Você deve ter visto esses vídeos de linhas de montagem em fábricas. Um fluxo contínuo de itens de aparência idêntica, perfeitamente trabalhados, fluindo pelo chão da oficina quase como se por mágica. Se você e eu pudéssemos produzir resultados com esse nível de eficiência, velocidade e precisão, dia após dia após dia.
Principais Causas de Baixa Produtividade
Infelizmente, ser humano é algo que não nos equipa para a precisão e a produtividade da linha de montagem. No entanto, há um monte de coisas que fazemos em nossos locais de trabalho que são drenos de produtividade. Aqui está uma olhada em alguns dos suspeitos do costume.
$config[code] not foundFalta de planejamento
Um tema recorrente em muitas equipes é a maneira desorganizada em que os membros individuais abordam um problema. Quando não há uma direção clara sobre o que deve ser feito com relação a uma tarefa em mãos, cada membro decide abordá-lo de maneira única.
Isso pode significar mais de uma pessoa fazendo o mesmo trabalho, sem saber, que é um dos maiores drenos de produtividade. Às vezes, tarefas desnecessárias são feitas. Em outros momentos, muito tempo é alocado para tarefas insignificantes. Cada um desses cenários é drenado pela produtividade e representa um enorme dreno nos recursos de uma organização. Mas são totalmente evitáveis com algum planejamento antecipado.
Assim como todo filme tem um roteiro, você sabe exatamente qual cena segue qual, crie um roteiro para sua equipe. Se o seu trabalho é baseado em projetos, traçar um plano de ação detalhado com responsabilidades claras atribuídas e cronogramas definidos para manter todos os envolvidos no caminho certo.
Se você normalmente não lida com projetos e, em vez disso, lida com processos rotineiros; Esclareça como você e sua equipe estarão abordando cada processo e garantindo que não haja gargalos imprevistos. Use ferramentas como 10.000 pés ou Resource Guru para planejar melhor seus recursos.
Muito e-mail
Mesmo nesta era de mídia social e um milhão de aplicativos para inicializar, o email consegue governar nossos dias no trabalho. Mesmo há um ano atrás, nós coletivamente enviamos 182,9 bilhões de e-mails uns aos outros todos os dias. Com cerca de 2,92 bilhões de usuários de Internet no mundo em 2014, isso faz com que mais de 62 e-mails per capita, todos os dias. Esse é outro dos grandes problemas de produtividade no trabalho e bastante email para mantê-lo ocupado durante todo o dia.
Não deixe o email regular o seu dia de trabalho. Planeje seu dia nos primeiros 10 minutos de trabalho com uma lista de tarefas claras. Vá em frente na sua lista e, quando você fizer uma pausa do seu trabalho, verifique a caixa de entrada de e-mails transbordando. A razão para priorizar sua lista de tarefas por email é simples. O que você colocou nessa lista são coisas que são uma prioridade para você. E-mail é o que outras quero que você faça e cumpra suas prioridades, não as suas.
Ser um pouco egoísta a esse respeito fará maravilhas pela sua produtividade diária. Se você precisar se comunicar rapidamente com alguém, simplesmente caminhe até a mesa deles por um pouco de tempo. Não tem tempo para isso? Opte pelo serviço de mensagens instantâneas do seu escritório. Slack e HipChat são dois exemplos de serviços de mensagens instantâneas extremamente populares e super versáteis para o seu local de trabalho.
Mania de Encontro
Muitas reuniões e muito pouco trabalho é outro dos drenos de produtividade e também um lamento frequente nos locais de trabalho em todo o mundo. A obsessão de convocar uma reunião de diversos membros da equipe para cada pequena tarefa os afasta do trabalho produtivo real que eles poderiam estar realizando e quebra o ritmo do trabalho.
Ainda pior, muitas reuniões incluem indivíduos que têm pouco ou nada a ver com o assunto em questão. Isso é um desperdício de tempo colossal para esses membros e oferece valor zero para a reunião.
Evite a perda de produtividade, limitando o número de reuniões que você e sua equipe chamam. Em vez disso, invista em uma ferramenta de colaboração como o Wrike, que permitirá criar planos, discutir ideias, designar trabalhos e acompanhar contribuições individuais, tudo a partir da conveniência de um "centro de comando" integrado ao Word, Excel, Gmail, Dropbox. e praticamente todos os outros aplicativos comuns que você possa estar usando. Sem mais reuniões perdulárias para cada pequena atualização de cada membro da equipe.
Muitas pausas
Todo o trabalho e nenhum jogo faz de Jack um menino chato. No entanto, nosso espírito de converter locais de trabalho em locais descontraídos geralmente resulta em escritórios que têm mais pessoas do lado de fora fazendo uma "pausa para fumar" do que as pessoas em suas mesas trabalhando.
Em seguida, há infinitas corridas de café e trabalho pessoal que se infiltra nas horas de trabalho e rouba tempo produtivo de nossos horários sem que percebamos.
Incentive sua equipe a fazer intervalos do trabalho para se recarregar de vez em quando, mas tome uma posição clara contra quebras frequentes que servem a pouco ou nenhum propósito além de perder tempo.
Muitas pessoas no seu local de trabalho fumam? Crie uma área de fumantes fora da área de trabalho para que seus colegas de trabalho não precisem subir e descer o elevador para cada intervalo para fumar. Melhor ainda, incentive sua equipe a chutar a bunda e, em vez disso, relaxe na sala de jogos ou no refeitório.
Palavras de despedida
Drenos de produtividade e baixa produtividade não são apenas problemas que incomodam sua equipe. Mais de 70% dos trabalhadores americanos estão "ativamente desligados" de acordo com um estudo da Gallup em 2013.
Imagine o estado de nossa economia se esses trabalhadores pudessem ser trazidos de volta a um modo produtivo ativo! Você pode não ser capaz de transformar toda a economia ainda, mas com algumas mudanças simples, você definitivamente pode mudar a produtividade de seu próprio local de trabalho.
Escritório ocupado foto via Shutterstock
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