O que é o Kanban e como ele pode beneficiar o seu negócio?

Embora a tecnologia digital tenha simplificado muitas das maneiras como trabalhamos, ela também introduziu complexidades no fluxo de trabalho das operações do dia a dia. Gerenciar essas complexidades com eficiência foi uma das muitas razões pelas quais os desenvolvedores de software começaram a usar o Kanban.

Hoje, o Kanban é usado por todos, desde freelancers a pequenas empresas e empresas globais em todo o mundo.

O que é Kanban?

A história

O Kanban foi desenvolvido por um engenheiro industrial da Toyota chamado Taiichi Ohno na década de 1940 para remover os gargalos no processo de fabricação. Ele foi em parte inspirado pela forma como os supermercados lidavam com o estoque em suas prateleiras.

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Ohno traduziu o que os supermercados fizeram para movimentar o estoque, fazendo com que o processo de fabricação na Toyota correspondesse ao consumo de matérias-primas e aos níveis de produção ou estoque.

Kanban, que significa sinal / quadro de avisos em japonês, foi aplicado usando cartões para mostrar o processo de fabricação no chão de fábrica. Simplesmente olhando para os cartões, o armazém foi capaz de reabastecer as matérias-primas antes que acabasse, para que a produção continuasse.

O warehouse também usou o sistema para garantir que não ficassem sem materiais, o que se traduzia em uma empresa global mais produtiva.

Simplificando, o Kanban usa dicas visuais para indicar o estágio de qualquer processo. Pode ser desde sua agenda pessoal do mês até um projeto com equipes de centenas de pessoas espalhadas pelo mundo.

Usando o Kanban

Kanban tem uma estrutura simples de três colunas marcadas com tarefas, tarefas e tarefas. Mas não deixe a simplicidade enganá-lo, pois é altamente flexível e pode ser adaptado para qualquer projeto de tamanho.

Você pode criar mais colunas e atribuir tags diferentes para que elas sejam adequadas à sua organização ou a um projeto específico. No entanto, é importante ter em mente os seis princípios do Kanban.

Eles são:

Visualização - Torne todos os aspectos do projeto visíveis. Escondendo retarda o processo e anula o propósito de usar o sistema.
Limitando o trabalho em andamento - Limite o fluxo de trabalho em cada estágio do trabalho em andamento para evitar gargalos.
Gerenciamento de fluxo - monitora e relata cada estado no fluxo de trabalho para manter as coisas fluindo sem problemas.
Tornar as políticas explícitas - Certifique-se de que todos os envolvidos tenham um entendimento explícito das políticas. Isso significa que não há racionalizações subjetivas, o que pode retardar os processos.
Usando ciclos de feedback - o Kanban usa ciclos de feedback para fazer ajustes comparando os resultados esperados com os resultados reais. Ele usa a reunião em pé; a revisão da entrega de serviços; a revisão das operações; e as práticas de revisão de risco para feedback.
Evolução colaborativa ou experimental - O Kanban está sempre procurando fazer pequenas melhorias incrementais que possam afetar a organização como um todo e a escala. O sistema permite rastrear e entender suas ineficiências porque cada processo é claramente identificado e documentado.

Entender e implementar esses princípios garantirá que o seu sistema Kanban funcionará como pretendido.

Benefícios do Kanban

O Kanban introduz um novo nível de eficiência em um projeto porque permite que você veja onde o seu projeto está a qualquer momento. Você pode se aprofundar mais e ver quem está fazendo o quê, o que cada membro da equipe deve fazer e o que precisa seguir em frente.

O sistema Kanban é fácil de implementar, reduz o desperdício, melhora a comunicação, resolve problemas mais rapidamente e melhora a qualidade da saída.

Implementando Kanban

O Kanban pode ser implementado com uma placa física ou usando tecnologia digital, o que é mais eficiente.

O Trello é um dos mais populares aplicativos de gerenciamento de projetos baseados na web que usam o sistema Kanban. A empresa oferece um nível gratuito junto com edições corporativas e empresariais com mais recursos. Mas, em essência, o sistema Kanban é usado em todos os setores para gerenciar seus projetos.

Alguns outros provedores que usam sistemas baseados em Kanban incluem Asana, Jira, Kanbanachi, Zenkit e outros.

Este é um exemplo de um quadro Kanban criado para escrever este artigo usando o Trello.