Quando vale a pena o esforço para atualizar e mudar?

Em um pequeno negócio, às vezes parece que a dor da mudança pode ser pior do que a dor de permanecer no status quo.

Eu me deparo com esse dilema o tempo todo em meu próprio negócio.

Quando trabalhei para uma grande corporação e queríamos analisar novas soluções potenciais de software, hardware ou serviço, geralmente atribuímos uma força-tarefa. A força-tarefa incluiria várias pessoas.

Se fosse um projeto realmente grande ou importante, às vezes contratamos um contratado de 6 meses ou reatribuímos alguém internamente para se tornar o líder de força-tarefa em tempo integral por meses ou até anos por vez.

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Essa força-tarefa avaliaria possíveis soluções e recomendaria uma escolha. Frequentemente, a força-tarefa continuava a implementar a nova solução até que estivesse funcionando sem problemas.

Em uma pequena empresa, não há forças-tarefa.

Pelo menos … não há forças-tarefa no sentido de que grandes empresas e agências governamentais pensem nelas.

Em vez disso, há o proprietário e, possivelmente, uma equipe de gerenciamento enxuta - todos os quais posso garantir que já estão usando vários chapéus. (Porque é isso que fazemos nas pequenas empresas - usamos muitos chapéus.)

Portanto, a "força-tarefa" de pequenas empresas consiste no proprietário e / ou talvez um gerente-chave ou funcionário que rouba algumas horas em um fim de semana ou em uma tarde lenta ou talvez às 22h. depois que as crianças foram para a cama, caçar na Web para encontrar uma possível nova solução.

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Não sei dizer quantas vezes acabo pesquisando novos produtos ou serviços à meia-noite na Web. Isso soa como você?

A maioria de nós tem muito pouco tempo para pesquisar e identificar possíveis soluções, quanto mais comparar recursos e benefícios, e avaliá-los.

E nós ainda nem chegamos na parte de implementação!

Uma pesquisa conduzida pelo Grupo SMB em 2013 descobriu que o principal desafio tecnológico dos proprietários de pequenas empresas era encontrar tempo para avaliar soluções e fornecedores de tecnologia.

Pense nisso por um momento. O principal desafio que temos como proprietários de pequenas empresas é apenas olhar em volta e resolver possíveis soluções.

Outro desafio que ficou bem alto no estudo foi o desafio de implementar a tecnologia.

Vamos enfrentá-lo: estamos com fome de tempo. Sei quem eu sou.

Muitas vezes, o tempo é o impedimento prático para fazer melhorias nos processos internos que podem gerar eficiência e estabelecer as bases para o crescimento de seus negócios.

Eu adoraria levar meu negócio a US $ 5 milhões em receita anual. Meus sonhos são grandes. Infelizmente meu tempo é pequeno.

O processo de olhar em volta para encontrar novas soluções ou melhores maneiras de fazer as coisas parece esmagador. O simples pensamento de fazer uma mudança começa a parecer mais doloroso do que deixar as coisas como estão.

É tentador apenas dizer para si mesmo: "Não temos tempo para encontrar uma solução melhor, por isso vamos nos contentar com o que temos hoje. É bom o suficiente."

Mas isso é realmente bom o suficiente?

E esse tipo de pensamento vai levá-lo para onde sua empresa precisa estar, para atingir seus objetivos e sonhos?

Thomas Hansen, vice-presidente da Worldwide SMB da Microsoft, fez uma observação convincente recentemente quando escreveu: "até mesmo a menor interrupção causada por tecnologia ultrapassada pode afetar sua lucratividade".

Um de seus pontos é que você pode se deparar com uma tecnologia ultrapassada, porque você acha que é bom o suficiente para sobreviver. E você não pode ver nenhum aumento potencial de receita ou redução de taxa resultante da mudança.

Mas o que você pode não estar levando em conta são as ineficiências, o tempo de trabalho perdido e os atrasos causados ​​por uma tecnologia que não funciona tão bem quanto pelas tecnologias mais recentes. Pode estar custando mais dinheiro do que você imagina.

Uma das maneiras pelas quais olhamos para as coisas da minha empresa é em termos de “economia de horas de trabalho”.

O trabalho é muito caro, seja seu próprio trabalho ou o de alguém que você paga em sua equipe.

Não olhe apenas para a dor de mudar. Veja o custo do status quo.

Acrescente o tempo que você gasta lidando com atrasos causados ​​por tecnologia desatualizada, as horas de equipe gastas em processos manuais que podem ser automatizados e o tempo necessário para consertar a tecnologia que quebra muito.

Faça a si mesmo perguntas como: seria melhor gastar 30 horas uma vez se pudesse economizar 10 vezes esse número de horas ao longo de um único ano?

Não se concentre na dor da mudança - concentre-se no ganho final. E o ganho final pode ser eficiência e produtividade, não necessariamente um aumento nas receitas ou taxas mais baixas. Você não pode ver mais vendas imediatamente. Talvez você não veja despesas menores com a atualização da tecnologia.

Mas as chances são de que há custos ocultos incorridos que podem ser eliminados com o upgrade de sua tecnologia.

Geralmente, há uma razão para as empresas migrarem para uma tecnologia mais nova. Vai além da síndrome do objeto brilhante. Geralmente, há benefícios a serem obtidos ao se fazer algo com uma solução diferente ou de uma maneira diferente - e é isso que estamos vendo na nuvem.

Há outra razão pela qual o status quo pode prejudicar você. Nós não operamos no vácuo. O mundo está constantemente se movendo ao seu redor. Pisque por muito tempo e a concorrência e o mercado vão deixar você na poeira sem que você perceba.

Enquanto você está pensando "é bom o suficiente", outras pessoas estão tentando novas maneiras e fazendo as coisas mais rapidamente. Logo, "bom o suficiente" não é nem mesmo ganhar um lugar na mesa. Seu negócio fica para trás. Não consegue acompanhar a velocidade e a qualidade de serviço que os clientes esperam.

Descubra o que seus concorrentes e as empresas na rua ou na próxima cidade estão fazendo. Confira algumas opções para ver o que as melhores empresas pequenas estão fazendo para administrar seus negócios de forma mais produtiva, lucrativa e eficaz.

No momento de escrever este artigo, Anita Campbell está participando do Microsoft Small Business Ambassador Program. Este artigo faz parte de uma série subscrita pela Microsoft.

Status Quo Imagem via Shutterstock

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