Um gerente de projeto, PM, é responsável por gerenciar recursos e fazer as coisas no prazo e dentro do orçamento. O PM também é responsável pelo gerenciamento de mudanças, porque os projetos, por natureza, provocam mudanças, grandes ou pequenas. Os projetos variam em complexidade, tamanho e escopo, mas seguir uma estrutura ou um conjunto padrão de metodologias ajuda a levar os projetos a resultados bem-sucedidos e bem planejados. Um exemplo de uma estrutura de gerenciamento de projetos pode ser encontrado no corpo de conhecimento do Project Management Institute, geralmente chamado de PMBOK.
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Cerca de 90% do tempo de um PM pode ser gasto na comunicação. Durante as etapas de iniciação e planejamento do projeto, as comunicações esclarecem e confirmam o contrato, escopo e objetivos do projeto. Durante a execução, as comunicações controlam o status e o desempenho e também identificam os riscos. No encerramento do projeto, as comunicações informam as partes interessadas e os patrocinadores da conclusão bem-sucedida. Para tornar todas essas comunicações mais eficazes e eficientes, o PM desenvolve e distribui planos de comunicação no início do processo. Esses planos são projetados para abordar atualizações de status, para manter os membros da equipe, patrocinadores e outras partes interessadas informados, e obter aprovações conforme necessário ao longo do projeto.
Gestão de Expectativas
A comunicação também é um aspecto crítico do gerenciamento de expectativas. O PM define as expectativas para os patrocinadores, membros da equipe, fornecedores e clientes do projeto. Ao definir expectativas, o PM deve criar um ambiente imparcial para facilitar os objetivos do projeto. As responsabilidades pelo gerenciamento de expectativas incluem o fornecimento de informações claras e honestas a todas as partes interessadas. As comunicações devem ser projetadas para apresentar informações com clareza, precisão e transparência. Uma responsabilidade constante para o PM envolve a manutenção de um alto grau de ética e integridade desde o início do projeto até o fechamento.
Agendamento e Planejamento
Um PM desenvolve uma estrutura analítica do projeto, uma EAP e um cronograma mostrando as tarefas e os marcos do projeto. A WBS divide um grande projeto em entregáveis gerenciáveis que podem ser rastreados até a conclusão. Software de gerenciamento de projetos ou gráficos básicos de Gantt, gráficos de barra usados para mostrar a programação principal do projeto e as alocações de recursos. O PM deve identificar os fatores de risco e trabalhar com os membros da equipe para determinar as estratégias necessárias para mitigar esses riscos. No estágio de execução do projeto, o PM gerencia os recursos para o cronograma.
Gerenciamento de desempenho
O objetivo de um PM é entregar projetos no prazo e dentro do orçamento. Para atingir esse objetivo, o PM gerencia e monitora o desempenho da equipe e do projeto. Monitorar as tarefas atuais com um olho no futuro é importante para garantir que todos os recursos, como membros da equipe, equipamentos e materiais, estejam disponíveis quando necessário para dar suporte ao cronograma principal. À medida que os projetos passam pela fase de execução, o PM monitora as alocações de recursos e os custos do projeto para identificar se todas as entregas estão dentro do cronograma e atendendo às métricas de desempenho. Se problemas forem identificados, o PM toma medidas para colocar o projeto de volta nos trilhos.
