A maioria dos proprietários de pequenas empresas está enterrada no e-mail. Isso é desanimador, pois nem sempre conseguem responder aos mais importantes. A etiqueta comercial sugere que cada email deve ser respondido dentro de 24 horas.
Permitir que as mensagens não sejam respondidas por mais tempo do que isso pode ter um efeito negativo profundo nos relacionamentos em seus negócios. O remetente está preocupado com o fato de o e-mail não ter sido recebido ou uma "não-resposta" significa uma resposta negativa. Em muitos casos, isso significa nenhuma dessas coisas.
$config[code] not foundE-mail etiqueta adequada é fundamental porque a fortuna de negócios sobe e desce com os tempos econômicos. Você encontra as mesmas pessoas no caminho que você encontra na descida. Em outras palavras, hoje você precisa de algo de mim e amanhã eu preciso de algo de você. Se eu nunca retornasse seu e-mail quando você precisasse de mim, o que você acha que acontecerá quando os papéis forem revertidos?
10 maneiras de responder a uma inundação de e-mails em um dia
Veja como responder a todos os e-mails dentro de 24 horas, especialmente em um dia agitado.
1. Use respostas automáticas
Configure uma resposta automática de seu sistema de e-mail notificando os remetentes com o tempo médio necessário para você responder a e-mails. Ao definir essa expectativa, o remetente sabe que o e-mail foi recebido e aproximadamente quando ouvirá de você. O principal é ficar com o tempo prometido ao responder.
2. Seja breve
Não responda com um romance ou algo que deva ser dito em um telefonema pessoal ou em uma conversa pessoal. Mantendo respostas para algumas palavras ou uma única frase, leva menos tempo. Lembre-se, também fica mais difícil ler longas respostas de e-mail em smartphones.
3. Peça por perguntas numeradas
Isso torna muito mais fácil responder onde você pode copiar as perguntas dos e-mails e responder rapidamente a cada uma delas.
4. Prazos
Procure por um período de tempo em que uma resposta é esperada. Em seguida, defina um acompanhamento para essa data para considerar a resposta naquele momento. Coloque o email em pastas específicas para diferentes categorias ou clientes.
5. Entendi, mais tarde
Se você não tem tempo para responder agora. Digite "Entendi, responderá". Na verdade, isso pode ser configurado como um atalho com alguns toques no seu desktop ou dispositivo portátil. Esses expansores de texto podem economizar muito tempo. Em seguida, defina um acompanhamento para que você possa responder mais tarde.
6. Não adicione à bagunça
Esqueça responder tudo. Isso apenas adiciona outro e-mail para alguém ler.
7. Mantenha a raiva para fora
Nunca responda quando estiver com raiva. Ele queima muita energia e pode ter conseqüências ruins não intencionais. Se você precisar se expressar, digite uma resposta para si mesmo e leia-a 24 horas depois, antes de considerar enviá-la ao destinatário pretendido. Conversas telefônicas ou pessoais são sempre mais produtivas do que e-mails irados.
8. Desativar Notificações
Defina determinados momentos durante o dia em que você pode realmente se concentrar em responder a e-mails sem multitarefa. Você vai realizar muito mais e ser eficaz.
9. Use Regras e Pastas
Configure regras em seu sistema de e-mail para que e-mails específicos com títulos específicos entrem em pastas especiais para que você possa revisá-los primeiro ou dentro de um prazo definido. Isso impede que você veja uma caixa de entrada monolítica, que pode ser avassaladora.
10. Agenda para o futuro
Muitos programas de email permitem que você programe para o futuro. Responda agora e mande o sistema enviá-lo mais tarde.
Comunicar de forma eficaz em tempo hábil é sempre a melhor maneira de construir o capital de relacionamento que você precisa para o sucesso do seu negócio e irá ajudá-lo a responder a uma enxurrada de e-mails em um dia.
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