Existem atividades mundanas em todos os negócios. Essas são tarefas que exigem tempo e energia, mas, francamente, são mais bem administradas por outra pessoa para que você possa se concentrar no negócio principal de sua empresa.
Mas onde você pode encontrar alguém para lidar com essas tarefas? Entre no assistente virtual!
“Um assistente virtual pode levar itens do dia-a-dia que causam estresse, mas na verdade não são tão difíceis, e fazê-los acontecer nos bastidores para que você continue trabalhando nas coisas maiores que importam”, explica Jess Ostroff, Diretor de Calma na Don't Panic Management, uma agência de assistência virtual especializada em serviços de gerenciamento de ponta a ponta do Facebook para empresas.
$config[code] not foundConsiderando o importante papel que desempenham, é crucial selecionar com inteligência ao contratar um assistente virtual. Abaixo estão alguns segredos para contratar o assistente virtual certo.
Ao contratar assistentes virtuais, certifique-se deles…
Mantenha uma comunicação clara
Uma diferença fundamental entre a contratação de um funcionário em tempo integral e um assistente virtual é a presença física. Ao contrário de um funcionário regular, um assistente virtual não pode entrar na sua cabine para obter respostas. Isso torna a comunicação extremamente crucial. Portanto, você deve procurar um assistente virtual que mantenha total transparência na comunicação em todos os momentos.
Ter experiência na indústria
Suponha que você tenha um pequeno negócio B2B e seu público-alvo seja o grupo mais sério e evoluído de pessoas e tomadores de decisão. Você se beneficiaria com a contratação de um novato sem experiência na indústria? Provavelmente não. Em vez disso, você deve procurar alguém que tenha conhecimento suficiente sobre o setor em que atua. Uma pessoa com forte experiência no setor poderá entender o que o público realmente deseja.
Tome posse por erros
Um assistente virtual profissional nunca tem medo de assumir o ônus dos erros cometidos no trabalho. É essa qualidade que torna mais fácil para você trabalhar com eles. Como Ostroff diz, "Eles valorizam seu trabalho e suas contribuições para o seu sucesso, e tomam posse de erros ou mal-entendidos para que possam fazer melhor no futuro." Assumir responsabilidade por erros também indica a responsabilidade da pessoa, que é uma ótima qualidade em um assistente virtual.
Tenha referências verificáveis
Uma maneira simples e eficaz de avaliar as habilidades e qualidades de um assistente virtual em potencial é procurar referências e depoimentos de empregadores anteriores. Certifique-se de prestar muita atenção ao que os empregadores anteriores têm a dizer sobre seu trabalho, personalidade e habilidades. Com base nos depoimentos, você será capaz de encontrar a pessoa certa para o trabalho.
Entenda como funciona a mídia social
Se você está contratando alguém para, por exemplo, gerenciar sua conta do Facebook, é importante que ele entenda como o site funciona. Além de uma compreensão abrangente das funcionalidades do Facebook, é importante saber claramente o que ele pode fazer pelas empresas. Um bom histórico será útil para ajudar você a examinar os recursos de um possível assistente virtual na execução do trabalho em questão.
Compartilhar sugestões
Os assistentes virtuais profissionais têm confiança suficiente em suas habilidades e experiências para compartilhar sugestões que podem ajudar em seu trabalho e beneficiar seus negócios. “Eles também podem fazer sugestões quando se trata de processos e eficiências com base em suas próprias experiências, que ajudarão você a administrar seus negócios de forma mais integrada”, menciona Ostroff. Entradas e sugestões úteis podem ajudá-lo a atingir suas metas de negócios.
Faça perguntas sobre o trabalho e as responsabilidades
Quando um assistente virtual em potencial faz perguntas sobre o cargo e as responsabilidades, ele demonstra seu interesse em atender às suas expectativas. Perguntas válidas também são úteis para ajudá-lo a definir responsabilidades de trabalho bem definidas. “É importante olhar profundamente dentro de você e da sua empresa para descobrir o que você realmente precisa fazer e o que outra pessoa poderia fazer. Então, você precisa descobrir qual das coisas que os outros podem fazer realmente deve ser delegada a um VA ”, diz Ostroff.
Execute bem em uma execução de teste
Não tem certeza sobre como seu relacionamento com o assistente virtual vai acabar? Tente um projeto de teste para testar as águas. "É importante começar com tarefas ou projetos que são pequenos e específicos, para que você possa começar a criar confiança sem arriscar nada de errado, se o assistente não tiver o ajuste certo", explica Ostroff. Se o pequeno projeto for bem, você pode confiar no assistente com tarefas maiores.
