A manutenção de registros é uma parte essencial de muitos tipos de negócios atualmente. Quer você trabalhe em um consultório médico, em uma universidade, em uma empresa jurídica ou em outra instituição, gerenciar os formulários que mantêm esses negócios em funcionamento muitas vezes é um trabalho em tempo integral. Às vezes, a quantidade de papelada gerada pela organização pode parecer esmagadora. Os problemas comuns enfrentados pelo gerenciamento de registros podem ser aliviados com a existência de sistemas para lidar com eles.
$config[code] not foundRegistros Perdidos
Os registros perdidos podem variar de um pequeno inconveniente para as empresas a um enorme incômodo que leva meses, ou mesmo anos, para resolver. Por exemplo, se os clientes solicitarem documentos da empresa regularmente e você não puder fornecê-los em tempo hábil (ou de forma alguma), você corre o risco de perder seus negócios no futuro. Se registros importantes são necessários para uma questão legal, como defender a empresa contra uma ação judicial, não fornecer os documentos apropriados pode custar enormes somas de dinheiro, ou até mesmo significar a dissolução do negócio por completo. Uma maneira de evitar a perda de registros é ter um processo detalhado de organização e armazenamento.
Organização de Registros
A organização adequada de arquivos é um dos pilares do bom gerenciamento de registros. Normalmente, as empresas organizam os arquivos cronologicamente por ano e, em seguida, alfabeticamente, por nome de cliente. Além das cópias impressas dos registros de sua empresa, o armazenamento eletrônico é uma opção viável que economiza espaço e tempo que sua empresa pode usar em outros usos. No entanto, mesmo se você optar por salvar a maioria dos arquivos valiosos nos computadores de sua organização, as cópias impressas terão seu lugar no armazenamento de registros e na organização. Documentos originais, como aqueles com assinaturas autenticadas, geralmente precisam ser mantidos por um certo número de anos ou, às vezes, indefinidamente.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingArmazenamento de Registros
Dependendo do tipo de negócio para o qual você mantém registros, bem como por quanto tempo a empresa operou, você pode acabar ficando sem espaço para todos os arquivos de arquivos que valem a pena. Uma solução potencial para esse problema não é manter registros estranhos. Pense em quanto tempo sua empresa realmente precisa ter esses formulários à mão. Para fins de impostos federais, a maioria dos documentos pode ser descartada após um período de tempo especificado, conforme indicado pelo Internal Revenue Service (IRS), dependendo do tipo de devolução arquivado (consulte a seção Recursos). Empresas diferentes, como escritórios legais e médicos, são obrigadas a manter as informações do cliente por apenas um determinado número de anos, dependendo do estado em que operam. Outra solução é armazenar registros em uma instalação separada, como uma unidade de armazenamento de aluguel. Dessa forma, eles não ocupam um espaço valioso nas instalações do seu negócio que você poderia usar para administrar a organização. Tenha em mente, no entanto, que essas unidades podem ser caras, dependendo do número de registros que você precisa armazenar.
