Reuniões de negócios sobre áudio e videoconferência tornaram-se parte integrante de qualquer organização. Já se foram os dias em que apenas gigantes da TI costumavam comprar software de colaboração on-line para realizar reuniões de negócios pela Internet.
Hoje, até mesmo as pequenas empresas estão percebendo os benefícios do uso de ferramentas de colaboração para conferências pela Web.
O resultado é a morte lenta das reuniões face a face, que já vimos há cerca de quatro anos.
$config[code] not found- A Cisco Systems cancelou seu treinamento de vendas em 2009.
- A Apple abandonou seus futuros Macworlds.
- Muitas empresas reduziram a força de sua equipe no departamento de eventos e reuniões, seguido por um aumento acentuado nas reuniões virtuais.
Com a adoção de ferramentas e softwares de reunião on-line, você economiza de 50% a 80% dos custos, que são gastos em salas de hotel, aluguel, transporte, embalagem e exibição de marketing. Hospedar eventos virtuais pode custar até US $ 10 por dia, em vez de um investimento de US $ 200 a US $ 1.000 para um evento físico.
Isso significa que você obtém o mesmo por menos.
No entanto, apenas ter uma ferramenta de conferência na Web não garante sucesso na realização de reuniões on-line.
Existem duas maneiras de ver isso.
- Primeiro, sua ferramenta de reunião on-line deve ser abençoada com todos os recursos necessários e cativantes para uma conferência de áudio e vídeo suave.
- Em segundo lugar, o conteúdo da apresentação deve ser envolvente o suficiente para continuar uma sessão interativa.
Você precisa ter a plataforma certa para realizar reuniões on-line com todos os prováveis recursos de colaboração, além de adotar estratégias de apresentação de conteúdo bem estruturadas para manter as pessoas por um período mais longo.
A menos que esses dois aspectos sejam bem atendidos, as reuniões virtuais não podem ser bem-sucedidas. Veja uma lista de dicas da Webconferência que você também pode achar útil.
Como gerenciar os dois requisitos
Vencer as empresas em reuniões on-line é tudo sobre como você facilita e facilita a comunicação entre seus clientes e seus colegas.
Ajude-os a colaborar com tudo o que quiserem propor, discutir, revisar ou alcançar no conforto de seu próprio escritório ou até mesmo em casa. E você está em casa.
Dado o fato de que a natureza dos engajamentos e interações durante as reuniões on-line depende inteiramente de estratégias de apresentação, expectativas de negócios e foco de conteúdo entre os participantes, cabe a eles como eles podem fazer o melhor uso das ferramentas e recursos disponíveis.
O conteúdo mais específico, resumido e orientado por ação que você apresenta em uma reunião, quanto mais alto você pode alcançar os objetivos de negócios de todos e, assim, fechar negócios rápidos.
Agora chegando ao requisito principal, isto é, selecionando a ferramenta certa. Você não pode comprometer nenhum dos recursos premium que os principais fornecedores podem oferecer a você. Na verdade, não há escassez de boas ferramentas de conferência na Web no mercado.
A próxima coisa importante em sua lista de verificação é o quanto melhor você avalia uma ferramenta de reunião on-line e escolhe uma adequada para sua empresa. Embora muitos de nós estejam cientes da importância de realizar reuniões sobre VoIP e telefone, há maneiras melhores de otimizar seu uso.
Neste artigo, vamos dar uma olhada em todas essas 5 possibilidades.
Torne a colaboração mais simples, viável e interessante a qualquer momento, em qualquer lugar
Seu software de reunião on-line deve ter todos eles:
- Compatibilidade total com todos os navegadores populares, como Chrome, Firefox e Safari, usados pelos participantes, para que ninguém se sinta isolado
- Suporte para hospedagem de apresentações interativas, demonstração de produtos e análises de produtos, ou até mesmo revisão de contratos de negócios em conjunto … tudo na conveniência de seu cliente
- Capacidade de gravar, arquivar e reutilizar as saídas de reuniões internamente entre as equipes e a organização, de modo a analisar melhor os requisitos e o feedback dos clientes
- Uma maneira mais inteligente de carregar sua própria mídia ou adicionar imagens ao seu quadro de comunicações do Flickr, para que você possa compartilhar rapidamente conteúdos multimídia com os participantes como referências, mesmo quando a reunião estiver ativada
- Suporte para gerenciar todos os tipos de interações (apresentar, compartilhar, discutir, editar e debater) em tempo real e naturalmente, bem como a flexibilidade de revisar a análise do quadro branco mais tarde, para uma visão detalhada.
