A medição do tempo dos funcionários já percorreu um longo caminho desde os dias em que os funcionários carimbavam manualmente os cartões de ponto e os entregavam.
Por meio das maravilhas da tecnologia em nuvem, agora é possível rastrear a atividade de seus funcionários, registrar informações sobre o tempo investido em determinados projetos e gerar relatórios significativos para fornecer uma visão clara do que está acontecendo em sua pequena empresa.
O software de controle de tempo é útil para todos os tipos de empresas, desde pequenas startups até grandes empresas. Esses aplicativos são um ótimo investimento para muitos tipos de empresas, seja contabilidade, contabilidade, construção, hotéis, serviços de limpeza, encanamento e aquecimento, varejo ou qualquer outro setor onde o acompanhamento da atividade da equipe e as despesas de manuseio sejam fundamentais para sua empresa..
$config[code] not foundAplicativos de controle de tempo são úteis para toda a equipe para acompanhar o tempo, processar a folha de pagamento e lidar com processos administrativos importantes. Um bom aplicativo de rastreamento de tempo é escalonável e pode ser usado em diferentes níveis (por exemplo, equipe interna ou de campo, gerentes de equipe, RH, folha de pagamento) para economizar tempo e dinheiro e fornecer informações mais claras sobre os projetos. Os empregadores se beneficiam ao saber como o tempo está sendo usado, enquanto os funcionários podem relaxar sabendo que serão pagos a cada minuto que trabalham.
Tipos de software de rastreamento de tempo
Software de controle de tempo vem em vários formatos e tamanhos. Alguns vêm como módulos dentro de aplicativos de contabilidade e faturamento, como o FreshBooks, em que os funcionários podem registrar horas em qualquer lugar e gerar automaticamente faturas por meio do software.
Da mesma forma, o software abrangente de gerenciamento de projetos on-line geralmente incluirá recursos de rastreamento de tempo. O Mavenlink, por exemplo, oferece suporte a rastreamento e aprovação de tempo, permitindo o faturamento sem esforço e o registro de atividades em um ambiente focado no projeto.
Se você não tiver um módulo de controle de tempo em seu software comercial existente, há muitos aplicativos de monitoramento de tempo independentes. Muitos deles têm testes gratuitos, por isso são ideais se você deseja comprar algo que se encaixa no seu orçamento.
Escolhendo o melhor software de rastreamento de tempo
Quando você está pesquisando qual aplicativo usar, há várias funções a serem observadas. É claro que você precisa pensar sobre quais desses recursos são excedentes para seus requisitos, mas o melhor software de rastreamento de horas servirá a maioria, ou todas, as seguintes funções:
Rastreamento de tempo
A capacidade de monitorar o tempo dos funcionários de hora em hora e assalariado é o principal objetivo de um aplicativo de rastreamento de tempo. Se você tiver uma equipe no campo, procure um serviço que ofereça entrada / saída de relógio para vários dispositivos. Algumas soluções, como a Vericlock, oferecem a capacidade de inserir mensagens de texto ou SMS, ou por meio de um aplicativo de smartphone, por exemplo.
O suporte offline é obrigatório se você tiver funcionários que estejam trabalhando em locais onde o acesso à Internet é limitado ou indisponível. Algumas ferramentas de rastreamento de tempo, incluindo TSheets, oferecem recursos de GPS, para que você possa acompanhar fisicamente o que sua equipe de campo está fazendo.
Muitas ferramentas oferecem a você a capacidade de configurar alertas para lembrar seus funcionários de fazer o ponto de entrada e saída, além de um recurso de proteção para fazer o agendamento automático dos funcionários que não devem ter o tempo determinado.
Quadro de Horários
O manuseio do quadro de horários é uma parte importante de um aplicativo de controle de tempo. O software que permite dividir timesheets por projeto é ideal, porque facilita o processo de faturamento. Ao escolher uma solução, preste atenção aos fluxos de trabalho de aprovação.
Idealmente, você deseja uma solução que permita que um gerente de projeto ou de departamento aprova ou rejeite rápida e facilmente um quadro de horários. Timesheets.com é um exemplo de solução que permite que você faça exatamente isso. Muitos aplicativos enviam alertas por e-mail quando uma planilha de horas ou uma despesa é enviada.
O controle de horas extras é outro aspecto do software de controle de tempo que pode facilitar sua vida e economizar dinheiro. Muitos dos melhores aplicativos oferecem alertas de horas extras, que podem notificar um gerente quando um funcionário está com o passar do tempo. Isso pode ajudá-lo a evitar o pagamento de horas extras onerosas nos casos em que isso não seja necessário.
Gerenciamento de Projetos
O melhor software de controle de tempo permitirá que você monitore os recursos do projeto e acompanhe as tarefas, e alguns permitem que você adicione notas do projeto a tarefas para que todos os envolvidos estejam na mesma página.
O suporte para registrar despesas faturáveis e não faturáveis e para criação de faturas são outros recursos úteis que algumas ferramentas de controle de tempo - como o Replicon, por exemplo - incluem e ajudam a preencher a lacuna entre o gerenciamento de projetos e a folha de pagamento.
Relatórios
A geração de relatórios é uma vantagem crucial de um aplicativo de rastreamento de tempo automatizado. Um bom software como o Toggl permite gerar uma ampla variedade de relatórios diferentes para ajudar um gerente a obter insights sobre coisas como tempo trabalhado, despesas e faturas. Os relatórios geralmente podem ser personalizados, permitindo que o usuário defina exatamente quais informações desejam incluir nos relatórios. Embora o software possa reunir todos esses dados, é muito importante que os gerentes tenham o treinamento correto para poder analisar e interpretar os dados da maneira mais eficaz.
Certifique-se de que o aplicativo de acompanhamento de tempo escolhido inclua a capacidade de exportar ou imprimir relatórios para que eles possam ser compartilhados facilmente com chefes ou funcionários.
Ajuda e suporte
Embora seja imperativo escolher uma solução de controle de tempo confiável e fácil de usar por todos na empresa, também é importante pesquisar o serviço de suporte ao cliente de um aplicativo antes de selecionar um.
Os melhores devem oferecer suporte por e-mail, telefone e bate-papo ao vivo para que você possa resolver rapidamente os problemas com o software durante a fase de integração e rapidamente eliminar os problemas que surgirem.
Integrações
Um fator importante a ser considerado ao selecionar um aplicativo de controle de tempo é prestar atenção às suas integrações. As integrações são essenciais porque permitem sincronizar seu aplicativo de rastreamento de tempo com dados de outros softwares de negócios que você já está usando.
Procure um software de rastreamento de tempo que ofereça integração com os pacotes que você está usando para folha de pagamento, CRM, contabilidade, gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de projetos e ERP, e você poderá incluir sua funcionalidade de rastreamento de tempo nesses recursos.
Reserve um tempo para pesquisar todos esses fatores ao escolher o melhor software de rastreamento de tempo, e o resultado será um aumento na produtividade dos funcionários, melhor controle da folha de pagamento e maior precisão no faturamento. O que isso significa, em termos reais, é economia de custos para sua pequena empresa.
Relógio de hora de fábrica Foto via Shutterstock
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