As atas da reunião de uma associação ou organização são o registro oficial da ação tomada pelo conselho de administração do grupo, mas não pretendem ser uma transcrição completa. Muitos detalhes podem apresentar uma imagem confusa do que uma reunião realizou e convida a interpretações erradas. A chave para redigir atas de reuniões apropriadas é ser conciso e preciso e seguir as práticas padrão.
$config[code] not foundComece os minutos com o nome da organização e registre a data e a localização da reunião. As atas devem indicar a presença de todos os membros do conselho, a presença de um quórum e a hora em que a reunião foi convocada. O secretário também deve registrar o horário em que os membros do conselho chegam atrasados ou saem cedo para ter um registro claro de quem estava presente quando algum dos votos foi recebido.
Siga a agenda para marcar os itens que aparecerem primeiro, como correções e acréscimos às atas da reunião anterior, aceitação do relatório do tesoureiro ou apresentação de relatórios do comitê que não requeiram nenhuma ação adicional. Para relatórios escritos, como uma atualização do tesoureiro, simplesmente anexe o relatório aos minutos. Para relatórios orais, resumir brevemente.
Registre a essência de qual ação uma comissão toma, mas não um diálogo de discussão entre os membros da diretoria. Quando uma moção for feita, registre quem fez a moção e quem secundou, e o resultado da votação. Observe outras ações tomadas na reunião que não estão sujeitas a votação, como o presidente do conselho diretor que atribui tarefas para um evento de associação, membros do conselho que se oferecem como voluntários para a participação no comitê e discussões sobre atividades futuras. A ata deve incluir um resumo conciso de qualquer outra discussão.
Resuma as questões levantadas no item da agenda para "Novos Negócios". Embora o novo negócio possa ser qualquer coisa, as atas devem refletir principalmente o assunto levantado, quem o levantou e qualquer diretiva do presidente ou do conselho para abordar a questão ou afim disso."
Termine os minutos com a data, hora e local da próxima reunião. Registre as atas de acordo com as instruções da presidente da diretoria ou do presidente, como on-line ou em um gabinete de arquivos designado.
