A comunicação no local de trabalho endereçada ao "arquivo" deve aderir ao processo e à estrutura dos registros de emprego, bem como ao formato básico da correspondência comercial. Os memorandos de arquivos destinam-se a documentar ações como alterações de pessoal ou decisões de contratação. Além disso, eles preservam os fatos e circunstâncias relacionados a atividades de recursos humanos e investigações no local de trabalho.
O Destinatário
Embora seu memorando tenha a intenção de documentar o arquivo, talvez ainda haja destinatários que devam receber diretamente uma cópia da comunicação. Por exemplo, se você estiver documentando o arquivo de um funcionário sobre a consideração dela por uma promoção, talvez queira incluir seu supervisor atual e o supervisor a quem ela relatará na nova função. Além disso, forneça ao funcionário uma cópia do memorando.
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Os memorandos do local de trabalho sobre informações confidenciais devem ser endereçados apenas àqueles com necessidade de saber e os memorandos devem ser claramente marcados como "confidenciais" se contiverem informações que não devem ser discutidas entre o RH e o supervisor do funcionário. Em alguns casos, os memorandos para arquivar sobre assuntos delicados não devem ser colocados no arquivo de um funcionário. Por exemplo, em casos de investigações no local de trabalho, como assédio sexual, um memorando para arquivo vai para o arquivo de investigação e não para o arquivo pessoal do funcionário.Os memorandos a serem arquivados para fins investigativos permanecem confidenciais e acessíveis apenas a funcionários com necessidade de conhecimento, como a equipe de RH, executivos e proprietários da empresa ou consultores jurídicos.
Memorando Conteúdo
A menos que esse memorando faça parte da correspondência em andamento, talvez seja necessário descrever as circunstâncias ou explicar o motivo da sua documentação. Se for um assunto pessoal - além de uma investigação - comece o memorando com o nome do funcionário, departamento, cargo e duração do emprego. Por exemplo, se você estiver resumindo a solicitação de transferência de um funcionário, seu primeiro parágrafo deverá conter informações pertinentes, como a posição do funcionário e o cargo ou departamento para o qual solicitou uma transferência. O memorando também conteria detalhes sobre se o pedido de transferência foi concedido, considerado ou negado.
Distribuição e Arquivos
Se você estiver escrevendo para um arquivo de funcionário, uma cópia do memorando deverá entrar no arquivo de correspondência geral de RH como parte da lista de distribuição. Além disso, o funcionário recebe uma cópia e o mesmo acontece com outras partes que podem ter acesso às informações do funcionário, a menos que o memorando seja parte de uma investigação confidencial no local de trabalho. Nesse caso, apenas o RH e a equipe que está trabalhando na investigação devem ter acesso ao memorando. Quando o arquivo que contém o memorando é enviado aos seus arquivos, o departamento de RH retém uma cópia do memorando localizado no arquivo de correspondência geral do departamento.