Faça a sala de reuniões parecer grande e cara
Sim, olhar e sentir é muito importante.
Quanto mais você tornar sua sala de reunião e sala de espera interessante e envolvente para os clientes, melhor será a impressão da sua marca.
Adicionar um logotipo da empresa, usando cores da marca e banners atraentes para anúncios, pode fazer com que o cliente pense que você aplicou um design personalizado para tratar a reunião como uma apresentação especial e séria.
É uma experiência de marca que seus clientes levarão para as próximas reuniões.
Isso, talvez com um bom feedback, pode ajudá-lo a fechar um acordo crucial.
Com suítes de modelos de marca, você pode criar temas de reuniões exclusivos para cada um dos departamentos ou grupos dentro e fora da organização e, assim, manter a identidade corporativa de sua marca.
Ativar o compartilhamento de área de trabalho e o controle remoto de tela
Uma das formas mais fáceis e eficazes de aumentar o envolvimento do público é compartilhar o controle entre os participantes.
O controle remoto da tela oferece liberdade aos colegas de trabalho, clientes, convidados e visitantes em como eles querem seguir em frente com seus próprios lançamentos e apresentações.
Com as opções de compartilhamento de área de trabalho, as equipes podem colaborar em programas ao vivo, como vídeos de demonstração de produtos, revisão de documentos, apresentações corporativas em Power Point, gráficos de planilhas ou quaisquer projetos em andamento. Eles ganham melhor controle sobre suas sessões individuais, bem como mantêm as discussões abertas para visualizações de 360 graus.
Local, fuso horário, número de participantes… nada pode ser uma barreira para que sua mensagem seja ouvida pelos outros e colocada em prática.
Ativar o poder da sessão de chat privada e moderada
As reuniões online devem ser naturais, interativas e confidenciais às vezes.
Discussões privadas durante uma reunião na Web contínua ajudam a esclarecer muitas questões que não seriam resolvidas de outra forma.
$config[code] not foundEm uma reunião de grupo, é óbvio que nem todo membro entende cada um dos tópicos de discussão no mesmo ritmo. Muitas vezes, os participantes ficam com perguntas autônomas, resultando em confusões e questões importantes.
Desentendimentos e consultas mais curtas podem levar a desacordo sobre um objetivo comum de negócios. Essas lacunas de comunicação precisam de uma resposta rápida durante a reunião, ou então é difícil chegar a um consenso. E esse é o objetivo final de qualquer reunião do grupo.
A opção de bate-papo privado garante que um participante receba feedback em tempo real e reações em uma determinada agenda ou item de ação de outro participante sem incomodar outras pessoas na sala de reunião. Isso ajuda os participantes a entender os comentários e as ações uns dos outros de maneira particular e de maneira melhor. Isso leva a colaboração on-line para uma maior altura.
O rápido bate-papo um-para-um torna as conversas confidenciais, para que os problemas sejam resolvidos mais cedo e silenciosamente sem interromper a sessão comum.
Aplicar tradução de idiomas para conversas globais
Perspectivas de negócios, parceiros e pares podem ser de qualquer parte do mundo. Portanto, as comunicações corporativas globais podem estar em qualquer idioma.
Portanto, a preferência por idioma não deve ser uma barreira na conferência online, especialmente quando os participantes são falantes nativos.
Você precisa de uma plataforma de reunião online que permita aos membros escolher entre 50 idiomas diferentes que eles preferem traduzir, tudo em tempo real. Isso remove as barreiras de comunicação e permite que a conversa flua no idioma nativo do falante.
Como anfitrião de uma reunião on-line, você precisa garantir que cada membro possa aplicar a preferência de idioma com um simples clique do mouse no botão "Traduzir".
A conversa de bate-papo multilíngüe também pode ser útil para equipes de treinamento e suporte ao cliente. Com o serviço de tradução instantânea de bate-papo, os clientes podem fazer perguntas, moderar aplicativos e fazer mais durante demonstrações de produtos em seu idioma nativo. Isso aumenta sua chance de fechar mais negócios e manter clientes satisfeitos.
Por último, mas não menos importante, sua plataforma de reunião on-line deve funcionar independentemente da localização geográfica, do sistema operacional e do fuso horário.
Se a sua plataforma de reunião on-line existente ainda tiver que incorporar todos esses recursos essenciais, é o momento certo para procurar uma alternativa. Boas ferramentas de colaboração on-line não apenas melhoram a produtividade de sua equipe, mas também criam uma impressão de sua marca para outras pessoas.
Foto da reunião via Shutterstock
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