O que é importante perceber é que a Microsoft pode ser sua parceira para transformar seu negócio no SMB moderno e adotar totalmente essas práticas recomendadas. É por isso que tenho o prazer de ser um Microsoft Small Business Ambassador, porque usei o poder da tecnologia para administrar meu negócio no mundo atual de maneira econômica e eficiente. E a Microsoft tem sido essencial para isso.
No momento da redação deste artigo, Anita Campbell está participando do programa Microsoft Small Business Ambassador.
Modern Business Person Foto via Shutterstock
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