Excel no gerenciamento de tempo
Uma grande qualidade de um bom assistente virtual, de acordo com Ostroff, é sua capacidade de “pegar itens do dia-a-dia que causam estresse, mas na verdade não é tão difícil.” Para fazê-lo, o assistente virtual deve possuir ótimas habilidades de gerenciamento de tempo.. Em outras palavras, eles devem saber como priorizar trabalhos diferentes e multitarefas sem perder o prazo. Eles também devem valorizar seu tempo e garantir que você tenha um acordo sobre os cronogramas.
Malha com sua personalidade
Considerando o quanto você precisa trabalhar com seu assistente virtual, é crucial encontrar alguém cuja personalidade seja compatível com a sua. Por exemplo, você se sentiria à vontade para trabalhar remotamente com alguém que não fala nada? Você precisa ter uma compreensão clara das qualidades interpessoais que procura em uma pessoa que não se encontrará cara a cara todos os dias.
Entenda seu público-alvo
Quando você está tentando se conectar com seu público através de mídias sociais ou qualquer outra abordagem, você deve confiar em alguém que conhece seu público, ou pelo menos está disposto a melhorar seu conhecimento. Digamos que seu público-alvo seja um adolescente americano comum morando em uma cidade pequena. Você se beneficiaria da contratação de um assistente virtual que conhece o pulso desse tipo de público.
Permanecer Alcançável
Permanecer conectado é fundamental quando você está trabalhando com um assistente virtual. Graças à Internet, existem várias maneiras de interagir com pessoas que estão sentadas a quilômetros de distância. Mas também é importante encontrar alguém que esteja confortável com suas horas de trabalho. Por exemplo, se você estiver nos EUA, ajudaria na contratação de um assistente virtual na Malásia quando você precisa estar em contato diariamente?
Possuir habilidades específicas
Além de possuir habilidades interpessoais desejáveis, a pessoa também deve ter qualidades específicas para realizar o trabalho. Ostroff tem uma palavra de conselho: "É importante determinar o seu conjunto de habilidades únicas, focar nisso e delegar o resto". A ideia aqui é encontrar o equilíbrio certo na alocação de trabalho, e para isso você precisa selecionar uma pessoa com o conjunto de habilidades certo.
Tenha interesse em entender seu negócio
Segundo Ostroff, “a maioria dos assistentes virtuais não encontra motivos para investir em seus negócios. E você recebe o que paga. ”O assistente virtual certo se torna mais envolvido. Ele ou ela sabe que, para ajudá-lo a se conectar com seu público, ele deve entender o que é seu negócio. É esse entendimento que os ajuda a aprender sobre sua estratégia e a contribuir da maneira mais eficaz.
Mostrar intenção de aprender
Você pode nem sempre precisar contratar um assistente virtual com vários anos de experiência. Uma pessoa relativamente menos experiente também pode fazer um ótimo trabalho desde que ele / ela tenha a determinação de aprender. Talvez você precise preparar essa pessoa primeiro, mas as recompensas são maiores quando você considera seu custo consideravelmente baixo.
Buscar Feedback
Um assistente virtual sério sobre seu trabalho será mais proativo na busca de feedback para encontrar áreas de melhoria. O desejo de receber feedback é um indicador claro da seriedade do assistente em relação ao trabalho. Ostroff acrescenta: "Também é importante dar feedback contínuo, tanto bom quanto ruim, para que seu assistente possa aprender e crescer".
Mantenha-se atualizado
É complicado ficar de olho no que o assistente virtual está fazendo porque você não está fisicamente perto um do outro. Mas um bom assistente virtual entende isso e é por isso que ele ou ela mantém você atualizado de tempos em tempos. Um bom assistente virtual compartilhará atualizações para mantê-lo informado sobre o progresso e ajudar a eliminar a falta de comunicação.
Entregar um relatório detalhado do projeto
Assistentes virtuais profissionais têm um olho para detalhes. Eles reconhecem o papel de um relatório detalhado para rastrear o status, o progresso e as áreas de melhoria do projeto. Um relatório de projeto detalhado também ajuda você a saber o que está ganhando com o engajamento, o que é benéfico no monitoramento do retorno do investimento.
Antecipe suas necessidades
Um assistente virtual profissional dedica um tempo para entender seu negócio e suas necessidades. Com o tempo, o assistente virtual começa a antecipar seus requisitos de negócios e pode tomar decisões informadas. Como Ostroff diz: "Os melhores assistentes virtuais são aqueles que, depois de algum tempo, podem antecipar suas necessidades e chegar até eles antes mesmo de pensar neles".
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