Imagine ser forçado a vasculhar os arquivos em busca de uma pasta antiga com uma parte importante do documento que você precisa para resolver uma consulta do cliente.
Bem, encontrar essas informações armazenadas em um documento em papel pode ser desgastante, frustrante e, sem dúvida, atrapalhá-lo. No entanto, quando você digitaliza seus documentos antigos e os armazena em um banco de dados eletrônico, isso pode tornar o gerenciamento de documentos muito mais simples e eficiente para o seu negócio.
$config[code] not foundO que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos, também conhecida como geração de documentos, é simplesmente definida como o processo de capturar uma imagem digital de um documento em papel (ou um microfilme).
"É como seus documentos em papel são convertidos em imagens eletrônicas pesquisáveis, o que pode ajudar muito no processo de negócios", disse Neil McKeever, especialista em imagens de documentos da Kefron, empresa de digitalização e gerenciamento de documentos do Reino Unido.
Todo o processo de conversão de documentos físicos em formato digital também inclui digitalizar e capturar a imagem usando o software OCR (Optical Character Recognition). OCR reconhece inteligentemente as imagens digitais e as transforma em documentos de texto para permitir a busca de palavras-chave dentro de um documento.
"Quando feito corretamente, a digitalização de documentos pode mudar a maneira como sua empresa opera para melhor, e economizar tempo e dinheiro", acrescentou McKeever.
Benefícios comerciais dos documentos de digitalização
Segundo McKeever, cujo trabalho declarado é ajudar clientes pequenos e corporativos a implementar e manter seu sistema de gerenciamento de informações da maneira mais eficaz e oportuna, há vários motivos para que a digitalização de documentos (ou imagens) possa ser valiosa para o seu negócio.
Ele explica seis principais benefícios da digitalização de documentos para empresas:
1. Digitalização de documentos economiza tempo e dinheiro
Com acesso fácil a todos os seus arquivos e documentos com o clique de um botão, você ou sua equipe não precisarão perder tempo pesquisando caixas e arquivos para tentar localizar o documento de que você precisa. Você não pagará a equipe por uma tarefa que pode levar horas para ser concluída em questão de segundos.
2. Digitalização de documentos melhora o atendimento ao cliente
Com a geração de imagens de documentos, você pode digitalizar cada parte de um arquivo e indexá-lo com vários metadados. Isso significa que, se você precisar de uma informação específica, como um número de fatura, poderá encontrá-la instantaneamente. Isso é especialmente útil se você quiser atender às necessidades de seus clientes o mais rápido possível.
3. A digitalização de documentos reduz o espaço de armazenamento
Ao converter todos os seus documentos físicos em arquivos digitais, você não precisará mais armazená-los onde eles estiverem próximos. Eles podem ser embalados e enviados para locais seguros e dedicados, liberando espaço no escritório para coisas mais importantes e reduzindo os custos associados ao armazenamento de arquivos em papel.
4. Digitalização de documentos melhora a segurança
Como você não precisa desses arquivos em papel no site, você pode mantê-los em instalações de armazenamento dedicadas com protocolos de segurança excepcionais. Você não precisa se preocupar com a segurança em seu escritório, pois todos os arquivos e backups digitais podem ser armazenados remotamente em servidores altamente seguros.
5. Digitalização de documentos permite compartilhar e colaborar
Outro grande benefício dos arquivos digitais sobre os de papel é o compartilhamento de documentos. Vários colegas podem acessar o mesmo documento quando necessário, reduzindo o desperdício de tempo novamente quando os arquivos de papel precisam ser passados de um departamento para outro.
6. Digitalização de documentos ajuda você a cumprir os regulamentos de conformidade
Finalmente, você pode achar que os procedimentos de conformidade em seu setor exigem que você mantenha alguns documentos digitalmente e fisicamente. Colocar uma solução de imagem de documentos segura e eficiente no lugar agora pode economizar tempo e esforço.
Digitalização de fotos via Shutterstock
3 Comentários ▼
