Uma mente organizada cria uma saída organizada em qualquer empreendimento em que se envolva. Um negócio bem organizado significa que uma mente organizada está comandando o programa, e esse é o tipo de negócio que atinge os objetivos.
É fácil manter seu espaço físico organizado, mas em termos de sucesso financeiro é o que está no lado de dentro que conta. Particularmente, os arquivos e pastas do seu computador. Sem um computador organizado, um escritório impecável não vale uma pilha de grãos.
$config[code] not foundQue arquivos e pastas em um computador organizado se parecem
Um computador organizado contém arquivos e pastas nomeadas e organizadas para que os usuários encontrem facilmente o que estão procurando. A maioria das pessoas mantém essa intenção ao salvar arquivos e criar pastas, mas não dura muito tempo.
Muito rapidamente, os desktops tornam-se confusos, o download de pastas é excedido e os arquivos de instalação não recuperados consomem uma grande parte dos discos rígidos. Novas pastas são criadas quando as existentes não podem ser encontradas, e os arquivos são denominados o que parece conveniente no momento. Isso não funciona quando você precisa trazer arquivos específicos para uma reunião ou quando tem uma equipe de funcionários que precisa acessar os arquivos em seu servidor. Ao nomear seus arquivos como a primeira coisa que vem à sua mente, você está criando uma desorganização.
Organizar arquivos do computador começa com o pedido
A organização de arquivos começa com uma convenção de nomenclatura. Uma convenção de nomenclatura é um modelo ou estrutura predefinido para nomear seus arquivos. Por exemplo, se você criar documentos do Microsoft Word regularmente, poderá salvá-los com um nome de arquivo que comece com a data de criação. Se seus documentos contêm informações compiladas de diferentes eventos, você pode salvar seus arquivos como “ data + nome do evento + descrição do documento. ”Isso permite que seus arquivos sejam agrupados por data primeiro e segundo evento dentro da pasta.
Com uma convenção de nomenclatura em vigor, quando você visualiza uma lista de nomes de arquivo, você os reconhece imediatamente e consegue encontrar o que precisa. Usar uma convenção de nomenclatura faz toda a diferença no mundo, como você pode ver nesses exemplos publicados pelo RevEngine Marketing.
Qualquer convenção de nomenclatura usada deve se basear em como você provavelmente pesquisará seus arquivos e pastas mais tarde. Entre as descrições de várias ferramentas úteis de organização, Setapp faz um ponto importante: um bom nome de arquivo permite que você saiba o que o arquivo contém sem abri-lo. Se for tarde demais e você tiver vários arquivos empilhados com nomes diferentes, tudo o que você precisa é de alguns minutos para criar uma convenção de nomenclatura e um aplicativo de renomeação em massa para fazer o trabalho.
Antes de começar a renomear arquivos e pastas, crie uma convenção de nomenclatura clara. Uma convenção de nomenclatura deve incluir informações importantes no nome do arquivo, como:
- A data em que o arquivo foi criado. Para arquivos de marketing, isso funciona bem. Por exemplo, digamos que você crie seus boletins informativos por e-mail em documentos do Word antes de serem enviados e crie várias revisões. Você deseja salvar cada novo rascunho com a data em que foi criado. Desta forma, se você decidir reverter para o rascunho que você criou ontem, você pode.
- A data em que o conteúdo do arquivo representa. Por exemplo, se você estiver coletando dados sobre eventos históricos que serão inseridos em uma linha do tempo, convém usar a data do evento histórico no nome do arquivo. Quando você visualizar esses arquivos em uma pasta, eles serão organizados alfanumericamente por data, facilitando a extração do conteúdo em ordem cronológica.
- O local do qual seu conteúdo foi derivado. Se você coletar informações enquanto participa de eventos de rede, adicionar o local no nome do arquivo ajudará você a acessar as informações certas mais tarde. Você pode ter uma realização repentina e precisar acessar o arquivo que contém informações do Digital Hollywood do ano passado, mas, a menos que você coloque "Digital Hollywood" ou "DH" no nome do arquivo, será necessário abrir documentos para encontrá-lo.
- Alternativas de datas específicas. Em vez de usar uma data completa, como "08-12-2015", convém consultar os trimestres em seu nome de arquivo. Por exemplo, "2015-Q3" representaria o terceiro trimestre de 2015. Se você precisar fazer referência a informações do terceiro trimestre de qualquer ano, os nomes dos arquivos devem ser organizados por trimestre. Caso contrário, você terá que fazer as contas para traduzir datas específicas para trimestres antes de saber que tem o arquivo correto.
Você precisa de convenções de nomenclatura intuitivas
Arquivos salvos sem convenções de nomenclatura são difíceis de encontrar. Se você ou alguém da sua empresa se esforçar para encontrar arquivos, não será tarde demais para criar e implementar uma convenção de nomenclatura.
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