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Nos anos 90 nós possuímos uma galeria de arte. Um dos desafios era gerenciar o inventário. Foi um desafio particular em torno dos feriados, quando certos itens em nossas ações se moveram rápido - principalmente os itens menores, com preço de oferta de US $ 100 ou menos.
Nosso processo de rastreamento e gerenciamento de inventário consistia em listas manuscritas do que pensávamos ter em estoque. Eu digo “o que pensávamos que tínhamos em estoque” porque as listas tendiam a se perder. Invariavelmente, o que tínhamos em estoque nunca chegava a coincidir com o que ainda estava em nossa lista de estoque.
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Você vê, um problema era que quando as coisas ficavam ocupadas e alguém pedia um item, corríamos para o depósito nas traseiras, procurávamos o que o cliente queria, trazíamos e vendíamos. Com pressa para atender ao cliente, frequentemente esquecemos de retirá-lo da lista de estoque restante não vendido. Portanto, nossos registros do que foi deixado em estoque foram imprevisíveis.
Pior ainda, com as listas de papel, tínhamos muito pouca capacidade de analisar nossos padrões de uso de estoque. Isso dificultou a previsão de nossas necessidades futuras de estoque… e evitou esgotar ou pedir mais do que poderíamos vender. Nós simplesmente não tínhamos os dados para fazer esses tipos de julgamento. Em vez disso, nos baseamos em suposições e lembranças, ou ocasionalmente passamos pelo laborioso processo de examinar faturas de ações e notas de venda individuais daquilo que compramos no ano anterior, tentando decifrar descrições abreviadas e números de ações ininteligíveis.
Além disso, as coisas ficaram mais complicadas com os retornos. Quando recebemos devoluções, tínhamos pouco para verificá-las. Itens devolvidos realmente caíram em um buraco negro.
Bem, o que posso dizer, exceto que nós éramos uma startup. Essa foi a nossa primeira incursão no varejo. Então, talvez possamos ser dispensados parcialmente por não ter um sistema de ponto de venda (POS) e estoque que poderia nos ajudar a gerenciar o estoque. Mas muitas pequenas empresas estão em um barco semelhante trabalhando a partir de papel e caneta, ou talvez sistemas de planilha do Excel. De acordo com o relatório “Fazendo estoque do seu inventário” (PDF) da Wasp Barcode, 30% das pequenas empresas são exatamente como nós, usando caneta e papel. Ainda mais surpreendente, 23% das pequenas empresas não usam nenhum sistema de rastreamento de estoque.
Os retornos eram apenas uma pequena parte de nossos problemas de gerenciamento de estoque, simplesmente porque éramos bem pequenos. Mas os retornos em qualquer empresa podem prejudicar sua lucratividade se você não os gerencia bem - e, em algumas empresas, os retornos são uma questão importante de custo. De acordo com um whitepaper (PDF) da Associação de Logística Reversa:
A logística reversa representa uma das maiores e mais negligenciadas oportunidades para ajudar a devolver lucros a uma empresa. No entanto, poucas empresas estão fazendo um bom trabalho para resolver esse problema. Analistas alertam que, a menos que as empresas implementem sistemas e processos para recuperar uma parte significativa desse custo, os retornos terão um impacto dramático sobre a lucratividade. Os principais especialistas defendem que a maioria das empresas está negligenciando sua cadeia de suprimentos de logística reversa e que estão perdendo oportunidades de melhorar as margens, bem como a satisfação e fidelidade do cliente. Isto pode ser devido ao fato de que as empresas estão perdendo a visão geral quando se trata de gerenciar retornos.
É aí que entram os sistemas de tecnologia, incluindo os códigos de barras. O whitepaper da Reverse Logistics Association continua apontando as melhores práticas relacionadas ao uso de códigos de barras para gerenciar retornos:
O produto devolvido deve voltar com códigos de barras que podem ser digitalizados para minimizar o manuseio. Além disso, algumas empresas estão adotando métodos inovadores de transporte para ajudar a acelerar o recebimento de mercadorias. Um dos métodos que as empresas estão começando a explorar é consolidar os reparos voltando para remessas maiores. As empresas podem reduzir os custos de transporte coordenando as remessas de devoluções com remessas maiores.
Uma vez que as empresas tenham um produto devolvido em sua posse, o item pode passar dias, semanas e até meses em uma prateleira esperando para ser avaliado, porque esse processo geralmente é feito caso a caso. O teste, a classificação e a classificação de produtos devolvidos são trabalhosos e demorados. O processo pode ser otimizado se uma empresa submeter os retornos aos padrões de qualidade e usar sensores, códigos de barras e outras tecnologias para automatizar o rastreamento e o teste.
Mesmo se você usar algum tipo de sistema de rastreamento de inventário junto com códigos de barras para gerenciar sua cadeia de suprimentos de saída, o processo de devolução pode exigir requisitos especiais. Por este relatório sobre logística reversa (PDF):
As empresas muitas vezes acreditam erroneamente que as operações de saída também podem lidar com retornos executando tudo ao contrário. No entanto, as operações inversas devem gerenciar várias funções exclusivas que não são incluídas em operações de saída, por exemplo, coleta de produtos desatualizados, indesejados ou danificados, bem como embalagem. É também o caso de quanto mais complexo o produto, maior a porcentagem de retornos devidos a vários fatores, incluindo mais variáveis que podem dar errado, maior número de operadores não qualificados e, muitas vezes, disposição de final de vida regulamentada.
Em outras palavras, todo o seu processo de devolução deve ser avaliado e os requisitos levados em conta quando você configura um sistema de código de barras, se você espera que ele resolva devoluções.
Portanto, se os códigos de barras alinhados com sistemas POS e / ou sistemas de gerenciamento de estoque criam uma solução econômica para ajudar a economizar dinheiro com devoluções, então o que você precisa para um sistema? De acordo com o relatório “Retirando estoque do seu inventário”, um sistema de código de barras é direto:
Usando códigos de barras, o software de controle de estoque rastreia por um número de item. Embora esse seja geralmente um número criado para um item de inventário, também pode ser o produto existente ou o número do UPC do item. O software também pode rastrear itens de estoque por número de série, número de lote, código de data e palete. Itens podem ser monitorados em um PC ou dispositivo móvel. * * * As soluções de inventário devem capacitar sua empresa para ser proativa, atual e precisa.
De um modo geral, você precisará de algum tipo de software para gerenciar o inventário; Software de design e etiquetagem de códigos de barras; impressoras capazes de imprimir etiquetas de código de barras; e scanners para digitalizar códigos de barras nas devoluções. Para saber mais sobre o que é necessário, além de recursos úteis, consulte: Guia de uso de códigos de barras em seus negócios.
Conclusão: muitas empresas, do varejo à manufatura, podem se beneficiar de sistemas de código de barras para gerenciar estoques. Para lidar com retornos e evitar a erosão da margem devido ao custo dos retornos, verifique se o seu sistema de código de barras foi projetado especificamente para ajudar a gerenciar os retornos. Um analista de negócios ou pessoa semelhante pode avaliar seus processos internos para garantir que o processo de devolução seja mapeado e abordado em qualquer implementação de tecnologia.
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