Memos - abreviação de memorando - são quase o mesmo que letras. A principal diferença entre eles é que as cartas transmitem informações para pessoas de fora de uma organização, enquanto os memorandos geralmente são escritos para pessoas do lado de dentro. Outra diferença entre cartas e memorandos é o formato. Uma carta usa uma saudação ("Dear Madam") e um próximo ("Sincerely"); um memorando não. Um memorando sempre contém uma linha de assunto. Os memorandos podem ser formais ou informais, dependendo de quem os lerá.
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Liste os pontos que você precisa fazer no memorando e anote as informações necessárias para apoiar esses pontos. Inclua informações básicas necessárias para dar ao tópico um contexto.
Encomende a informação. Se o tópico for complexo, desagradável ou controverso, o contexto de fundo provavelmente deve ser o primeiro. Caso contrário, comece com a ideia principal.
Verifique se você não deixou de dar suporte ou informações principais.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingReúna os documentos de suporte que você precisará para referência enquanto escreve seu memorando.
Formatar o memorando
Verifique se sua empresa tem um formato preferido para memorandos entre escritórios. Algumas empresas ainda têm formulários de memorando pré-impressos. Use o formato preferido ou pré-impresso, se houver um disponível.
Defina as margens, deixando pelo menos um espaço de 1 1/2 polegada na parte superior e inferior e um espaço de 1 polegada em cada lado. O conteúdo do memorando deve estar centrado na página; Se a nota for muito curta, as margens superior e lateral devem ser aumentadas.
Defina o estilo do documento de processamento de texto para o formato de bloco: alinhado à esquerda, espaçamento simples, com um espaço entre os parágrafos.
Criar um título
Digite os componentes de cabeçalho para iniciar o memorando, um componente por linha com espaçamento simples. Cada componente deve ser seguido por dois pontos. Por exemplo: Data: Para: De: Assunto:
Preencha as informações do assunto usando um estilo de título. Ou seja, todas as palavras no assunto devem ser capitalizadas, exceto artigos, preposições e conjunções com menos de quatro letras, a menos que elas iniciem ou terminem o título. Torne o assunto específico.
Preencha as linhas "Data", "Para" e "De", alinhando a primeira palavra de cada uma com a primeira palavra da linha de assunto. A data deve ser escrita com um mês escrito - 4 de julho de 2020, por exemplo. Use nomes completos para as linhas "Para" e "De".
Crie um cabeçalho na segunda página e nas páginas subseqüentes se o memorando for executado por mais de uma página. Se o memorando for para vários destinatários, use uma forma abreviada da linha de assunto, espaço único e inclua a data, depois o espaço simples novamente e inclua o número da página. Se para uma pessoa, você pode usar um formulário alternativo, listando o nome do leitor, número da página e data em uma linha, o nome alinhado à direita, o número centrado e a data deixada alinhada.
Escreva o corpo
Escreva um parágrafo introdutório se o leitor precisar disso para o contexto. Este parágrafo fornece a história, indica o problema que deve ser abordado no memorando e / ou atualiza a memória do leitor sobre as comunicações anteriores sobre o tópico.
Indique a ideia principal do memorando. Esta será a linha de abertura se você não escreveu um parágrafo introdutório. Aqui você anuncia uma política, solução, decisão, recomendação, descoberta ou evento. Se não houve introdução, forneça um breve contexto, por exemplo, "Como discutimos …" ou "Desde que a cafeteria passou por longas filas …"
Forneça qualquer informação necessária para explicar, apoiar ou transmitir integralmente as informações que o leitor precisa para entender o tópico.
Terminar
Forneça anotações na parte inferior, como "cc:" se você estiver enviando uma cópia do memorando para alguém além da pessoa listada no cabeçalho.
Edite o memorando. Certifique-se de que a ortografia e a gramática estejam corretas, que as ideias sejam desenvolvidas e que o leitor entenda o que você precisa dizer.
Imprima o memorando e inicialize-o. Algumas organizações querem as iniciais escritas ao lado da linha "De" no cabeçalho. Outros querem as iniciais na parte inferior. Verifique a política da empresa.
Gorjeta
Seja escrevendo um memorando para um superior ou subordinado, para várias pessoas ou para informar outras pessoas sobre tópicos controversos ou não bem-vindos, mantenha o tom comercial e formal. Mantenha os memorandos concisos, claros e fáceis de ler.
Aviso
Ao escrever, lembre-se de que os memorandos não são mais comunicações temporárias, como eram antes. O conteúdo provavelmente permanecerá indefinidamente, mantido em arquivo como registro da atividade e do histórico da empresa. Então escreva com permanência em mente.
