Como escrever um memorando de instruções

Uma das responsabilidades dos funcionários que trabalham em vários níveis do governo é escrever memorandos de briefing para os formuladores de políticas, que usam os memorandos para se educar sobre os problemas e para orientá-los na elaboração de protocolos, procedimentos e leis. Um memorando de briefing é um resumo conciso de um problema ou caso que apresenta uma chamada de ação para o leitor. Um memorando bem-sucedido persuade o leitor a agir fornecendo evidências concretas que são fáceis de entender e avaliar.

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Comece o memorando escrevendo "Para:" e "De:" Insira o nome do remetente e o destinatário após os dois-pontos. Na próxima linha, escreva a data em que você escreveu o memorando. Termine esta seção escrevendo "Assunto:" seguido pelo tópico que o memorando faz referência.

Especifique a ação que você deseja que o leitor faça na primeira frase ou parágrafo do memorando.

Mantenha a atenção do leitor usando parágrafos breves e sucintos com no máximo 5 sentenças. Ao declarar as razões para a tomada de ação, liste cada motivo em um parágrafo separado.

Use evidências empíricas para convencer o leitor da necessidade do curso de ação proposto. Por exemplo, cite estatísticas de habitação de baixa renda ao buscar uma mudança em uma dada política de zoneamento. Evite generalizações que você não pode suportar com fatos.

Delinear os cursos alternativos de ações ou políticas, descrevendo as vantagens e desvantagens de cada um.

Evite expressões desnecessariamente verbosas ou formais, por exemplo, "conforme nossa discussão", e jargão técnico quando você cita fatos e números. Use uma linguagem simples e direta que qualquer leitor possa entender.

Use a voz ativa, ao contrário de passiva, ao longo do memorando para incentivar a ação. Se você conhece bem o destinatário do memorando, use pronomes de primeira pessoa como "eu" e "nós", porque as pessoas são mais propensas a fazer algo por aqueles que eles acham que conhecem pessoalmente. Enfatize essas conexões pessoais usando contrações, como "eu sou".

Reiterar a necessidade de ação no final do memorando. Certifique-se de indicar se há um prazo para a ação que deve ser cumprida.