Há apenas oito horas no dia de trabalho tradicional e, para que sua empresa permaneça o mais lucrativa possível, você precisa aproveitar ao máximo essas horas. Produtividade é tipicamente definida como quanto trabalho, ou quantas tarefas, você e seus funcionários podem fazer dentro de um determinado período de tempo.
As empresas tentam otimizar isso contratando funcionários mais talentosos, comprando ferramentas e equipamentos melhores e melhorando os processos internos. Mas quantas dessas horas diárias são desperdiçadas e o que está levando seus funcionários a desperdiçá-las?
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Embora as organizações e os indivíduos variem, esses são os desperdiçadores de tempo mais comuns pelos quais você precisa observar:
1. Email
Quantos e-mails parecem continuar, sem nenhuma informação significativa contida neles? Você gasta incontáveis minutos por dia vasculhando informações desnecessárias, como todos os seus colegas de trabalho e, além disso, os remetentes originais gastam ainda mais tempo escrevendo esses e-mails. A maioria dos funcionários é descuidada com a forma como organizam, escrevem e enviam e-mails e, em última análise, isso resulta em horas de desperdício de tempo por dia.
Corrigir este problema começa com o entendimento. Use uma ferramenta de análise de e-mail, como o Gmail Metrics, para analisar o uso de e-mail da sua empresa e criar um plano de ação para melhorá-lo.
2. Mídia Social
Não deve ser uma surpresa que seus funcionários provavelmente usem as mídias sociais no trabalho, seja lendo as notícias ou enviando mensagens para seus amigos e familiares. De acordo com um estudo recente, dois terços dos funcionários americanos entram nas redes sociais pelo menos uma vez por dia enquanto estão no trabalho, com 20% dos entrevistados gastando uma hora ou mais de seu dia de trabalho nas redes sociais.
Considerando o viés de auto-relato pode estar em jogo aqui, os números podem ser ainda mais elevados do que isso. O que é pior, não há uma maneira fácil de evitar isso. Você pode bloquear sites de mídia social na Internet de sua empresa, mas será difícil impedir que os funcionários usem seus dispositivos pessoais para acessar as mídias sociais.
3. Reuniões
As reuniões podem não parecer inicialmente desperdiçar tempo. Eles podem parecer componentes vitais do sucesso de uma empresa. Mas eles são perigosos por vários motivos, incluindo o fato de incluírem várias pessoas ao mesmo tempo e geralmente exigirem tempo de preparação antes da reunião. Como exemplo ilustrativo, considere um estudo de caso feito por Bain, de uma grande empresa (sem nome), onde uma única reunião semanal custava à empresa 300.000 homens-hora por ano.
Os números se acumulam rapidamente, especialmente quando as discussões da reunião podem ser substituídas por e-mail ou quando você inclui pessoas que não precisam participar. Manter suas reuniões sob controle, reduzindo o número total e o tempo de reunião, pode ajudá-lo a evitar esse desperdício. Reuniões, para muitas organizações, são um mal necessário, então, ao invés de eliminá-las, você pode trabalhar para torná-las tão produtivas quanto possível. Certifique-se de ter uma agenda clara antes de cada reunião.
4. Conversando e mandando mensagens
A comunicação não relacionada ao trabalho é outra das principais causas do desperdício de tempo no trabalho. Os funcionários fofocam e conversam com seus colegas de trabalho e passam tempo conversando e enviando mensagens de texto em seus telefones, presumivelmente com amigos e entes queridos. De acordo com uma pesquisa da Harris, “falar e enviar mensagens de texto” em um telefone era a principal causa autorrelatada de perda de tempo, com 50% dos entrevistados afirmando que isso era uma causa de desperdício de tempo. A segunda maior causa foi a fofoca, com 42 por cento dos entrevistados admitindo isso regularmente.
Novamente, considere o viés de autorrelato aqui, o que significa que os números reais podem ser ainda maiores. Esse é outro modo de desperdício de tempo difícil de corrigir. Você não quer impedir a comunicação de funcionários ou pode prejudicar a dinâmica e o moral da equipe em sua organização. Você também não pode confiscar facilmente os telefones de seus funcionários quando eles entrarem no trabalho.
Por que perder tempo nem sempre é uma coisa ruim
Depois de ler este artigo, você pode considerar o desperdício de tempo como uma das principais preocupações de sua empresa. Você pode ficar tentado a policiar seus funcionários, monitorar o uso de mídias sociais e dispositivos pessoais e garantir que eles permaneçam o mais produtivos possível. No entanto, não se aventure na microgestão. Estudos mostram que microgerenciar seus funcionários tem um efeito negativo na produtividade e também reduz o moral.
Além disso, alguns desperdícios de tempo podem realmente ser produtivos a longo prazo. Por exemplo, fazer uma pausa de cinco minutos nas mídias sociais pode ajudar os funcionários a aliviar o estresse e se sentir mais próximos de seus familiares e amigos. A abordagem apropriada, então, é estar ciente desses possíveis desperdiçadores de tempo e protegê-los - mas não de forma muito rígida.
A produtividade pode ser um jogo de números, mas nem tudo sobre a eficácia dos funcionários pode ser reduzido a números.
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