Gerenciar o Wi-Fi para um evento ou uma conferência é uma tarefa difícil, especialmente quando há uma clara falta de planejamento, organização objetiva e sistemática.
Você, como planejador de eventos, deve perceber que o WiFi pode fazer ou até mesmo quebrar um evento se a conexão não estiver configurada da maneira correta. Portanto, torna-se muito importante para você ter uma abordagem organizacional para configurar um evento WiFi.
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Aqui estão algumas dicas que você pode usar para configurar a conexão WiFi perfeita para o seu público.
Conheça bem seu público
Quantas pessoas você espera ver no seu evento? Você precisa obter essa resposta primeiro e depois planejar sua conexão de acordo.
Para ser mais específico, devo dizer que suas estimativas iniciais devem consistir em dois tipos principais de perguntas:
- Quantas pessoas você espera ver no evento e como espera que elas usem o WiFi? Eles vão usá-lo apenas para se comunicar entre si ou para fazer o upload / download de imagens, vídeos etc. para as mídias sociais?
- Quantos dispositivos você acha que seus participantes provavelmente usarão? Quanto mais os dispositivos, mais é a carga (é basicamente um acéfalo).
Seu plano de conectividade deve se moldar apenas com base nas respostas que vêm com as perguntas acima mencionadas.
Priorize o tráfego
Fazer o melhor uso de seus recursos é algo que você precisa fazer para manter uma conexão Wi-Fi eficaz em eventos e conferências.
Então, como você pode fazer isso com perfeição? Priorizar o tráfego é uma tática que pode ser útil para você, especialmente em tais circunstâncias. Por exemplo, Você pode priorizar o tráfego para navegação na Web em comparação com o compartilhamento de arquivos e transferências. Essa é definitivamente uma maneira eficaz de gerenciar a escassez de recursos da melhor maneira possível.
Faça da conservação a chave especialmente no começo
Você conhece bem o número de seus convidados. Mas tem certeza de que todos eles vão aparecer no devido tempo?
Não; ninguém pode prever isso. Na verdade, na maioria dos casos, você descobrirá que o número final (dos que apareceram) é bem menor em comparação ao número de convidados iniciais.
Como não há garantias, é melhor começar de maneira conservadora em sua abordagem. Por exemplo, comece com uma largura de banda de 100kB / s e aumente lentamente para 200kb / s com o aumento do número de seu público. Agora, isso é o que eu chamo de gerenciamento eficaz de recursos.
Lembre-se dos Desafios Operacionais e Técnicos
Você estará enfrentando uma série de desafios técnicos enquanto configura a conexão WiFi perfeita para o seu evento. Você precisa apontá-los com cuidado antes do início do evento e, em seguida, planejar adequadamente. Esses negativos são:
- A densidade do usuário pode sair rapidamente das mãos se você não estiver preparado para o mesmo. Isso pode resultar em enorme perda de largura de banda.
- NINGUÉM pode prever o tipo de dispositivos. Seu público pode facilmente trazer seus iPhones, iPads ou até mesmo laptops para nossa conferência. Dispositivos diferentes podem resultar em consumo diferente de largura de banda. Então faça de acordo.
- Por último, mas não menos importante, há o problema de aumento de carga que pode afetar muito sua largura de banda. Então seus preparativos devem ser baseados nisso.
Os desafios técnicos são seguidos por desafios operacionais. Alguns destes são:
- No caso de haver uma interrupção na rede, será extremamente difícil para você consertar o mesmo, especialmente durante o andamento da conferência ou do evento.
- Backhauling sem fio torna-se imensamente difícil ou caro em tais circunstâncias.
Então você tem os recursos para transformar esses problemas em uma parte das soluções? A chave para fazer isso é ter um plano de backup pronto. Para ser mais específico, devo dizer "preparando-se para o pior". Um plano como esse pode ser de grande ajuda.
Use as mídias sociais para grandes efeitos
A mídia social tem poder ilimitado. Você só precisa saber o caminho certo para usar a plataforma a seu favor.
Você pode pedir ao seu público para relatar quaisquer problemas técnicos relacionados ao Wi-Fi para você nas próprias mídias sociais. Crie uma hashtag exclusiva e peça ao seu público para incluir o mesmo em suas postagens. Ao fazer isso, você será capaz de detectar seus problemas em um instante.
Simples, fácil e conveniente; simplesmente não há dúvidas sobre isso.
Configurar uma conexão WiFi impecável em eventos e conferências é uma tarefa difícil. Mas com um pouco de planejamento e organização, você definitivamente conseguirá o mesmo em pouco tempo.
Foto WiFi via Shutterstock
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