Um coordenador de viagens é um profissional administrativo que é contratado por uma organização para organizar todos os planos de viagem de negócios para os funcionários da empresa. Enquanto um diploma universitário não é necessário para obter essa posição, a maioria dos empregadores exige que os candidatos possuam um diploma do ensino médio ou equivalente. Além disso, eles devem ser excelentes comunicadores tanto oralmente quanto por escrito, já que terão que interagir com os indivíduos em todos os níveis. De acordo com Salary.com, em 2010, os coordenadores de viagens ganharam cerca de $ 43.851 por ano.
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Dependendo da natureza dos negócios de uma empresa, pode ser necessário que vários funcionários viajem de maneira consistente. Quando isso ocorre, um coordenador de viagens entra em contato com cada funcionário ou seu assistente administrativo para verificar todos os requisitos necessários para a viagem. Isso inclui as datas das viagens, os requisitos de horário de partida e chegada, bem como quaisquer pedidos especiais, como a preferência por assentos na janela ou refeições vegetarianas.
O coordenador de viagens entrará em contato com a companhia aérea preferida, por telefone ou e-mail. Ela organiza o plano de vôo do funcionário, transmitindo todas as informações do funcionário, incluindo nome, informações de contato e, quando necessário, informações do passaporte.
Acomodações
Quando uma empresa exige que um funcionário viaje por mais de um dia, a hospedagem é necessária e paga pela organização. O coordenador de viagens entra em contato com o hotel preferido ou com o fornecedor da hospedagem. Ele reserva o número apropriado de quartos pelo número apropriado de dias. Além disso, ele solicita quaisquer requisitos ou exigências especiais, como uma sala em um andar para não fumantes neste momento. Uma vez que a sala tenha sido reservada, o coordenador de viagem transmite todas as informações de acomodação para o funcionário ou seu assistente administrativo. Além disso, ele organiza o transporte terrestre, como um carro alugado, ônibus ou um serviço de carro para o funcionário que viaja.
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Problemas relacionados a como as compras são cobradas variam de acordo com a organização. Quando uma empresa é muito grande, cada departamento pode ter seu próprio centro de custo ou orçamento desde quando as despesas são pagas. Um coordenador de viagens deve registrar e monitorar todas as despesas de viagem e enviá-las ao departamento apropriado. Isso pode ser feito de várias maneiras. Algumas empresas usam softwares de compra como o Arriba. Outros usam cartões de crédito da empresa atribuídos a cada departamento. Outros simplesmente podem fazer compras a partir de uma única conta e reconciliar todas as despesas no final do mês, creditando ou faturando cada departamento.
