Pastas de Manila e armários não são necessários para manter e organizar um registro completo de documentos importantes. Os papéis podem ser destruídos depois de serem arquivados eletronicamente ou mesmo eliminados, à medida que mais empresas e escritórios do governo estão migrando para empresas mais ecológicas e sem papel, evitando cópias impressas para versões eletrônicas. A papelada eletrônica reduz a necessidade de armazenamento, reduzindo custos, economizando tempo e beneficiando o meio ambiente. Digitalizar, copiar e arquivar documentos é fácil com o mínimo de investimento em hardware e software. Os scanners são vendidos on-line, em lojas de produtos de escritório e até em lojas de departamento, e são acessíveis. Algumas máquinas combinam recursos de impressão, fax, digitalização e cópia.
$config[code] not foundDigitalização de Documentos
Conecte o scanner ao seu computador com o cabo de conexão USB incluído. Instale os drivers usando o CD de instalação ou visitando o site do fabricante.
Coloque o documento com o lado de impressão voltado para baixo na estrutura da base de vidro.
Alinhe as bordas de acordo com as marcas indicadoras na estrutura da cama de vidro.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingDigitalize uma página de cada vez fechando a tampa e pressionando o botão “Scan” ou “Start”. O documento será convertido em um arquivo digital. Quanto maiores os pontos por polegada, ou DPI, maior será o detalhe que o documento digitalizado terá. No entanto, com mais detalhes, o arquivo fica maior e levará mais tempo para ser baixado.
Copiando documentos
Coloque uma cópia impressa de um documento na copiadora de vidro, com as bordas alinhadas, conforme indicado na máquina.
Pressione o botão "Copiar" ou "Iniciar".
Clique com o botão direito em um documento eletrônico e selecione "Copiar".
Copie o documento eletrônico na mesma pasta, em uma pasta existente ou em uma nova pasta.
Arquivando Documentos
Clique no ícone no canto superior direito do menu "Meu computador" que parece uma pasta com uma estrela. Isto irá abrir uma nova pasta.
Nomeie a pasta apropriadamente para o tipo de documentos que serão armazenados nela.
Arraste um arquivo para a nova pasta, segurando o botão esquerdo do mouse sobre a pasta, movendo a seta para a pasta e soltando o botão esquerdo do mouse.
Gorjeta
Não mantenha arquivos desnecessários. Use um método consistente para nomear arquivos e pastas para o arquivamento mais eficiente. Mantenha documentos relacionados juntos. Mantenha o trabalho contínuo e concluído separado. Evite sobrecarregar as pastas. Em vez disso, divida arquivos grandes em subpastas menores e precisamente nomeadas.
