Muitas pequenas empresas com pessoal limitado usam o período de inscrições abertas como a primeira e única vez em que discutem benefícios com os funcionários. Essa atividade, embora necessária, pode ser esmagadora para a equipe compreender grandes quantidades de informações sobre benefícios de uma só vez. As pequenas empresas que buscam formas mais eficazes de apoiar os funcionários devem implementar uma abordagem de comunicação e educação de benefícios durante todo o ano, em vez de períodos limitados e intensos de sobrecarga de informações ou comunicação pouco freqüente. Isso pode ajudar as empresas a fornecer informações úteis aos funcionários e tornar os processos, como o registro aberto, mais fáceis e eficazes.
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Impacto na retenção Melhorar os esforços de comunicação de benefícios pode ter resultados críticos nos negócios para empresas menores. Para ajudar a entender algumas realidades reveladoras do local de trabalho, o estudo do Aflac WorkForces Report de 2011 descobriu que, quando se trata de tomar decisões sobre benefícios, apenas 8% dos trabalhadores concordam que estão totalmente engajados em tomar essas decisões, um sentimento compartilhado por seus empregadores. Cerca de 63% das empresas concordam que os funcionários precisam ser mais engajados e apenas metade acha que seus funcionários aproveitam ao máximo os benefícios oferecidos.
Promovendo proativamente o engajamento dos trabalhadores quando se trata de tomar decisões sobre benefícios, os empregadores podem ajudar os trabalhadores a estarem melhor preparados e protegidos contra um acidente ou doença, resultando em implicações financeiras significativas para si mesmos e seus empregadores. Ao avaliar a comunicação sobre benefícios no local de trabalho em pequenas empresas, 39% dos trabalhadores concordam que seriam menos propensos a deixar seus empregos se estivessem bem informados sobre seus benefícios. O custo de rotatividade por si só é um incentivo para os empregadores fazerem mudanças em como e com que frequência suas organizações compartilham informações de benefícios. Pequenas empresas devem reconhecer a possibilidade de que a comunicação precisa de melhorias. Por exemplo, quase metade (46%) dos funcionários de pequenas empresas dizem que seus departamentos de RH comunicam muito pouco sobre os planos de benefícios, e pouco mais da metade (52%) dos tomadores de decisões de RH acredita que eles se comunicam de maneira muito eficiente. funcionários. Obtenha recompensas significativas desenvolvendo comunicações de benefícios mais eficazes, incluindo funcionários mais saudáveis, mais protegidos e mais engajados. Quatro melhores práticas incluem: 1. Ser um recurso valioso Sem informações reais, os funcionários muitas vezes recorrem a fontes menos confiáveis para obter insight e orientação. A maioria dos trabalhadores (62%) obtém conselhos / informações sobre seguros de colegas, amigos e familiares. Na verdade, os funcionários de pequenas empresas têm menos probabilidade de obter informações / conselhos sobre os benefícios dos funcionários de RH da empresa (39%).
Quando os funcionários não sabem melhor, eles não se saem melhor em termos de proteção adequada de sua renda e bem-estar, deixando muitos funcionários subestimados e vulneráveis às implicações financeiras de um evento de saúde inesperado. Com o tempo, eventos de saúde inesperados podem afetar a produtividade de uma pequena empresa. 2. Usando Pesquisas As comunicações eletrônicas tornaram mais fácil do que nunca a pesquisa de trabalhadores a um custo mínimo. Infelizmente, pouco mais da metade (52%) das organizações realiza pesquisas que aumentam sua compreensão da satisfação dos funcionários com as ofertas de benefícios. Menos ainda - apenas 43% - pesquisam a compreensão dos funcionários sobre a comunicação de benefícios.
Ao dedicar um tempo para entender as preferências e necessidades dos trabalhadores, os empregadores podem aumentar a satisfação dos funcionários com os pacotes de benefícios e ajudar a proporcionar a tranquilidade de saber que seus funcionários têm proteção adequada. Além disso, os empregadores podem usar essas pesquisas para identificar necessidades de seguro de saúde não atendidas, permitindo que os tomadores de decisão de RH atendam melhor às necessidades de comunicação dos benefícios e encontrem maneiras de tornar as informações de benefícios mais robustas e acessíveis. 3. Ajudando a eliminar erros comuns de benefícios Aproximadamente 77 por cento dos trabalhadores admitiram cometer erros sobre a cobertura de benefícios durante o processo de inscrição aberta, deixando muitos funcionários sentindo-se negativamente no final do ano sobre o processo, incluindo estar estressado, confuso ou arrependido. Um olhar mais atento revela que quase a metade dos trabalhadores (47%) afirma ter cometido erros ou ter se arrependido, como colocar pouca conta de gasto flexível (FSA) ou não eleger a cobertura de benefícios disponíveis, como voluntária, odontológica ou de visão; ou escolheu os benefícios de que eles não precisaram ou escolheram o nível errado de cobertura.
A brevidade das decisões anuais sobre benefícios requer um programa abrangente de educação e comunicação com duração de um ano. As melhores práticas incluem a diversificação de materiais para englobar reuniões impressas, na Web, por e-mail e presenciais; hospedar várias reuniões presenciais durante o ano todo; e incluindo cônjuges na tomada de decisão. 4. Considere reter um consultor ou corretor de benefícios Dar aos funcionários a oportunidade de falar diretamente com um consultor de benefícios ou um representante de uma corretora ou seguradora pode ser incrivelmente eficaz em termos de educação. Na verdade, 50% dos funcionários de pequenas empresas concordam que seriam mais informados sobre os benefícios se consultassem um corretor ou consultor durante a inscrição.
Manter-se em dia com regulamentações complicadas e em constante mudança é cada vez mais difícil, especialmente para as pequenas empresas. A parceria com corretores ou consultores de benefícios pode ajudar as empresas a reforçar seus benefícios de seguro com pouco impacto nos resultados. Corretores e consultores de benefícios também podem aconselhar e auxiliar no desenvolvimento de estratégias de comunicação e processos de inscrição eficazes. De acordo com o estudo de Aflac, as empresas que usam consultores de corretores ou benefícios oferecem pacotes de benefícios mais robustos do que seus concorrentes, acreditam que seus pacotes de benefícios são mais competitivos do que os de seus pares e se comunicam com mais frequência sobre os benefícios de suas organizações. Conclusão Desenvolver comunicações eficazes de benefícios é difícil, particularmente quando se trata de educar os trabalhadores sobre suas opções de seguro. No entanto, usando a comunicação reforçada durante todo o ano, os tomadores de decisão de RH de pequenas empresas podem simplificar o compartilhamento de informações para os funcionários, permitindo que eles façam melhores escolhas para suas famílias e gerando maior retenção e maior valorização de seus pacotes de remuneração.
Pacote de Benefícios Foto via Shutterstock
