Não importa quantos funcionários você tenha. É essencial configurar um sistema de folha de pagamento que agilize sua capacidade de assumir sua responsabilidade como empregador. Além disso, economiza tempo e ajuda a protegê-lo de incorrer em dispendiosas penalidades de IRS. Depois que sua equipe concluir os cursos de folha de pagamento necessários on-line, é hora de dar uma olhada nestes oito passos que ajudarão você a configurar uma solução de folha de pagamento para sua pequena empresa.
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Obter um EIN
Antes de contratar novos funcionários, você precisa de um número de identificação de emprego da Receita Federal. Esse EIN é normalmente chamado de ID do Imposto do Empregador. Esse número é essencial para você relatar impostos e outros documentos importantes para o IRS e ao relatar informações sobre funcionários para órgãos estaduais. Entre em contato diretamente com o IRS ou solicite um EIN on-line.
Descobrir se você tem que ter IDs estaduais ou locais
Há muitas coisas que os empregadores precisam saber das novas regras de horas extras para saber se você precisa ou não de IDs estaduais ou locais. Cada estado é diferente, portanto, verifique com seus governos estaduais e locais se os números de ID são necessários para processar impostos onde você mora.
Saber a diferença entre o contratante independente e o empregado
Certifique-se de entender a diferença entre um empregado e um contratado independente. Legalmente, a diferenciação entre eles nem sempre é fácil de decifrar. No entanto, é essencial saber porque isso afeta a maneira como um empregador retém os impostos de renda e retém e paga os impostos da Previdência Social e do Medicare.
Papelada Completa do Empregado
Todos os novos funcionários são obrigados a preencher o Formulário de Retenção de Imposto de Renda Federal, comumente chamado de W-4. O funcionário deve preencher e devolver o formulário para que os empregadores saibam que o imposto de renda federal correto deve ser retido de seu pagamento.
Selecione um Período de Pagamento
Mesmo que você tenha um processo manual para isso, é necessário configurar um período de pagamento mensal ou bimensal na maioria dos estados. Muitos estados favorecem pagamentos bimestrais. Além disso, a Receita Federal exige que os empregadores retenham imposto de renda durante esse período, mesmo que o funcionário não tenha trabalhado no período completo.
Escolha um sistema de folha de pagamento para sua pequena empresa
A administração da folha de pagamento exige um maior foco na precisão - por isso, reserve um tempo para fazer uma pesquisa e familiarize-se com as várias opções disponíveis. Considere perguntar aos donos de empresas os métodos que eles usam e incentive-os a compartilhar dicas sobre a configuração e a administração da folha de pagamento. Você tem opções para gerenciar a folha de pagamento internamente ou terceirizá-la. Para algumas empresas, a terceirização pode ser a melhor resposta, mas outras empresas podem preferir mantê-la em casa. Não importa qual opção você escolher, lembre-se de que o empregador é responsável pelo relatório e pelo pagamento de todos os impostos sobre a folha de pagamento.
Comece a executar a folha de pagamento
Depois que você tiver os formulários e as informações necessárias agrupadas, não há problema em iniciar o processo de execução da folha de pagamento. Com base no sistema de folha de pagamento selecionado, você pode inseri-lo por conta própria ou fornecer as informações ao seu contador.
Relatar os impostos sobre a folha de pagamento
Os empregadores são obrigados a fornecer vários relatórios de imposto sobre a folha de pagamento para as autoridades competentes durante todo o ano. Se você não tiver certeza sobre o que deve fazer, o Guia de impostos do empregador do IRS pode fornecer orientações claras sobre os requisitos de declaração de impostos federais. Além disso, sua agência estadual pode lhe informar sobre requisitos específicos de declaração de impostos.
O processo de folha de pagamento não precisa ser uma dor de cabeça, mas requer algum trabalho e muita atenção aos detalhes. Certifique-se de contactar o IRS com perguntas que você tem e tornar-se esclarecido em manter registros para ajudar seu sistema de folha de pagamento de pequenas empresas a funcionar eficientemente com menos soluços.
Quais são alguns passos que você tomou para ajudar a configurar um sistema de folha de pagamento para sua pequena empresa?
Foto de folha de pagamento via Shutterstock
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