As operações de negócios estão sendo cada vez mais realizadas por meio de reuniões on-line.
O equipamento é ao mesmo tempo mais fácil de usar, com integrações perfeitas e recursos mais sofisticados e poderosos. Mesmo as pessoas em trânsito podem parar ou descansar em algum lugar e participar de uma conferência on-line a partir da conveniência de seu smartphone.
As soluções de conferência na Web para empresas são baratas, geralmente variando de US $ 20 por mês até US $ 40 por mês para um pacote de serviços rico em recursos. De acordo com uma tabela fornecida pela Getvoip.com, um consultor de comunicação na Web, a maioria dos provedores de telefonia VoIP oferece até soluções de conferência na Web como um complemento por uma taxa mensal que varia de US $ 5,00 a US $ 15,00 por mês.
$config[code] not foundWebconferência pode ser uma revelação - ou um grande desperdício de tempo para algumas organizações, se não for implementada corretamente. As maravilhas tecnológicas serão inúteis se as reuniões baseadas na Web forem desorganizadas, muito longas, muito curtas, sinuosas ou de outras formas ineficientes e ineficazes. Em outras palavras, os atributos de uma boa reunião realizada quando todos estão na mesma sala de conferência devem ser mantidos, tanto quanto possível, em um formato de conferência pela Web.
Mary Polley-Berte, da SyberWorks, ofereceu uma lista exaustiva de dicas de conferência na Web. Aqui estão algumas de suas sugestões para ajudar a tornar suas conferências na Web um sucesso:
- Tenha muito cuidado na produção de slides do PowerPoint. Eles devem ser atraentes e imediatos.
- Tenha uma pessoa "go-to" quem é o foco central na organização da reunião.
- Deixe os participantes saberem o que será abordado durante a reunião.
- Ensaie e teste a apresentação antes da reunião.
- Em geral, certifique-se que todos os envolvidos na execução da conferência pela Web estejam familiarizados com a tecnologia que será usada.
Algumas das sugestões subseqüentes de Polley-Berte - há mais 23 - são muito úteis. O importante é que a tecnologia de conferência na Web ainda está em seus estágios iniciais, mas as chaves para usá-la em grande parte e efetivamente são baseadas no senso comum antiquado.
A Esther Schindler, do CIO, cobre alguns dos mesmos fundamentos que Polley-Berte. Mas o seu giro e insight únicos tornam seus pensamentos outros que valem a pena serem lidos.
Schindler sugere que enviar informações antes de uma teleconferência é mais importante do que fazê-lo para uma reunião interna. As regras básicas são importantes devido à natureza das teleconferências da Web. Ela acrescenta que o controle rigoroso é uma obrigação. As pessoas que participam de conferências na Web estão sujeitas a todas as distrações de um escritório em casa ou da Starbucks. Assim, a disciplina mental é extremamente importante.
Também é importante não ser vítima da síndrome “fora da vista, fora da mente”. Em reuniões híbridas - nas quais a maioria das pessoas está em um único local, mas números significativos participam remotamente -, há uma tendência a esquecer os que não estão na sala. Uma abordagem estruturada do processo é um passo importante para evitar isso.
A Universidade Estadual de Humbolt, em uma peça não-alinhada, examina a webconferência a partir da semana anterior, durante e após os pontos de vista. Existem várias sugestões para cada período de tempo. Aqui estão os melhores de cada um:
- Antes: Antecipe as perguntas prováveis dos participantes e prepare as respostas; fornecer uma agenda e criar uma compreensão clara do objetivo da conferência.
- Durante uma corrida seca: Use os computadores que serão usados durante o evento para garantir que eles tenham o software adequado e estejam funcionando corretamente; inclua todos os palestrantes e moderadores na corrida seca, para que todos saibam o que deve ser feito.
- O dia da sessão: Use uma agenda detalhada; inicie a sessão online 30 minutos antes do evento.
- Durante a sessão: Convidar os participantes a se apresentarem via chat serve ao duplo propósito de familiarizá-los com a tecnologia e mantê-los engajados; percorrer a agenda e fazer uma verificação de som.
- Depois da sessão: Revise qualquer gravação como uma forma de melhorar em qualquer e todos os aspectos da execução de uma conferência na Web; postar um link para a gravação da qual os participantes e outros podem se beneficiar.
O Dr. Tony Karrer, da eLearning Technologies, também ofereceu uma lista de etapas que aumentarão as chances de realizar uma conferência na Web bem-sucedida. O artigo não é novo, mas tem conselhos que ainda são muito relevantes. Algumas das informações importantes de Karrer:
- Não planeje uma participação ad hoc dos participantes. Projete-os. Se as pessoas participarem voluntariamente, considerem um bônus.
- Se for um longo ou sessão multiponto, design em intervalos.
- Se a conferência na Web abrange fusos horários - especialmente internacionalmente - agenda com muito cuidado.
- Encoraje as pessoas quem vai apresentar em tópicos relacionados ou durante o mesmo painel para se comunicar uns com os outros antes do evento.
Webconferência oferece enormes vantagens. Ao mesmo tempo, eles são intensivos em preparação. Muitas das coisas que acontecem naturalmente em uma reunião baseada em instalações, tais como conversas improvisadas durante as pausas para café e a habilidade de as pessoas lerem as dicas verbais dos oradores, estão total ou largamente ausentes. Compensar isso é difícil, mas não impossível.
Foto de conferência VOIP via Shutterstock
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