Como enviar uma folha de rosto de documento de fax

Uma folha de rosto ao enviar um documento por fax ou fac-símile é tão importante quanto o próprio documento. A folha de rosto fornece informações vitais sobre quem é o fax, quantas páginas deve haver e a que documento se refere ou para o que deve ser usado.

Preencha todas as informações na parte superior da folha de rosto, com o modelo aberto ou em um formulário em papel. Se você tiver o nome da pessoa para quem está enviando um fax, use-a. Caso contrário, use o nome do departamento ou da empresa. Não se esqueça de incluir o número de fax para o qual você está enviando e o número de telefone da pessoa, departamento ou empresa. Isso ajuda a pessoa ou o funcionário que recebe o fax a obter as informações para a pessoa ou o lugar certo.

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Conte todas as páginas, incluindo a capa, e coloque o número no espaço para o número de páginas. Isso ajuda o receptor a se certificar de que eles não perderam nenhuma página na transmissão.

Coloque todas as suas informações de identificação no formulário. Ao trabalhar com este tipo de comunicação, é importante que o destinatário não tenha nenhum problema em identificar você e a documentação que você está enviando, bem como como a informação deve ser usada.

Inclua o assunto do fax. Se for sobre qualquer tipo de conta, inclua o número da conta na linha de assunto. Se for sobre um projeto ou programa, coloque isso na linha de assunto. Na área de anotações, inclua qualquer informação sobre discussões sobre os documentos.

Coloque a folha de rosto sobre todas as outras páginas sendo enviadas por fax para que cheguem primeiro. Isso permitirá que o destinatário saiba se recebeu todos os documentos quando o fax é enviado. Em seguida, envie o fax como faria normalmente.