Há uma responsabilidade que a maioria dos proprietários de pequenas empresas provavelmente gostaria de esquecer. Mas é imperativo para qualquer pessoa que execute algo maior que uma empresa individual. Esta é sua responsabilidade de manter registros em seus funcionários. Embora isso possa não ser a parte mais interessante de administrar um negócio, é importante.
Requisitos de retenção de registros de funcionários
Os governos federal, estadual e local têm vários requisitos quando se trata de manter documentação precisa sobre contratação e outras funções de RH para proteger funcionários e empresas. Como empresa, deixar de manter esses registros à mão pode deixá-lo aberto a processos de rescisão injustos ou a repercussões similares, sem qualquer papelada para se defender. Aqui estão alguns dos requisitos que sua empresa pode ter para satisfazer quando se trata de manter registros de funcionários.
$config[code] not foundContinue contratando registros por um ano
Quando você contrata um novo cargo, os estatutos federais, como o Americans with Disabilities Act e o Title VII, exigem que você seja não discriminatório em seu processo de contratação. Portanto, você deve manter todos os aplicativos, currículos e outras documentações do processo de contratação por pelo menos um ano após o preenchimento do trabalho, no caso de qualquer uma das partes que não recebeu o trabalho decidir entrar com uma ação judicial.
Mantenha os registros da folha de pagamento por três anos
Os registros da folha de pagamento são essenciais para garantir que os funcionários recebam uma compensação justa pelas horas em que trabalharam e para garantir que sua empresa cumpra os requisitos de horas extras e salário mínimo. A lei exige que você mantenha esses registros em mãos para os funcionários não isentos por três anos. No entanto, os funcionários também podem optar por mover ações judiciais se sentirem que precisam pagar de volta por qualquer hora extra trabalhada. Por isso, pode ser benéfico mantê-los à mão por até cinco anos após o término.
Mantenha formulários I-9 por um ano após o término
Os formulários I-9 são obrigatórios para as empresas mostrarem que verificaram que um funcionário está qualificado para trabalhar nos Estados Unidos. Por lei, você deve manter esses formulários por três anos depois de contratar um funcionário ou um ano após o término de um funcionário, a data que chegar mais tarde. Você também precisa armazenar esses formulários separadamente de outros registros pessoais.
Mantenha papelada de separação por cinco anos após a rescisão
Manter a documentação relacionada à rescisão ou separação também é essencial caso você enfrente problemas de rescisão injustos. Guarde as cartas de demissão e saia da papelada da entrevista por três anos após a saída do funcionário e a papelada de separação por cinco anos.
Mantenha relatórios de licença da FMLA por três anos após o término
A Lei de Licença Médica da Família existe para garantir que os funcionários elegíveis recebam licença não remunerada onde seu trabalho esteja protegido no caso de uma questão médica ou familiar. Se um funcionário enviar uma solicitação de licença FMLA, você deverá manter essas informações em seus registros por pelo menos três anos depois que o funcionário fizer as partes da sua empresa, independentemente de a licença ter sido concedida ou não.
Mantenha os formulários de benefícios de aposentadoria por seis anos
Se você fornecer benefícios de aposentadoria aos funcionários, deverá manter essas informações à mão por pelo menos seis anos depois que o funcionário sair ou for demitido, de acordo com a Lei de Segurança de Renda para Aposentadoria do Funcionário. Além disso, os tribunais determinaram que é responsabilidade da empresa provar que eles forneceram cobertura e benefícios suficientes no caso de um funcionário processar, em vez de a responsabilidade do funcionário de provar que a cobertura era insuficiente.
Mantenha registros de teste de drogas por cinco anos
Em alguns casos, a verificação de antecedentes e as informações sobre testes de drogas podem se enquadrar no padrão de outras informações de contratação. No entanto, se o trabalho estiver relacionado ao transporte, você deverá manter registros de todos os testes de drogas realizados por cinco anos como parte das regulamentações de segurança do Departamento de Transporte.
Mantenha os registros fiscais dos funcionários por quatro anos
Quando se trata de impostos relacionados aos funcionários, o IRS recomenda manter registros em mãos por quatro anos no caso de uma auditoria. Isso deve incluir todos os salários, pagamentos de pensão, informações de dicas, formulários W-2 e W-4 e quaisquer outras informações relacionadas.
Mantenha os registros de saúde e segurança do funcionário por cinco anos
A Lei de Segurança e Saúde Ocupacional exige que você tome e mantenha registros de quaisquer lesões e doenças de funcionários obtidas no local de trabalho, com uma breve descrição e qualquer outra informação pertinente. Isso é para assegurar que os funcionários recebam um ambiente de trabalho seguro e que todos os problemas sejam tratados de acordo.
Mantenha as informações do seguro de desemprego por até sete anos
Os requisitos de registros de seguro-desemprego variam de acordo com o estado. No entanto, em alguns casos, você pode ser obrigado a manter esses registros entre quatro e sete anos. Especificamente, Washington D.C. exige que as empresas mantenham esses registros por sete anos.
Mantenha contratos por até cinco anos
Se você trabalha com prestadores de serviços independentes ou terceiros, você também pode precisar atender a alguns requisitos de manutenção de registros estaduais. Na Virgínia, as empresas são obrigadas a manter contratos por cinco anos depois que um acordo é feito. E alguns outros estados também têm requisitos semelhantes entre três e quatro anos.
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