Com todos os métodos de comunicação disponíveis, você pode pensar que seus funcionários não precisariam de treinamento em mensagens entre escritórios. A verdade é que a variedade de opções muitas vezes dificulta a escolha do caminho certo. O estabelecimento de algumas regras e melhores práticas garante que os funcionários façam as escolhas certas quando vários escritórios estiverem envolvidos na caixa de diálogo. Quando você tem protocolos claros, menos conflitos e mal-entendidos ocorrem.
$config[code] not foundCriando Políticas e Procedimentos
Elaborar, redigir, revisar e publicar políticas e procedimentos formaliza as interações fundamentais que ocorrem na sua empresa. Se você não dedicar um tempo para considerar essas situações, violações de segurança e preocupações com privacidade podem inviabilizar suas operações. Você precisa definir padrões de como coletar, processar, transferir e usar informações entre escritórios, usando email, envelopes especiais para correspondência e outros métodos acelerados. Tome cuidado para proteger os dados pessoais e do cliente e verifique se você está em conformidade legal. Por exemplo, treine funcionários para identificar e-mails suspeitos que representem phishing ou outra atividade fraudulenta da Internet.
Desenvolvendo Modelos
Treinamento de funcionários em comunicação entre escritórios deve incluir como usar modelos para email, boletins informativos, apresentações e outras informações do escritório. Ao criar um formato padrão, você impõe o uso do logotipo, das fontes e das cores da empresa. Publicá-los em um site de intranet da empresa os torna facilmente acessíveis a todos os funcionários. O treinamento envolve descrever o objetivo do modelo, como personalizá-lo e usá-lo.
Realizando Exercícios de RPG
A comunicação interoficial ineficaz ocorre quando as pessoas não se expressam com clareza, ouvem atentamente e se respeitam completamente. Ao conduzir exercícios de formação de equipe, você oferece oportunidades para que sua equipe pratique a comunicação em um ambiente de prática não ameaçador. Por exemplo, divida um grupo de funcionários de locais diferentes em pares. Peça aos participantes para pensar em uma conversa difícil, como encerrar um funcionário. Uma pessoa desempenha o papel de gerente e a outra desempenha o papel de empregada. Após cinco minutos entregando a mensagem, peça aos participantes para discutirem a conversa e o que funcionou ou não ajudou o processo. Não podemos evitar discordâncias ou negociações no local de trabalho. No entanto, aprendendo a decifrar padrões que não contribuem para a resolução, podemos conversar sem defesa, ouvir o verdadeiro significado do que é dito, manter a calma apesar das acusações e da raiva e focar na solução produtiva de problemas.
Recompensando e Reconhecendo Bons Comunicadores
Depois de estabelecer padrões de comunicação eficazes, perpetue a tendência recompensando e reconhecendo as pessoas que difundem conflitos e colaboram. Por exemplo, você pode recompensar os jogadores da equipe que usam as mídias sociais de forma responsável para promover os produtos da empresa, distribuindo pequenos símbolos de sua apreciação, como cartões-presente, ingressos de cinema ou cupons. Você também pode agradecer publicamente aos funcionários por sua capacidade de manter as pessoas informadas nas reuniões, eventos e cerimônias da empresa. Por exemplo, forneça um certificado de conquista para o melhor boletim distribuído em sua empresa.
