As pequenas empresas precisam estar cientes da Taxa Fixa e Variável (FAVR) porque ela foi projetada para reembolsar os funcionários que dirigem seus veículos para negócios. A maioria das empresas usa o padrão de milhagem de negócios IRS mais familiar, mas o FAVR apresenta outra opção mais precisa.
A Small Business Trends contatou Craig Powell, CEO da Motus, para se aprofundar em como essa taxa pode beneficiar pequenas empresas. Ele começou nos dando uma visão geral de alto nível do que é o FAVR e o que faz.
$config[code] not foundO que é o FAVR e por que é importante
“Taxa Fixa e Variável (FAVR) é uma Procedimento de receita de IRS (2010-51) que foi projetado para reembolsar os funcionários com isenção de impostos, tanto para os custos fixos (seguro, licença e registros) quanto variáveis (combustível, manutenção) associados à condução para os negócios, ”escreveu Powell.
"Há uma falta geral de conscientização em relação à FAVR, já que a maioria das empresas reembolsa seus funcionários usando o padrão de milhagem de negócios IRS, que é usado para calcular a dedução para operar um veículo pessoal para fins comerciais."
Como o FAVR se diferencia dos padrões de milhagem do IRS?
Powell continuou descrevendo como a FAVR reconhece que dirigir seu próprio carro para negócios gera um conjunto de custos diferente do que dirigir um veículo da empresa.
Ele descreve como essa taxa divide todos os cálculos para reembolso em categorias fixas e variáveis. É mais específico e leva em conta as flutuações nos ciclos de negócios também.
Por que o FAVR é mais preciso
“O FAVR é a solução de reembolso mais precisa porque fornece um reembolso personalizado a cada funcionário móvel, com base nos custos locais e na milhagem comercial, que podem variar mês a mês.”
Quais são algumas outras vantagens
Outra vantagem de usar o FAVR é o fato de que o padrão de milhagem de negócios do IRS pode cometer erros ao reembolsar funcionários porque os custos podem realmente flutuar em qualquer dia. O padrão de milhagem de negócios existente corre o risco de reembolsar / reembolsar os funcionários.
Um dos problemas com o padrão do IRS é que ele não usa dados em tempo real, mas a média dos números anteriores. Powell explica:
Quais são os problemas com os padrões de milhagem do IRS?
“O padrão do IRS é uma média pontual de custos que é determinada usando dados de anos anteriores, não uma taxa de reembolso real. Os funcionários podem estar gastando mais em viagens do que estão sendo reembolsados - ou, por outro lado, podem ser reembolsados em excesso se os preços do gás caírem ”.
Um dos grandes problemas aqui está no fato de não haver ajustes para reembolso, pois os dados que estão sendo usados são do ano anterior.
Quais são as consequências para o reembolso impreciso
“A FAVR, por outro lado, permite que as empresas contabilizem toda a gama de custos de condução do trabalho, para que os empregadores possam adaptar os reembolsos especificamente para cada funcionário individual”, escreve Powell.
Em outro nível, existem algumas outras conseqüências para o reembolso incorreto de trabalhadores. Pequenas empresas podem perder milhares de dólares anualmente, de acordo com Powell, e existe até o perigo de ações judiciais coletivas.
Que tipos de pequenas empresas se beneficiarão
“Os Estados geralmente têm leis rígidas de proteção ao empregado que descrevem requisitos específicos para reembolsos ou deduções de despesas (como Nova Hampshire, Montana e Seção de Código de Trabalho da Califórnia 2802)," ele escreve.
Essas leis formaram a base para inúmeras ações coletivas e acordos multimilionários de trabalhadores para práticas de reembolso injustas (ver RadioShack, Starbuckse Uber como exemplos). ”
Tudo parece bom, mas que tipo de empresa de pequeno porte obterá o máximo de uso dessas taxas flexíveis?
Quais são os requisitos específicos
FAVR tem alguns requisitos específicos que as pequenas empresas vão querer prestar atenção. Ou seja, é para qualquer empresa que tenha trabalhadores móveis dirigindo anualmente mais de 5.000 milhas para negócios.
Isso pode incluir uma série de executivos de vendas que precisam direcionar seus clientes para empresas farmacêuticas. Consultores de pequenas empresas, bem como empresas de saúde em casa e até mesmo enfermeiros que fazem visitas ao paciente são todos os outros exemplos.
Como o FAVR pode ajudar com a demanda crescente
Simplificando, é uma ótima maneira de se tornar mais específico sobre esses custos e a Powell adiciona outros setores ao mix.
“FAVR é, e deve ser, uma ferramenta eficaz para restaurantes e franqueados de alimentos que têm enfrentado uma demanda crescente por um serviço de entrega mais rápido.”
Como acelerar o processo
Finalmente, Powell ressalta que, enquanto o IRS estabelece a estrutura para coletar os dados no FAVR, há algumas dicas simples para acelerar o processo e torná-lo mais fácil de usar.
“As empresas agora podem aproveitar dispositivos inteligentes com GPS, software de ponta e soluções abrangentes de gerenciamento de veículos para rastrear, coletar e armazenar todas as informações de viagens de negócios de seus funcionários, que podem ser reportadas à Receita Federal sem criar montanhas de papelada. "
É muito mais eficiente para as pequenas empresas usarem aplicativos móveis para rastrear a milhagem e fazer distinções entre milhas comerciais, viagens pendulares e pessoais do que tentar manter registros em papel.
Foto via Shutterstock
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