Como escrever uma descrição de trabalho do Assistente administrativo

As descrições de cargos de assistente administrativo devem ser feitas sob medida para as necessidades da pessoa e da organização que estarão ajudando. Eles devem pensar e planejar cuidadosamente, especialmente porque pode ser considerado um contrato legal. Uma boa descrição fornece uma lista detalhada de tarefas e benchmarks para o assistente administrativo trabalhar.

Descreva as categorias básicas para o trabalho. Estes devem incluir o título (ou seja, Assistente Administrativo do VP), departamento, supervisor direto, áreas gerais de supervisão, tarefas, termos de emprego e qualificações.

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Deixe claro exatamente quem o empregado deve ajudar. Isso evitará possíveis conflitos de escritório no futuro. Se este assistente serve um conjunto de posições, deixe isso claro. Coloque por escrito se este assistente é empregado totalmente a critério de um executivo. Indique também a cadeia de comando e a estrutura de relatório adequada.

Defina as tarefas principais. Tenha cuidado com frases preguiçosas e abrangentes sobre a descrição do trabalho, como "todas as tarefas necessárias". Seja específico. O assistente administrativo fará o agendamento de viagens, reserva de hospedagem, tomada de ditado, minutos para reuniões, gerenciamento de calendário, organização de sistemas de arquivos ou supervisão de outros funcionários assistentes? Inclua-os em uma lista de marcadores, com cada marcador começando com um verbo de ação (manter, classificar, supervisionar, criar, definir, lembrar, etc.).

Defina as características necessárias para um excelente desempenho. Estes devem ser tão específicos quanto possível também. Por exemplo, peça conhecimentos em Word, Excel e Photoshop em vez de conhecimentos de informática.

Estabelecer um nível adequado de educação e experiência. Isto deve ser baseado nos deveres específicos requeridos. Para alguns cargos de assistente administrativo, nada mais do que um diploma do ensino médio é necessário. No entanto, um diploma universitário em administração de empresas ou algum outro treinamento oficial da secretaria pode ser desejado. Para assistentes administrativos de alto nível, a experiência anterior é obrigatória.